Release notes Airbox – 04/10/2019 – Tags, tags e também tags

As tags, ou em inglês, “rótulos”, são a forma mais poderosa de classificação de itens em um sistema e agora chegam à sua Airbox.

Através das tags você reúne itens de acordo com assuntos específicos da forma que achar melhor. Uma determinada tag pode ser vinculada a qualquer quantidade de itens e vice-versa.

Como a Airbox é uma plataforma ponta a ponta, é claro que você pode vincular itens de todas as naturezas às tags.

Você pode agrupar, por exemplo, seus clientes usando tags de área de atuação e/ou região do país.

Você pode agrupar suas oportunidades por território, tipo de serviço oferecido e/ou volume negociado.

Projetos, processos e tipos de chamado? São tantas possibilidades que não sabemos por onde começar.

Dá para agrupar tarefas usando tags? Claro, e duas tarefas não precisam ser do mesmo projeto para possuir a mesma tag.

Como criar tags e adicioná-las aos itens

Na tela de um cliente, uma oportunidade, entrega ou tarefa você encontra um caixa de tags. Para criar uma tag (ou algumas separadas por vírgula), basta escrever o nome da tag na caixa abaixo de “Adicionar tags” e pressionar “enter”. As tags são automaticamente vinculadas ao item.

As tags relacionadas ao item (no exemplo acima, uma oportunidade) ficam abaixo de “Tags do item”.

Tags que existem na sua Airbox e que não estão vinculadas ao item que você está editando são listadas em “Demais tags” (é preciso clicar para expandir a lista).

Você pode criar tags contendo espaços, dois pontos e até alguns caracteres especias. A rigor, o único caractere que uma tag não pode possuir é uma vírgula, pois as vírgulas separam as tags na criação (veja acima).

Editando o nome da tag

A cereja do bolo

Conhecer a classificação de um cliente, entrega, oportunidade ou tarefa ao visitar o item já é bastante útil, mas na sua Airbox, cada tag criada ganha a sua própria página com seu próprio endereço onde você vê tudo o que tem a ver com ela “junto e reunido”. Basta clicar no ícone de visualização na tag.

Você pode salvar o endereço da tag nos seus favoritos e abrir a tela diretamente quando quiser. Nesse caso o endereço da tag ficou:

https://demo.airbox.tech/tags/Projetos_muito_especiais

Estamos ansiosos para ver como as tags vão auxiliar na organização do seu trabalho!

 

 

O que é e como funciona a técnica Pomodoro?

É difícil fazer as coisas, especialmente se você possui ou trabalha em uma empresa baseada em serviços. Você faz uma coisa e no minuto seguinte aparece uma nova para fazer.

Entra aí a técnica Pomodoro. Esse método popular de gerenciamento de tempo pode ajudá-lo a desviar de distrações, focar e realizar tarefas em pequenos intervalos, enquanto faz pausas frequentes para relaxar e descansar. 

O melhor de tudo é que é fácil. Se você tem uma lista de tarefas grandes para produzir, é uma ótima maneira de fazer tudo. Vamos dar uma olhada no que é a técnica Pomodoro e ver como você pode aplicá-la ao seu trabalho.

O que é a técnica Pomodoro?

A técnica Pomodoro foi inventada no início dos anos 90 pelo desenvolvedor, empresário e autor Francesco Cirillo. Cirillo nomeou o sistema de “Pomodoro” em homenagem ao cronômetro em forma de tomate que ele costumava acompanhar seu trabalho como estudante universitário. 

A metodologia é simples: quando confrontado com qualquer tarefa grande ou série de tarefas, divida o trabalho em intervalos curtos e cronometrados (chamados “Pomodoros”), espaçados por intervalos curtos. 

Isso treina seu cérebro a se concentrar por curtos períodos e ajuda a manter-se atualizado sobre os prazos ou recargas constantes. Com o tempo, pode até ajudar a melhorar sua atenção e concentração.

Pomodoro é um sistema cíclico. Você trabalha em sprints curtos, o que garante uma produtividade consistente. Você também pode fazer intervalos regulares que reforçam sua motivação e o mantêm criativo.

Como a técnica Pomodoro funciona?

