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Entenda como uma ferramenta digital pode transformar a gestão do seu negócio

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Com o avanço da tecnologia, da internet e dos profissionais, que devem ter um amplo conhecimento e entender seu negócio como um todo, o uso de ferramentas digitais passa a ser essencial no dia a dia das empresas.

A máxima “olhar o passado, monitorar o presente e prever o futuro” deixa de ser uma história utilizada como um bom argumento de vendas e se torna – cada vez mais – uma necessidade tanto de novos empreendedores como de investidores tradicionais.

Sabemos que estar efetivamente por dentro de todas as tendências tecnológicas é quase impossível e se é difícil provar o valor da contratação de uma ferramenta, o que dirá de várias delas ao mesmo tempo, não é?

Hoje, iremos falar sobre alguns pontos-chave para bons argumentos na hora da contratação de uma ferramenta de gestão integrada.

Um bom planejamento é essencial

Centralizar informações é um jeito fácil e prático de visualizar o negócio como um todo. Para um bom planejamento estratégico, é preciso que todas as metas, tarefas e datas sejam facilmente visualizadas por toda a equipe.

Lembre-se que, na hora de contratar uma ferramenta digital, você deve priorizar aquelas que possuem ampla visualização do negócio, que lhe permitam orientar suas equipes de maneira prática e que apresentem uma clara linha do tempo de todas as tarefas em curso, bem como das pendentes e das finalizadas.

Uma ferramenta onde é possível encontrar boa parte do seu planejamento estratégico é de grande valor aos gestores e colaboradores e também proporciona mais transparência e alinhamento entre todos.

Mudando a cultura da sua empresa

Ferramentas digitais são, ainda, um grande avanço quando falamos sobre alinhamento. Muitas empresas ainda encontram dificuldade em efetivar processos de trabalho mais organizados e simplificados, pois não possuem uma boa comunicação entre setores.

Para isso, muitas ferramentas permitem uma visualização de tarefas orientadas a equipes e indivíduos. Isso possibilita que toda empresa possa acompanhar em que fase um projeto está e quais são as pessoas responsáveis por ele.

A falta desse tipo de alinhamento não é apenas um problema de grandes empresas, onde a comunicação demora a chegar em todos os setores, mas também de pequenos negócios, onde muitas vezes, um quadro de tarefas apertado faz com que objetivos simples, como a comunicação diária entre equipes, sejam colocados em segundo plano.

A importância de gerir canais

A falta de integração entre os canais de vendas é outro dos problemas comuns nas empresas, mas, quando bem feita demonstra resultados bem significativos.

A integração de resultados online e offline são essenciais para que se tenha uma noção completa do processo de vendas do seu negócio. Atualmente o conceito onmichannel estabelece a convergência entre canais como telefone, site, redes sociais, aplicativos e todos os outros meios utilizados pela empresa.

Ter uma boa visibilidade do seu funil de vendas também garante cuidar do processo como um todo, evitando a perda de informações durante o processo.

É importante entender que cada empresa tem um ciclo de vendas específico e que o tempo entre as fases do funil pode variar. Por isso, ter visibilidade sobre todo o processo em uma ferramenta digital é muito importante.

Melhorias no atendimento e foco no cliente

Os benefícios de ter todo processo bem definido vão além de melhorar a comunicação interna, auxilia também a comunicação direta com o cliente.

A importância dos feedbacks vêm crescendo a cada dia, sendo essencial para criar melhorias em praticamente todos os tipos de processos, sendo eles internos ou externos.

Hoje em dia, empresas buscam soluções que se integrem para gerir tickets e solucionar problemas de seus clientes de maneira eficaz. Porém, infelizmente, a maioria das ferramentas digitais não resolve de maneira prática esse problema.

Além disso, uma falha recorrente é adquirir ferramentas multicanais sem acompanhar corretamente os seus resultados.

Escolhendo sua ferramenta digital

Contratar uma ferramenta digital que integre seu negócio de ponta a ponta pode não ser uma tarefa fácil. Porém, é importante considerar os pontos mais importantes para o seu negócio na tomada de decisão.

É possível que algumas ferramentas sejam mais desenvolvidas em determinados aspectos do que outras e, ainda assim, não possuam todas as funcionalidade que você estava buscando.

Atualmente, já existem serviços e plataformas mais completos, evitando que empresas precisem integrar diversas soluções. A Airbox é um desses exemplos, uma ferramenta com layout mais simples e intuitivo, para que você possa gerenciar sua empresa de ponta a ponta e saber tudo o que ocorre em cada uma das etapas do seu trabalho.

