Em projetos de consultoria, a execução de etapas bem definidas e alinhadas somada a um consultor comprometido com entregas de alta performance pode ser a chave para aumentar o sucesso dos resultados finais.
Por isso, hoje trazemos a vocês algumas dicas valiosas de gerenciamento e também um pouco sobre o contexto geral das empresas de consultoria.
O cenário das empresas de consultoria
A consultoria empresarial é uma das atividades que mais tem evoluído nos últimos anos em todo o mundo e, particularmente, no Brasil.
Previsões estimam que o mercado de consultoria movimentará mais de US$ 130 bilhões no ano de 2020.
Uma empresa de consultoria é uma professional services que desenvolve suas atividades de forma interativa, atuando como um agente de mudanças que assume a responsabilidade de apoiar as empresas para uma tomada de decisões efetiva.
Este tipo de empresa possui um ambiente complexo na sua operação. São múltiplos clientes, demandas, projetos e, não raro, equipes multidisciplinares.
No ambiente operacional de um negócio consultivo, o conjunto de atividades simultâneas é muito grande. Por isso, é fundamental que a empresa adote boas práticas de gerenciamento de projetos, pois é a melhor forma de trazer ordem a todo este desafio.
O gerenciamento de tarefas no formato de projeto é uma excelente estratégia para tornar o processo mais organizado, aumentar a satisfação dos clientes e, consequentemente, melhorar seus resultados operacionais e financeiros.
O que são projetos de consultoria e por que essa área é tão importante para este tipo de empresa?
Segundo o tradicional Guia de Gerenciamento do Projetos PMBOK, “um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas”.
Projetos estão no core business de empresas de consultoria, em sua atividade fim. Elas dedicam boa parte dos esforços das equipes à atividade de gerenciamento e execução de projetos e saber gerenciá-los é fundamental para o seu resultado e fluidez.
A gestão de projetos de consultoria é uma competência estratégica para as organizações de professional services. Tom Peters, um grande visionário e pensador da administração moderna, comenta que as pessoas que não dedicam 70% do seu tempo a projetos estão no passado.
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Quais as áreas de conhecimento mais importantes em projetos de consultoria
As áreas de conhecimento tradicionais de gerenciamento de projetos também se aplicam ao contexto de projetos de consultoria.
Dentre aquelas que são mais determinantes no sucesso de grande parte dos projetos, destacamos: Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Comunicação e Riscos.
12 dicas importantes para te ajudar a alcançar sucesso nos seus projetos de consultoria:
1. Elabore o Termo de Abertura de Projeto de Consultoria assim que efetivada a contratação. Apresente neste breve documento – de uma página – as expectativas alinhadas comercialmente com o cliente e demais stakeholders do projeto.
2. Planeje o projeto tomando como base modelos de outros projetos similares que já tenha realizado anteriormente. Analise o histórico das etapas, lições aprendidas e atividades realizadas, replicando o que funcionou bem para evitar cometer erros anteriores.
3. Defina os marcos das etapas mais importantes (datas-limite de cada etapa) e valide com a equipe as datas acordadas. Tome o devido cuidado de assumir somente compromissos factíveis, afinal nenhum cliente gosta de ser informado sobre atrasos e remanejamento de cronograma.
4. Esclareça com o time do projeto o escopo de cada uma das entregas para que não fiquem dúvidas e obtenha com cada membro as estimativas de esforço (tempo necessário para conclusão) de cada uma das entregas.
5. Para manter a cadência no andamento do trabalho, faça reuniões ágeis diárias com a equipe do projeto de, no máximo, 15 minutos para alinhar o que foi realizado no dia anterior, o que será realizado no dia e se há algum impedimento.
6. Envie status reports periódicos ao cliente para mantê-lo informado do projeto. Apresente neste relatório um resumo consistente do andamento do projeto, o percentual de atingimento das entregas planejadas, pontos de atenção e recomendações.
7. Mantenha uma comunicação próxima com o cliente, lembrando que uma empresa de professional services tem como característica gerar valor ao cliente no front-office. O cliente gosta – e quer – interagir durante o andamento do projeto. É importante identificar com cada cliente o meio de comunicação preferencial, assim como a periodicidade das comunicações.
8. Acompanhe semanalmente as horas trabalhadas pela equipe e verifique os custos incorridos e as margens atuais do projeto. Lembre-se que a verdadeira “moeda” de uma empresa de consultoria são as horas trabalhadas e, por esse motivo, deve ser acompanhada de perto pelo gestor e/ou sócio.
9. Analise periodicamente os riscos e alinhe com o cliente o nível de confiança para a efetivação das entregas do projeto. Os riscos identificados devem ter a sua probabilidade de ocorrência e impactos avaliados periodicamente, assim como as suas estratégias de resposta.
10. Realize a reunião de lições aprendidas e registre os pontos identificados pela equipe como gaps atuais. Essas lições devem ser consultadas pela equipe sempre que for um projeto semelhante for iniciar.
11. Peça feedback ao cliente para cada uma das entregas realizadas ao longo do projeto e, no caso de alguma insatisfação, tome ações de mitigação imediatamente. Não deixe os problemas acumularem e aja imediatamente se houver alguma queda no nível de satisfação.
12. Avalie a fidelidade do cliente aplicando pesquisas de satisfação NPS após o término do projeto. Se o cliente atribuir nota 9 ou 10, ele é classificado como um ‘promotor’, ou seja, tem alta probabilidade de indicar os serviços de consultoria contratados. Nesses casos, lembre-se de convidá-lo para a elaboração de um ‘case de sucesso’ em conjunto para apresentar os resultados obtidos.
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