A técnica Pomodoro é provavelmente um dos métodos mais simples de produtividade para implementar. Tudo que você precisa é de um cronômetro. Além disso, não há aplicativos, livros ou ferramentas especiais necessários (apesar de existirem muitos deles por aí, caso você opte por este caminho).

Veja como começar com Pomodoro, em cinco etapas:

  • Escolha uma tarefa a ser realizada;
  • Defina o Pomodoro para 25 minutos (o Pomodoro é o cronômetro);
  • Trabalhe na tarefa até que o Pomodoro toque;
  • Faça uma pequena pausa (5 minutos é OK);
  • A cada 4 Pomodoros fazem uma pausa mais longa.

Essa pausa mais longa geralmente fica entre 15 a 30 minutos, o que for preciso para que você se sinta recarregado e pronto para iniciar outra sessão de trabalho de 25 minutos. 

Repita esse processo algumas vezes ao longo de uma jornada de trabalho e, na verdade, você realizará muito — mesmo fazendo muitas pausas para pegar uma xícara de café ou encher sua garrafa de água no processo.

É importante observar que um Pomodoro é uma unidade de trabalho indivisível — isso significa que, se você se distrair com um colega de trabalho, reunião ou emergência, é necessário encerrar o Pomodoro (salvando seu trabalho e iniciando um novo mais tarde), ou você deve adiar a distração até que o pomodoro esteja completo. 

Se você puder fazer isso,  utilize a estratégia de “informar, negociar e ligar de volta”:

  • Informe a outra parte (que distrai) de que você está trabalhando em algo no momento;
  • Negocie um momento em que você possa retornar a eles sobre o problema de distração em tempo hábil;
  • Agende esse acompanhamento imediatamente;
  • Ligue de volta para a outra parte quando seu Pomodoro estiver completo e você estiver pronto para resolver o problema.

Obviamente, nem toda distração é tão simples, e algumas coisas exigem atenção imediata. Às vezes, é perfeitamente ok dizer ao seu colega de trabalho: “estou no meio de alguma coisa agora, mas posso voltar para você em dez minutos?”. 

Fazer isso não apenas o mantém no ritmo, mas também dá a você controle sobre sua jornada de trabalho.

Por fim, é importante lembrar que Pomodoro é um sistema de produtividade. Se você estiver avançando e o cronômetro disparar, não há problema em pausar o cronômetro, terminar o que está fazendo e depois fazer uma pausa. 

O objetivo é ajudá-lo a se concentrar, mas também lembrá-lo de buscar ar, já que intervalos regulares são importantes para sua produtividade. 

Gostou de aprender sobre a técnica Pomodoro? Já usava alguma outra dica para ser mais produtivo no trabalho? Comente abaixo e compartilhe conosco!

Release notes Airbox – 19/08/2019 – Dashboard do projeto: tarefas e marcos

Chegou a visão de alto nível de projeto que estávamos todos esperando! No dashboard do projeto você agora encontra o link “Tarefas e marcos”:

A tela lista os marcos do seu projeto ordenados por data sendo que cada um possui uma visualização estilo kanban que permite que você veja como as coisas estão em uma rápida rolagem. O estágio atual da tarefa fica destacado nas cores e as datas de entrada em cada estágio permanece disponível após a evolução:

Você pode abrir as tarefas em novas janelas para fazer edições rápidas. Além dos estágios você confere o responsável atual pela tarefa e a data da última atualização.

 

 

 

 

 

Release notes Airbox – 19/08/2019 – Histórico de alterações da tarefa

Quem? Onde? O quê?

Todas as alterações sofridas por uma tarefa da Airbox são registradas e agora você tem acesso ao registro completo de qualquer tarefa através do histórico de alterações:

Cada bloco representa uma alteração, da criação até a mais recente. Os blocos identificam o usuário que efetuou a alteração e a data, além das alterações campo a campo.

Para acessar o histórico de alterações da tarefa você utiliza o link logo abaixo do campo de descrição:

 

 

Release notes Airbox – 19/08/2019 – Filtrando pelo responsável pela oportunidade

Os responsáveis pelas oportunidades, um recurso ideal para quem possui times comerciais internos ou externos, chegaram na Airbox nessa release de junho e desde então você podia filtrar as oportunidades na lista por responsável.