Que tal aproveitar para fazer uma demonstração gratuita desta ferramenta? Teste agora mesmo!

Como garantir a produtividade da equipe trabalhando em casa

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Com o atual cenário mundial e as perspectivas incertas sobre o controle do  COVID-19 (novo coronavírus), muitas cidades do Brasil já têm pensado em planos de contingência para garantir o funcionamento dos seus negócios e empresas, sem que isso afete a produtividade das equipes nesses tempos de crise.

Sabemos que nem todo negócio – seja de produtos ou serviços – pode oferecer atendimento online ou funcionar da melhor forma possível sem que, ao menos, parte da equipe esteja mobilizada presencialmente.

Porém, em virtude das determinações governamentais sobre os períodos de quarentena necessários para prevenir ao máximo toda a população, muitas empresas já estão migrando suas atividades para o modelo home office.

Trazemos este post com o objetivo de orientar os gestores sobre possíveis métodos para garantir eficiência e produtividade dos seus colaboradores, mesmo nestes tempos tão complicados.

O que é e para que serve o Home Office?

Para desenvolver nosso assunto da melhor forma possível, primeiro vamos entender um pouco sobre o conceito de home office.

Em sua tradução mais literal home office significa escritório em casa.

Esta não é uma prática tão nova quanto pensamos. Antigamente, ainda na Idade Média, a burguesia mantinha suas oficinas ou lojas no andar térreo ou de cima de suas casas.

Esta ideia acabou se dissipando no Século XIX, quando os trabalhadores foram levados às fábricas durante a Revolução Industrial.

Após os anos 1980, já havia profecias que diziam ser possível trabalhar em casa e, devido ao avanço da tecnologia e ao modernismo funcional, esta prática realmente se destacou nos anos 2000.

Hoje, o conceito home office é muito comum para trabalhadores autônomos e muitas empresas – chamadas de home based (que possuem sede em uma residência) – já o adotam.

O home office proporciona que os trabalhadores possam realizar as mesmas tarefas que realizam dentro das empresas em suas próprias casas, sem se preocupar com gastos ou dificuldades de locomoção.

Muitas empresas atualmente adotam a prática de home office algumas vezes por semana, incentivando o colaborador a se sentir mais à vontade e também aproveitando a oportunidade para reduzir custos com os locais de trabalho.

Alguns negócios acreditam que este não é um empecilho na produtividade da equipe e já funcionam totalmente neste modelo, utilizando espaços como cafés e co-workings apenas para realizar reuniões ou trabalhos que precisam ser feitos presencialmente.

O que devo esperar da minha equipe ao trabalhar home office?

Sem dúvida, muitas empresas estão assustadas com o rumo da economia do país. Porém, ao realizarem um novo planejamento para os tempos de contingência e definir tanto os cenários negativos como positivos, devem continuar seguindo suas metas e tarefas diárias com todo o empenho possível e necessário.

É fundamental que os líderes estejam próximos de suas equipes, mesmo que online.

Assim como o papel dos colaboradores deve ser mantido e devam cumprir suas entregas com eficiência, também torna-se muito importante que os gestores acompanhem todo o trabalho e possam se beneficiar de boas práticas e ferramentas digitais para manter a produtividade da equipe.

Como manter uma boa comunicação com sua equipe mesmo a distância?

Isso ainda pode ser novidade para muitos gestores, principalmente em empresas mais tradicionais. Mas nós garantimos a você que gerir uma equipe home office não é nenhum bicho de sete cabeças!

Definir que alguns dos funcionários estejam disponíveis em horário comercial também pode ser uma prática necessária para evitar desencontros e baixa na produtividade de trabalhos que demandam atendimento ou suporte, por exemplo.

Já os colaboradores que estão mais acostumados a trabalhar com entrega de projetos ou metas, podem adaptar os seus horários como melhor lhes convier, desde que estejam disponíveis no momentos solicitados previamente pelo gestor.

O segredo mais importante, como sempre, é a comunicação!

Manter uma boa comunicação entre líderes e colaboradores pode ser o melhor caminho para garantir a produtividade da equipe. É importante definir metas e comunicá-las claramente a todos os envolvidos com seus determinados projetos.

Estude ferramentas digitais que possam lhe beneficiar neste momento e se você ainda não as conhece, procure todos os conteúdos possíveis sobre elas.

Você pode se perguntar se é válido ou não, neste momento, investir dinheiro em uma ferramenta de gestão, porém pode ficar em grandes apuros sem uma delas!

