Quem já trabalhou em empresas de serviços profissionais já deve ter ouvido este nome, mas o que exatamente é para que serve uma ordem de serviço?
Uma ordem de serviço é uma autorização para projetos e/ou operações a serem concluídas. Trata-se de uma relevante ferramenta de gestão e comunicação interna.
Ela pode ser gerada manualmente — por meio de uma solicitação de trabalho enviada por um colaborador, cliente — ou gerada automaticamente por meio de um software de gerenciamento de serviços profissionais. Uma ordem de serviço é o principal marco do início dos trabalhos de um prestador de serviços profissionais.
Mas para que elas servem e qual sua importância na gestão dos trabalhos? Acompanhe conosco e descubra!
Qual é o propósito de gerar uma ordem de serviço?
- Oferecer uma explicação do problema e cenário do cliente;
- Programar recursos e ferramentas necessárias para o serviço;
- Fornecer aos profissionais instruções detalhadas sobre o trabalho a ser executado;
- Documentar o trabalho e respectivas tarefas, os materiais e os recursos usados para concluir o trabalho;
- Acompanhar todos os serviços que foram realizados em cada ativo.
Qual a importância das ordens de serviços?
As ordens de serviço são importantes para as empresas porque permitem que os departamentos relevantes monitorem tarefas individuais e deleguem recursos adequadamente para concluí-las. Elas também permitem que seja especificada a natureza exata dos bens ou serviços em questão e suas expectativas de negócio.
Uma ordem de serviço possibilita que um cliente ou departamento interno faça uma solicitação de uma empresa para a conclusão de tarefas específicas ou a entrega de determinados trabalhos.
Ela formaliza e agrupa todo o trabalho acordado com o cliente. Normalmente inclui informações do cliente e sua necessidade, dados de faturamento e uma seção que explica o trabalho solicitado, incluindo detalhes sobre a natureza das tarefas, especificando o que será entregue e quando.
O formulário permite que a empresa receptora rastreie o projeto por meio de um número de ordem de serviço e monitore seu status até a conclusão. A ordem de serviço também fornece à empresa a capacidade de programar seus funcionários e recursos adequadamente para todas as tarefas abertas, além de permitir revisar os custos do trabalho posteriormente.
Do ponto de vista do cliente, as ordens de serviço fornecem responsabilidade e permitem solicitações claras, abrangentes e assertivas para uma empresa contratada. Por meio de uma ordem de serviço, o cliente pode ter uma estimativa inicial dos custos, receber atualizações de status do serviço e formalizar alterações periódicas.
Por que automatizar as ordens de serviço?
As ordens de serviço criadas manualmente têm prevalecido no mundo desde que as primeiras equipes de serviço foram estabelecidas. Embora as ordens de trabalho baseadas em papel pareçam ser mais fáceis de criar no momento, elas não funcionam bem como uma solução de longo prazo / grande escala.
Este método também inclui desafios imprevistos, como atrasos na comunicação, custos extras (em tempo e dinheiro) para o pessoal de entrada de dados e muito mais. No mundo de serviços acelerado de hoje, à medida que as organizações crescem e seu alcance se expande, o gerenciamento de ordens de serviço baseadas em papel pode se tornar ineficiente e ambientalmente hostil.
Sistemas de gerenciamento de serviços profissionais ajudam as organizações a dar um fim às chamadas telefônicas, post-its e documentos em papel, além de adotar o poder do software online baseado em nuvem.
As ordens de serviço são o coração de um programa de oferta de serviços e a utilização das módulos de software de ordem de serviço tem ajudado as organizações a manterem-se atualizadas sobreo status das equipes de serviço, projetos, processos e recursos.
As ferramentas de gerenciamento de ordens de serviço permitem que uma organização assuma o controle do backlog de trabalho e da próxima atividade, faça melhorias constantes, aumente a produtividade do trabalho e permaneça em conformidade com boas práticas de gestão.
E você, já conhecia a importância da ordem de serviço? Ficou com alguma dúvida? Comente abaixo e compartilhe conosco!