O que fizemos agora foi inserir o filtro pelo responsável em todas as demais visualizações de oportunidades que são:

Gráfico de bolhas

Evolução do pipeline

Kanban das oportunidades

O filtro por responsável é imediato: basta selecionar o responsável desejável que os dados se limitam às suas oportunidades.

 

 

A importância do apontamento de horas para empresas de serviços

O apontamento de horas é uma parte vital do processo de entrega de projetos para organizações de serviços profissionais por duas razões principais:

  • Ele ajuda sua empresa a verificar se os recursos estão sendo alocados corretamente e estão gerando lucro;
  • Ele permite que você fature e prove aos clientes que eles estão recebendo os recursos pelos quais pagaram.

Se os apontamentos de horas são uma parte vital do seu negócio, o seu processo de gerenciamento do tempo não deve ser fundamental para o gerenciamento da sua empresa? Deveria, mas para muitas empresas de serviços profissionais, não é. Então, como os processos de gerenciamento de tempo podem ser melhorados?

O que é o apontamento de horas e por que usá-lo?

O apontamento de horas é a especificação do tempo gasto por tarefa, projeto ou cliente durante a rotina de trabalho. Existem diferentes métodos que podem ser usados para registrar o apontamento, como papel, planilha eletrônica ou software específicos.

O apontamento de horas é importante para empresas baseadas em serviços por diversas razões. Aumento da produtividade, transparência e melhor controle dos custos são algumas delas. 

As más práticas no apontamento impactam negativamente o ciclo de faturamento, o fluxo de caixa e a receita da empresa. Mas como?

O apontamento de horas inconsistente e atrasado ​​geralmente resulta em desperdício de horas faturáveis, que poderiam ser revertidas em mais clientes e, consequentemente, mais receita.

Quando as planilhas de horas são inseridas com frequência e no prazo, os gestores obtêm uma imagem melhor do status de um trabalho ou projeto e podem ver muito mais rapidamente quando as pessoas estão fazendo as coisas fora do escopo original. 

Se esse for o caso, isso dará a eles tempo para negociar pedidos de alteração e serviços adicionais com o cliente. Se eles não tiverem essa visibilidade devido ao atraso no apontamento de horas, o resultado geralmente são horas adicionais sendo trabalhadas pelas quais a empresa não está sendo paga. 

Quais as melhores práticas para o apontamento de horas?

Como falamos, existem métodos diferentes para fazer o apontamento de horas, porém, o tradicionalismo do papel está dando lugar à eficiência dos formatos digitais. 

O software para controle de tarefas e apontamento de horas é a opção mais eficiente. Para te mostrar, separamos as melhores práticas abaixo:

Criação de uma visão organizacional e enfatizar a importância do apontamento

A importância do apontamento de horas tem que vir do topo. Líderes e executivos da empresa devem definir o padrão, em vez de ser a exceção. Eles devem delinear suas expectativas em torno de cronogramas, revisão de tempo e aprovação, bem como explicar por que a apresentação oportuna é importante para o desempenho da empresa.

Torna mais fácil para o pessoal relatar o tempo

Remova todas as desculpas que a equipe der para não controlar suas horas. Com o software de apontamento de horas que temos atualmente, o acesso não é mais uma desculpa. Desde que exista uma conexão com a Internet, a equipe pode inserir os quadros de horários diários de qualquer lugar: do escritório, em casa ou em um local de trabalho do cliente. 

Treinamento para que o pessoal saiba como inserir os dados

Não envie apenas um e-mail geral que descreva o processo do apontamento de horas. O treinamento prático é importante para estabelecer a urgência e colocar todos a bordo e no caminho certo. 

Faça um treinamento dedicado com sua equipe que detalhe as expectativas da empresa. Mostre a eles como devem ser as suas planilhas de horas e certifique-se de que eles estão claros quanto a quais projetos e fases devem entrar em contato com o tempo. Isso ajudará a reduzir erros e acelerar o processo de faturamento.