Em um aspecto geral, uma ferramenta de gestão horizontal pode auxiliar na comunicação de uma empresa como um todo, desde os níveis mais básicos até os mais complexos.

Com ela, também será possível compartilhar informações necessárias aos colaboradores e avaliar o desempenho das equipes e dos profissionais, mesmo trabalhando a distância.

Como garantir e avaliar a produtividade da equipe

Não há fórmula mágica para isso, como você já imagina! O segredo, mais uma vez, é garantir que todas as equipes estejam (quase 100%) alinhadas com suas tarefas, metas e prazos. Comunicação e acompanhamento, mesmo a distância, mais uma vez são de extrema importância.

Uma das possíveis formas de garantir isso é realizar reuniões online de acompanhamento com as equipes – sem deixar de lado a prática de feedback, claro – que pode ser feita através de videochamadas individuais.

Aqui estão algumas das mais conhecidas ferramentas de comunicação online. Cada uma delas tem características para diferentes perfis de usuários e equipes. E o melhor, todas possuem versões gratuitas que devem atender a sua necessidade. Caso não as conheça, aproveite este momento de crise para aprender uma coisa nova e experimente-as:

É preciso, ainda, que gestores e colaboradores estejam bem alinhados com suas agendas e horários para não criar um efeito cascata e atrasar sequencialmente seus próximos afazeres.

Ter e incentivar a disciplina de trabalho – mesmo que de forma mais informal e liberal – é um dos papéis mais importantes dos líderes quando falamos em home office.

Aqui também podemos citar, mais uma vez, a importância da utilização de ferramentas de gestão integradas. Dentre outras vantagens, elas podem auxiliar os gestores a avaliar a produtividade da equipe individualmente ou como um todo, garantindo o histórico de tarefas e permitindo designar novos projetos aos colaboradores de forma prática e dinâmica.

Dicas para garantir a produtividade da equipe

Fizemos uma lista com algumas dicas para auxiliar os gestores a garantirem a produtividade das suas equipes:

📍 Seja positivo com a situação atual e transmita isso a sua equipe;

📍 Mostre que você confia nos seus colaboradores;

📍 Incentive-os a dar o melhor de si, mesmo a distância;

📍 Realize feedbacks com frequência para melhor alinhamento de expectativas;

📍 Acompanhe o trabalho das equipes o quanto puder;

📍 Realize reuniões de alinhamento de equipe e projetos sempre que necessário;

📍 Tenha foco no trabalho e seja um bom exemplo para a sua equipe;

📍 Defina metas claras e objetivas;

📍 Invista em ferramentas de gestão;

📍 Estude sobre melhores práticas de comunicação online;

📍 Alinhe horários e seja o mais pontual possível;

📍 Respeite o horário de trabalho estipulado aos colaboradores;

📍 Procure apoiar e ajudar os colaboradores a encontrar a melhor maneira de serem produtivos, mesmo trabalhando de casa.

O home office é um problema para o meu negócio?

Não! O home office não é, nem deve ser um problema para as empresas. Como já dissemos anteriormente, sua empresa pode até conseguir reduzir alguns gastos e se beneficiar de alguma forma desta situação, já que não precisará mais alocar um espaço de trabalho físico para seus colaboradores.

Embora o cenário seja preocupante, empresários e empreendedores devem aproveitar para desenvolver o potencial das pessoas em um novo modelo de trabalho que, futuramente, pode beneficiar a todos de um modo muito positivo.

Este pode ser um bom momento para rever conceitos e se atualizar sobre novas formas de trabalho. É hora de se reinventar, se adaptar e superar!

Opinião da Airbox

Nós – e toda a nossa equipe de comunicação – sentimos muito pelo que está acontecendo neste momento no Brasil e no mundo. Respeitamos e apoiamos as medidas de distanciamento social necessárias neste momento de crise sanitária.

Reforçamos que estamos disponíveis para sanar quaisquer dúvidas que nossos clientes, membros do nosso time ou gestores em geral tenham sobre o trabalho home office ou outros temas que possam trazer paz de espírito para o empreendedor de pequenas empresas de serviços.

Sejam positivos e resilientes neste momento tão complicado que estamos vivendo.

#vaipassar

Representatividade feminina importa, sim!

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Na semana em que se comemora o Dia Internacional da Mulher, nossa homenagem prestigia a crescente mobilização pela conquista de direitos, pelo encorajamento das denúncias das violências morais, físicas e sexuais e das discriminações ainda sofridas pelas mulheres, em pleno século XXI.

Apesar de importantes avanços, a realidade das mulheres no Brasil – e no mundo inteiro – ainda é marcada por desigualdades e muita violência. Ainda estamos sujeitas a sofrer, desde a infância, violências cotidianas que seguem por toda a nossa vida.

O papel da mulher na sociedade

Isso porque ainda vivemos em uma sociedade organizada de forma a dar poder para alguns grupos dominarem, explorarem e oprimirem outros grupos de acordo com gênero, etnia, classe social, orientação sexual e os contextos político, econômico e cultural.

Na sociedade, a mulher segue a ocupar um papel submisso. Quando falamos que as mulheres são vistas como inferiores e como propriedade, objetos de uso ou mercadoria, estamos falando das estruturas do patriarcado, do racismo e do capitalismo que impõem uma realidade de dominação e exploração das mulheres.

Isso se reflete em números, estatísticas e muito sofrimento. Onde visualizamos, no cotidiano das mulheres, essas complexidades? Por exemplo, na organização familiar doméstica, onde a forma como homens e mulheres gastam as horas de seus dias revela essa desigualdade e a naturalização do papel da mulher como responsável pelo lar.

O mundo do trabalho acentua a desigualdade à medida que as mulheres ocupam espaços específicos que, muitas vezes, se caracterizam pela inferioridade hierárquica, salários menores e por atividades adaptadas ao que se convencionou chamar de “capacidades inatas”, como de cuidadoras de crianças e idosos.

Assim, a ocupação de postos de baixa capacidade técnica e de menor prestígio, assim como o desnivelamento salarial e a falta de acesso à qualificação, demonstra as desigualdades de oportunidades no mundo do trabalho, em que as mulheres estão expostas à informalidade, ao desemprego e às piores remunerações. A falta de autonomia financeira faz com que muitas mulheres permaneçam em relacionamentos conflituosos e violentos para proteger os seus filhos de restrições alimentares ou condições precárias de moradia.

Mulheres em foco e ocupando espaços na ciência e tecnologia

Não por acaso, a influência da luta das mulheres tem ganhado mais espaço na sociedade, no cenário político e nas redes sociais. Juntas e engajadas, somos – a cada dia – mais protagonistas e ganhando maior representatividade, ocupando espaços que até pouco tempo eram predominantemente masculinos, como a tecnologia e ciência.

Ver uma mulher grávida, líder de uma startup, na capa de uma das mais conceituadas revistas de negócios do mundo é uma disruptura de vários dos padrões convencionais: mulher grávida no ambiente de trabalho, mulher na liderança, mulher em foco, mulher na tecnologia. 🤰🏻😍

Simplesmente um boom de representatividade feminina e, muito por isso, os movimentos de empreendedorismo feminino foram ao delírio com essa reportagem. Todo mérito à Cristina Junqueira, vice-presidente e cofundadora da Nubank, o terceiro unicórnio brasileiro da história (nome dado à startup que atinge a avaliação de preço de mercado de 1 bilhão de dólares) e que a Forbes destaca como uma das mulheres mais poderosas do Brasil em 2020.

Tudo isso na mesma semana em que outras 2 mulheres – sendo uma negra e nordestina – brilharam na ciência ao liderar a equipe que sequenciou o genoma do coronavírus em apenas 2 dias. 👩🏾‍🔬👩🏻‍🔬

E, de novo, mais representatividade em pauta: mulher na ciência, mulher negra na liderança, mulher negra na ciência. Mais uma vez, as mulheres se unem para comemorar e exaltar os feitos de Jaqueline Goes e Ester Sabino que estavam ali – em foco absoluto – representando o sonho de muitas outras.

Claro que ainda há muito o que se conquistar, mas os números positivos em relação à representatividade feminina nos mostram que é possível construir uma realidade mais igualitária e que juntas somos mais fortes!💪

#elameinspira

Um parabéns especial a todas as mulheres que fazem a diferença no nosso mundo e nos representam na mídia – muito além das passarelas –, na política, na defesa dos direitos ambientais e humanitários, no futebol, na tecnologia, na ciência e, claro, aqui na Airbox.

 

Kanban: o que é, princípios e aplicações em empresas de serviços

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O Kanban é um sistema visual para gerenciar o trabalho conforme ele se move por um processo. O sistema permite visualizar o processo como um todo (o fluxo de trabalho) e o trabalho real que passa por esse processo.

O objetivo do Kanban é identificar os possíveis gargalos e corrigi-los para que o trabalho possa fluir de maneira econômica a uma velocidade ideal.