Eliminação da sobrecarga de opções

Restrinja a lista de projetos e atividades disponíveis para a equipe inserir o tempo gasto apenas para aqueles a que estão atribuídos. Feche projetos inativos para entrada de tempo. Isso ajudará a reduzir os erros de entrada  e ajudará os gerentes a melhorar o controle.

Agora que você aprendeu a importância do apontamento de horas, acompanhe nosso blog e continue aprendendo como melhorar a gestão na sua empresa baseada em serviços!

O que é customer success e por que você deveria se importar?

Customer Success é a metodologia de negócios que garante que os clientes da sua empresa conquistem os resultados desejados enquanto usam seu serviço. 

Basicamente, a metodologia consiste em fazer o gerenciamento focado em relacionamento, alinhando os objetivos do cliente e do fornecedor para obter resultados mutuamente benéficos. 

Uma estratégia eficaz de sucesso do cliente normalmente resulta na retenção de clientes e aumento de oportunidades de vendas. Mas como o Customer Success faz isso e por que seu negócio precisa dele? Vamos dar uma olhada abaixo! Acompanhe conosco:

Por que as empresas precisam do sucesso do cliente?

O sucesso do seu negócio está intrinsecamente ligado ao sucesso do seu cliente. Se os clientes conseguirem tirar o melhor do seu serviço, eles continuarão usando ele e, assim, sua empresa será bem-sucedida. 

Em essência, é disso que se trata o Customer Success: garantir que seus clientes atinjam o resultado desejado enquanto usam seu serviço. Naturalmente, fazer isso requer pessoas, processos e, o mais importante, dados. 

Afinal, como você pode ajudar seus clientes a obter sucesso usando seu serviço se você não sabe quando, por que e como eles estão realmente usando. É por isso que o sucesso do cliente exige:

  • Implementação de tecnologia;
  • Visibilidade em tempo real da “saúde” de seus clientes, representada por uma combinação de dados de uso e entradas contextuais;
  • Adoção em toda a empresa de métricas e processos baseados em resultados.

Aproveitando esses três aspectos, a empresa deve adotar uma abordagem proativa, holística e organizacional para garantir que seus clientes — incluindo aqueles que usam o produto e aqueles que se beneficiam de seu uso — recebam cada vez mais valor de seu serviço durante suas vidas como clientes.

Sucesso do Cliente vs. Serviço ao Cliente vs. Gerenciamento de Contas

Em suma, Customer Success significa que uma empresa está sendo proativa, enquanto o atendimento ao cliente é reativo. Os clientes têm problemas, por isso enviam tickets, e-mails e fazem ligações telefônicas. 

Espera-se que a equipe de suporte resolva esses problemas e os clientes continuem alegres. Esse é o atendimento ao cliente. É focado em cada caso e no aqui-e-agora. 

Quanto ao gerenciamento de contas, esse é um conceito antigo e mais comercial. Os gerentes de conta atraem os clientes insatisfeitos e lidam com os problemas à medida que surgem. Como o atendimento ao cliente, ele se concentra demais nas interações caso a caso, e ainda é muito reativo. 

Além disso, a mentalidade de gerenciamento de contas é diferente do Customer Success. Tudo está no nome: os gerentes de contas gerenciam contas — o dinheiro que entra — não o sucesso do cliente que possui a conta.

O Customer Success é o sucessor do gerenciamento de contas. É evolutivamente superior. Ele identifica problemas e oportunidades por meio da coleta e aproveitamento de tantos pontos de dados quanto possível sobre o cliente. 

Além disso, Customer Success informa a estratégia. Ele ajuda as empresas a entender melhor a experiência do cliente e seu ciclo de vida, para que possam melhorá-lo. 

Ainda, o Customer Success realmente se concentra no cliente e em como esse cliente pode ter sucesso, em vez de se concentrar apenas em como a empresa pode ter sucesso. É uma mudança de mentalidade que gera grandes recompensas para todos.

Como dito acima, Customer Success ajuda as empresas a entender melhor a experiência do cliente, entendendo o como, o porquê e usando dados para garantir que ele faça tudo melhor.

E você, já está preocupado com o sucesso do seu cliente? Aproveite e veja o que é SLA e como esse padrão contratual pode te ajudar a melhorar o relacionamento com os clientes!