Kanban é uma palavra japonesa que significa “cartão”. É um conceito relacionado à produção enxuta e o just-in-time (JIT), onde é usado como um sistema de programação que informa o que produzir, quando e quanto.

Mas como exatamente o Kanban funciona e o que ele pode fazer por empresas de serviços? Vamos dar uma olhada melhor no método!

A origem do método Kanban

Tudo começou no início dos anos 1940. O primeiro sistema Kanban foi desenvolvido por Taiichi Ohno (engenheiro industrial e empresário) para a Toyota Automotive no Japão. Foi criado como um sistema de planejamento simples, cujo objetivo era controlar e gerenciar o trabalho e o estoque em todas as etapas da produção de forma otimizada.

Uma das principais razões para o desenvolvimento do Kanban foi a produtividade e eficiência inadequadas da Toyota em comparação com seus concorrentes automotivos americanos.

Novos recursos Airbox – 28/02/2020 – Crie tarefas de qualquer lugar ⚡

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Quando as ideias surgem é importante registrá-las imediatamente e agora você pode criar uma nova tarefa a partir de qualquer tela através do acesso rápido que fica no canto inferior direito da sua Airbox:

Na criação, você escolhe se permanece na mesma tela ou se vai direto para a nova tarefa para continuar trabalhando nela.

E tem mais 🙂

Além da criação da nova tarefa, trouxemos para o acesso rápido dois recursos que auxiliam muito na navegação para os itens mais importantes do seu negócio: tags e histórico.

 

Análise SWOT: Como aplicar ao seu negócio

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Sempre falamos sobre novas técnicas de planejamento estratégico, formatadas diversas vezes por ferramentas e novos modelos de gestão. Mas, muitas vezes, também esquecemos como os velhos conceitos, ainda hoje, podem ser aplicados com grande êxito nos modelos de negócios atuais.

A aplicação de análises de cenário resolve a maior parte dos problemas enfrentados pelos empreendedores ou até mesmo por empresas que precisam ajustar o seu modelo de negócio.

Este é um dos casos onde podemos citar a veterana análise SWOT, modelo já muito visto e utilizado por administradores e atualmente também explorado pelos jovens empreendedores e marketeiros, que fazem dos processos de inovação o seu carro chefe.

O que é e para que serve a Análise SWOT

Em resumo, é uma técnica utilizada para planejamento estratégico. A sigla é formada pelas iniciais das palavras Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças). Muitos autores – em português – a chamam de Análise FOFA.

Ela é amplamente usada por pessoas ou empresas que desejam especificar os objetivos de riscos de negócios ou projetos, identificando fatores internos e externos.

Com o objetivo de visualizar quais dos fatores internos e externos são favoráveis ou não aos objetivos propostos, a SWOT analisa cenários e ambientes dando base para a gestão e planejamento estratégico mais assertivos.

Ela também pode ser utilizada para qualquer tipo de análise de cenário, pois apresenta uma estrutura simples e de fácil entendimento.

Como a maioria dos conceitos de gestão e planejamento, esta não é uma ferramenta nova para os estudiosos, já que surgiu entre os anos de 1960 e 1970. Porém, a análise SWOT continua sendo um método consolidado para realizar o diagnóstico de negócios e empresas já existentes ou ainda das que estão saindo do papel.

Com ela também é possível identificar elementos-chave para a gestão da empresa, ajudando a estabelecer prioridades e focos de atuação.

Montando a Matriz SWOT

A matriz SWOT pode ser desenhada de modos diferentes, mas em suma é dividida em 4 quadrantes principais, que devem ser preenchidos corretamente para que seja possível analisar a viabilidade do seu negócio.

Os itens a serem preenchidos são:

Ambiente interno

Forças – vantagens internas da empresa em relação às empresas concorrentes;

Fraquezas – desvantagens internas da empresa em relação às empresas concorrentes.

 

Ambiente externo

Oportunidades – pontos positivos com potencial de fazer crescer a vantagem competitiva da empresa;

Ameaças – pontos negativos com potencial de comprometer a vantagem competitiva da empresa.

Como fazer a Análise SWOT na sua empresa

Quando necessária a aplicação da matriz SWOT para análise de cenários, deve-se ter em mente que o ambiente interno pode ser mais facilmente controlado pela empresa, já que não é tão difícil de ser entendido e que as estratégias a serem tomadas dependem apenas dos membros responsáveis pela organização.

Já no ambiente externo fica mais difícil manter um controle, pois os acontecimentos que o permeiam estão fora das mãos da empresa. Por isso, é importante monitorá-lo com frequência, aproveitando para criar planos de contingência e trabalhar de forma mais previsível todas as oportunidades emergentes.

Combinando os dois ambientes, interno e externo e suas variáveis, forças e fraquezas, oportunidades e ameaças, fica bem mais fácil analisar e realizar a tomada de decisões na definição das estratégias de negócios da empresa.

Como integrar a Análise SWOT à sua ferramenta de gestão

Sem dúvidas, é necessário e possível integrar este tipo de análise de cenário com ferramentas digitais de gestão.

Vista a necessidade de alimentar resultados e visualizar o negócio como um todo, evitando preocupações com problemas futuros da organização, uma ferramenta que demonstre todo o cenário organizacional da empresa é de grande valor aos gestores.

A Airbox, por exemplo, é uma das ferramentas que permite ampla visualização dos projetos como um todo. Com ela é possível configurar metas, planejar ações e gerenciar processos a serem executados pelo time.

Também é possível marcar novas oportunidades de negócio e acompanhar seu andamento através de um painel de tarefas simples e intuitivo.

É essencial que, ao analisar resultados, as empresas passem a contar com ferramentas de gerenciamento que permitam uma visualização o mais completa possível do seu negócio. Especialmente porque o acompanhamento de processos é um item essencial para prever futuros problemas e garantir uma análise de cenário mais próxima da realidade interna e externa.

Garantir que sua empresa esteja preparada para qualquer adversidade é de suma importância e contar com os meios e ferramentas adequadas facilita muito todo o processo.

E você, tem mais alguma dúvida sobre como realizar este ou outro tipo de análise na sua empresa? Deixe sua pergunta em nossos comentários!

Até breve! 🙂

Release notes Airbox – 14/02/2020 – Comentários nos registros de tempo investido

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Sim! Isso estava fazendo falta, principalmente para quem compartilha o  relatório de tempo investido com seus clientes.

O relatório indica a entrega e a tarefa na qual o usuário investiu o tempo em um determinado dia, e, incluir um comentário com mais informações pode ajudar muito a compreensão de quem o lê.

Para permitir a inclusão do comentário a tela de detalhes das horas investidas mudou um pouco. Usei os comentários na imagem abaixo para ressaltar essas mudanças:

 

Release notes Airbox – 11/02/2020 – Notificações sob controle

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Agora além de conhecer a quantidade de notificações não lidas, você pode marcar todas como lidas de uma vez: basta clicar no sorrisinho (achamos que esse ícone expressa bem a sensação boa de limpar uma lista).

Release notes Airbox – 11/02/2020 – Sua Airbox mais rápida

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Com atualizações de sistema, troca de servidores, balanceamento e outros termos os quais não vou fingir que entendo completamente, nossos engenheiros foram capazes de aumentar a velocidade de carregamento das telas da Airbox em até 1,7 vezes.

Telas críticas como aquele seu Super Kanban com centenas de tarefas ou seu gráfico de bolhas estão sensivelmente mais rápidas!

 

Dificuldade de acompanhamento de múltiplos projetos

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Gerenciar múltiplos projetos pode se tornar uma tarefa árdua, e isso vale para os mais variados tipos de negócio.

Você já pensou que com diversas equipes, pessoas, tarefas e metas a serem cumpridas, a importância de organizar e gerir pode ser um dos processos mais complexos a serem desenvolvidos?

A falta de organização pode ocasionar grandes problemas estruturais e até mesmo financeiros. Por isso, é preciso estudar e entender quais as formas mais eficientes de lidar com esse tipo de situação.

Porque gerir múltiplos projetos é necessário

Ao contrário do que pensamos, gerir múltiplos projetos simultaneamente é uma dificuldade bem comum para muitas empresas – e até mesmo para a maioria das pessoas.

Grandes empresas possuem diversas equipes que, por sua vez, estão destinadas a processos operacionais diferentes. Estas empresas possuem um capital financeiro maior e muitas vezes podem contar com a presença de profissionais qualificados e experientes apenas para gerenciar demandas, mas também podem ter maior dificuldade com a autogestão.

Já pequenas e médias empresas podem não conseguir disponibilizar uma parte de seu orçamento anual a um profissional especialista. Nesses casos, deve-se avaliar o uso de ferramentas digitais.

A organização de múltiplos projetos é uma prática de gerenciamento que vem ganhando destaque no mercado os últimos anos e é importante saber que, com um planejamento empresarial bem feito e uma boa gestão de pessoas, ela pode ser aplicada mesmo com recursos limitados.