Release notes Airbox – 29/07/2019 – Dashboard do Projeto

A Airbox, como não podia deixar de ser, começou com foco 100% operacional. Era preciso criar, visualizar e tocar projetos, processos e tipos de chamado de forma eficiente, definir o time, o feedback automático e registrar horas.

A partir desse release vamos passar a fazer uso dessas ricas informações para alimentar nosso lado analítico.

O dashboard do projeto é a primeira de uma série de telas focadas no projeto que permitam uma visão do que está acontecendo e quem sabe uma projeção de como o trabalho vai avançar.

No topo estão os dados gerais como nome, data de inicio, situação do projeto, total de horas investidas, quantidade total e completa de tarefas, quantidade de profissionais no time.

Logo abaixo você encontra a evolução do projeto através do seu fluxo cumulativo. Somos grandes fãs dessa forma de representar o andamento do trabalho, pois ela permite detectar sobrecargas, bloqueios e o tempo médio de entrega de uma tarefa do momento que surge na fila até que seja completa.

Se o fluxo cumulativo mostra como chegamos aqui, o gráfico de pizza nos conta como estamos nesse exato momento, com a distribuição absoluta e percentual das tarefas nos quatro estágios.

Na sequencia listamos os membros do time do projeto junto ao tempo investido de cada um. Logo abaixo, o tempo investido por profissionais que não são membros do time, mas que registraram horas.

No centro, abaixo do fluxo cumulativo você encontra por fim a lista completa dos marcos do projeto com seu percentual de conclusão, sua data limite, a quantidade de tarefas em aberto e completas e a quantidade de horas investidas.

Você encontra o botão do dashboard () na lista de projetos e também na edição do projeto:

 

 

 

 

Release notes Airbox – 22/07/2019 – Suspendendo e finalizando projetos, processos e tipos de chamado

Tudo que é bom chega a um fim? Com certeza, e o que não é tão bom pode também chegar ao fim, ou ser suspenso. Ah, estamos falando de projetos, processos e tipos de chamado!

A partir de agora você poderá indicar a situação de uma entrega. As situações são:

Ativa: para entregas em andamento.

Suspensa: para entregas temporariamente suspensas.

Finalizada: para entregas que foram finalizadas.

Onde vemos e alteramos a situação das entregas?

A situação das entregas é apresentada nas listas (ver todos os projetos, ver todos os processos e ver todos os tipos de chamado) e também dentro das Ordens de Serviço.

Para alterar a situação você deve acessar a edição da entrega no canto direito superior:

Você pode reativar tanto entregas suspensas quanto finalizadas, lembrando que você já podia e vai continuar podendo excluir completamente uma entrega, mas atenção: isso exclui tudo o que estiver vinculado a ela, inclusive tarefas e horas investidas e não tem como ser revertido.

Release notes Airbox – 10/07/2019 – Yes! Nós temos API

Airbox é a sua plataforma ponta a ponta – das vendas até a satisfação  do cliente –  contudo, diferentes modelos de negócio podem se beneficiar do uso de diferentes ferramentas específicas para determinadas partes dos seus processos.

Através da API Airbox esses sistemas podem passar a compartilhar dados com a nossa plataforma de modo que possam operar em conjunto.

Um exemplo de integração:

Digamos que seu site possua um formulário através do qual seus clientes podem abrir chamados de suporte, ou fazer alguma solicitação: seu site pode acionar a API Airbox e fazer com que o que for postado nesse formulário se transforme automaticamente em um chamado que aparecerá dentro da sua Airbox com todos os recursos que a plataforma oferece.

Através da API Airbox atualmente é possível:

  1. Criar novas tarefas de projeto
  2. Criar novos chamados (solicitações dos seus clientes)
  3. Listar entregas (projetos, processos, serviços)
  4. Listar os usuários associados à sua empresa

O acesso à API se dá através de API Keys as quais você pode gerar e excluir a partir do menu admin:

A tela também traz o link para a documentação da API no SwaggerHub.

Você tem dúvidas? Precisa que a Airbox entre em contato com seu desenvolvedor? Basta nos acionar respondendo esta mensagem.

A API evolui de acordo com as necessidades, então se você tem uma ideia para integração que ela não atende, compartilhe com a gente!