Como organizar a gestão de múltiplos projetos

Não existe uma fórmula para isso, visto que as empresas se adaptam de maneira diferente à gestão múltipla de tarefas.

Sendo assim, algumas opções podem ser consideradas, tais como a contratação de um profissional orientado à gestão de projetos, a contratação de uma ferramenta digital de gestão, a contratação e orientação de líderes com ampla visão gerencial, a mudança de cultura da empresa para equipes autogerenciáveis, ou até mesmo uma combinação desses fatores.

Uma boa gestão de projetos múltiplos pode garantir uma melhor saúde financeira para as empresas, evitando gastos desnecessários e reduzindo custos. O que, sem dúvidas, já é um ótimo argumento para sua implementação.

Quando devo contratar um profissional

Um profissional responsável pela gestão de projetos pode ser uma das soluções para evitar a desorganização na sua empresa. Isso é mais comum em grandes empresas ou nas que possuem um crescimento acelerado.

Porém, pequenas e médias empresas também devem estar muito atentas, pois são as que mais sofrem com a falta de experiência e habilidade na gestão de problemas, que surgem da organização incorreta de projetos múltiplos.

Algumas pequenas empresas contam com uma cultura mais autogerenciável. Isso possibilita que os profissionais tomem a frente da gestão de múltiplos projetos e consigam lidar com uma rotina de tarefas distintas. Para isso, eles contam com o auxílio de ferramentas digitais e algumas estratégias de planejamento e gestão já conhecidas no mercado.

Confira aqui 5 livros sobre gestão e planejamento para ler em 2020.

Já em outras empresas, que optam pelo modelo de gestão mais tradicional – o que também não dispensa o uso de ferramentas e estratégias de gestão – a contratação de um profissional especializado em gestão de projetos pode evitar muitos problemas futuros e ajudar no desenvolvimento e organização essencial para seu crescimento.

Gerenciar múltiplos projetos é a realidade de muitos profissionais e é uma das habilidades mais valorizadas no mercado.

Qual a necessidade de ferramentas de gestão

Nos tempos atuais, ferramentas digitais são um grande passo para o gerenciamento de projetos.

Como em qualquer aquisição de produto, você deve procurar um ferramenta que melhor atenda às necessidades da sua empresa.

O principal benefício de uma ferramenta de gestão é, justamente, trabalhar com múltiplos projetos e tarefas em um mesmo lugar, de forma visual e acessível para todos.

Como muitas vezes comentamos em nossos textos, um bom planejamento é essencial para uma boa gestão. Assim, ter todas as etapas necessárias para o funcionamento de um processo descritas em um ambiente digital pode facilitar sua vida, não é mesmo?

A Airbox é umas das ferramentas de gestão que permite uma visualização ampla da saúde das empresas, negócios e projetos. Você pode conhecê-la clicando aqui!

Dicas para realizar um boa gestão de projetos

Fique de olho! Aqui estão algumas dicas para acabar com a dificuldade na gestão de múltiplos projetos:

  • Tenha um planejamento estratégico bem definido e estruturado;
  • Defina metas e objetivos bem claros;
  • Desenvolva bons líderes de equipe orientados à gestão de projetos;
  • Mapeie as habilidades dos envolvidos;
  • Estabeleça confiança e construa uma cultura autogerenciável;
  • Acompanhar todos os projetos e equipes;
  • Delegue e evite sobrecargas de líderes e equipes;
  • Incentive a motivação e escute todos;
  • Contrate uma boa ferramenta de gestão.

Gerenciar múltiplos projetos pode parecer uma tarefa difícil, mas com os insumos necessários temos certeza que sua empresa será um case de sucesso!

Gestão da inovação: o papel da liderança e o olhar com a equipe

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Que a inovação é algo indispensável para o crescimento de negócios e empresas, todos sabemos. Nos últimos anos, tem sido um dos assuntos de principal destaque no mundo corporativo e, a cada dia, surgem novas maneiras de inovar ou práticas de gestão da inovação nas mais variadas abordagens, indo além do tradicional viés econômico e chegando a práticas sociais e ambientais.

O ato de inovar em si não é uma tarefa assim tão fácil quando pensamos nos dias atuais. Mas, o avanço da tecnologia e a facilidade de acesso aos meios de informação estão crescendo exponencialmente no mundo e esse fator possibilita que mais pessoas, empresas e negócios possam estar integrados para resolver problemas, criar novas soluções, desenvolver novas ideias e produtos.

Muito se fala sobre métodos tradicionais de trabalho, boas práticas para construção e viabilização de ideias e até mesmo sobre métodos para atingir um determinado sucesso econômico. Porém, com a necessidade de empresas inovarem e oferecem novos produtos e serviços, também é necessário entender como funcionam os novos métodos de gestão da inovação.

O papel da inovação nas empresas

Primeiro, como já falamos, é importante entendermos qual o papel da inovação nas empresas e nos negócios nos dias atuais, não é mesmo?

Para atender melhor às necessidades dos consumidores e ainda sustentar os pilares econômicos, sociais e ambientais, as empresas precisam sempre buscar por inovação.

A inovação não se dá apenas pelo desenvolvimento de novos produtos, mas também de ferramentas, processos e, principalmente, no modelo de gestão dos líderes perante suas equipes.

O processo de inovação, por muito tempo, foi fomentado de forma mais orgânica, onde os prestadores de serviço nem sempre tinham um tempo determinado para pensar em novas possibilidades e, muitas vezes, quando tinham uma boa ideia, não eram ouvidos pela gestão.

Esse tipo de processo foi se atualizando com o passar dos anos, onde lideranças deixaram – em grande parte – de ter um modelo de gestão rígido e vertical para abrir espaço para um modelo mais horizontal, onde todos pudessem ser ouvidos.

Por que trabalhar com a gestão da inovação

A inovação sempre foi vista com bons olhos no mercado econômico e hoje, é um processo essencial para o crescimento das empresas. Porém, podemos perceber que a ato de inovar também está sendo cada vez mais cobrado nos setores sociais e ambientais.

Isso ocorre pela mudança nos hábitos de consumo, onde compradores também se preocupam com o processo de produção, fonte de recursos, matérias-primas, descarte de materiais, etc.

Trabalhar com a gestão da inovação garante que as empresas dediquem um tempo para sistematizar e realizar novos projetos e também determinar todas as etapas necessárias para que eles sejam viáveis, descrevendo rotinas, recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros, assim como estabelecendo processos hierárquicos e decisórios para a viabilização de resultados.

Como os líderes podem ajudar a inovar

A gestão da inovação se preocupa também com o desenvolvimento das lideranças, tanto na média quanto na alta gestão.

O papel da liderança, por sua vez, é fundamental para fomentar uma cultura voltada para a inovação dentro da empresa. Um bom líder se preocupa com o desenvolvimento de sua equipe, mantendo-a motivada e trabalhando lado a lado, sendo também peça essencial para mostrar o caminho e orientar os demais, assim como assumindo riscos.

Liderar é desenvolver pessoas, por isso trabalhar com a motivação é muito importante. Os líderes devem motivar, ouvir sugestões de melhorias, aprender a trabalhar com feedbacks e com o reforço positivo, pois pessoas desanimadas não estarão confortáveis para criar ou sugerir ideias diferentes.

Estruturando a gestão da inovação nas empresas

Alguns processos podem ser estruturados para implementar a gestão da inovação nas empresas, dentre eles:

Criar uma cultura da inovação, dando insumos e motivando tanto líderes, quanto equipes a realizarem novos projetos;

Incentivar funcionários e líderes, tendo uma gestão empresarial positiva e que motiva os funcionários, criando uma cultura de feedbacks e até mesmo bonificações;

Desenvolver projetos paralelos, fazendo com que as pessoas participem não somente de projetos de sua área, ou da sua rotina de trabalho, gerando a oportunidade para realizarem trabalhos diferentes;

Viabilizar a forma de monetização, lembrando sempre como você poderá trazer lucro para sua empresa através de novas ideias ou produtos;

Entender aspectos legais, estando sempre de acordo com a legislação e também sendo orientado quanto a patentes e processos burocráticos de novas invenções;

Entender e saber como vender suas ideias, priorizando que o discurso seja sempre adequado e comunicando claramente ao público alvo.

Estruturar projetos de inovação, criando o escopo dos projeto desde o início, o que é possível fazer através de ferramentas integradas de gestão.

Há muito o que podemos estudar sobre a gestão da inovação, este ainda é um assunto novo para muitas pessoas e empresas, principalmente porque sugere um novo olhar para problemas antigos.

Entenda como uma ferramenta digital pode transformar a gestão do seu negócio.

Contar com as ferramentas corretas e pessoas motivadas é, sem dúvida, grande parte do caminho.

Se quiser, você pode conhecer um pouco sobre a nossa ferramenta de gestão de negócios clicando aqui!

Tenha uma ótima semana de trabalho =)