O que é e para que serve um Cumulative Flow Diagram?

O Cumulative Flow Diagram (CFD) é uma ferramenta que permite que as equipes visualizem o progresso de seus projetos. As equipes podem monitorar o fluxo de trabalho através de seus estágios e dá ao usuário a capacidade de prever bloqueadores ou interrupções no progresso do trabalho. O CFD vem da prática do Kanban e é usado para determinar a eficiência das equipes e seu processo de fluxo de trabalho.

O que o Cumulative Flow mostra?

O Cumulative Flow Diagram mostra a maneira como as tarefas são montadas e sua distribuição ao longo dos diferentes estágios do processo. O gráfico é construído a partir de diferentes faixas coloridas, que dividem as tarefas em quatro grupos: fila, execução, testes/validação, completas.

Cada coluna possui uma cor diferente que informa quantas tarefas estão em qual estágio do processo em um determinado momento (o valor horizontal).

Como o gráfico se parece?

O melhor diagrama que você pode ter mostra um aumento uniforme, com cada faixa mantendo uma estrutura parecida, exceto pela faixa das “tarefas completas”, que deve ficar cada vez mais alta, já que o número de tarefas finalizadas deve crescer sempre.

Como ler um Cumulative Flow Diagram?

A configuração do Cumulative Flow Diagram é bem simples. O eixo vertical mostra quantas tarefas estão em cada estágio do processo de fluxo de trabalho, enquanto o eixo horizontal exibe essas tarefas em um determinado período de tempo.

Informações como tarefas acumuladas, trabalho em andamento e trabalho concluído são facilmente visualizadas no diagrama. Além disso, ele pode fornecer uma visão mais profunda de possíveis problemas e interrupções no progresso. Essa percepção pode ser usada para fazer ajustes no processo.

Há muitos cenários diferentes que podem ocorrer ao ler um CFD. Idealmente, as faixas do diagrama devem se mover paralelas umas às outras à medida que as tarefas são concluídas e novas tarefas são iniciadas.

A ampliação de uma faixa indica que o número de tarefas recebidas é maior do que as concluídas. Isso provavelmente levará a atrasos no processo. Quando isso ocorre, deve haver um foco em concluir o trabalho em andamento (WIP) antes que outros sejam iniciados.

 

Um Cumulative Flow Diagram que mostra o estreitamento de bandas sugere que a produtividade em um estágio é muito concentrada e deve ser distribuída em outras áreas para permitir um melhor fluxo de trabalho.

O que procurar no CFD?

O que você não quer ver é um aumento repentino dentro de qualquer faixa de tarefas. Isto, sem dúvida, apontará para um problema. A partir do acúmulo sucessivo de tarefas em uma determinada faixa, você também pode prever gargalos e, com isso, tentar evitá-los.

Outra coisa que você não quer ver é que a faixa relacionada às tarefas “em execução” se alargue verticalmente — já que isso significa que o número de tarefas que estão sendo gerenciadas atualmente é muito grande e, portanto, todo o projeto pode ser comprometido.

Quais os benefícios do CFD?

Os Cumulative Flow Diagrams podem ser benéficos para as equipes, pois fornecem uma visualização clara do fluxo de trabalho e o entendimento de como os projetos estão progredindo. Áreas de preocupação são facilmente identificáveis à medida que o diagrama se amplia ou se estreita.

Quando uma área problemática é facilmente detectada, alterações podem ser feitas para que o trabalho possa continuar de forma eficiente. O CFD também pode mostrar a quantidade total de WIP e a rapidez com que os projetos estão sendo concluídos. Isso permite que as equipes determinem se estão no caminho certo e lhes dá a capacidade de projetar quando os projetos serão concluídos no prazo e quando não serão.

Gostou de aprender sobre o Cumulative Flow Diagram? Conheça o Airbox e veja como nossa ferramenta te ajuda a implementá-lo!

Release notes Airbox – 23/04/2019 – Gestão visual do trabalho com o Fluxo Cumulativo

O quadro kanban, com seus cartões que avançam entre estágios ao longo do tempo e permitem uma visualização do que está acontecendo foi escolhido como o coração do módulo de execução da Airbox por ser uma ferramenta poderosa de gestão do agora.

Ele é o componente central de uma metodologia, ou como alguns diriam, de uma forma de “ver” o mundo que podemos chamar de Gestão Visual que age de forma pragmática sobre o desperdício, desequilíbrio e sobrecarga tendo como ponto de partida (e mantra) a visualização do fluxo de trabalho.

Embora a Gestão Visual tenha surgindo na manufatura em processos que envolviam itens produtivos tangíveis como os carros da Toyota, qualquer fluxo de trabalho, independientemente da natureza, pode ser gerido de forma visual.

Nós da Airbox acreditamos no enorme potencial da Gestão Visual no mundo dos serviços profissionais porque independente da natureza do seu trabalho, da advocacia ao design, somos todos unidos por uma mesma realidade:

Todos temos nesse momento uma fila continuamente crescente de trabalho a ser executado por um grupo de profissionais talentosos, de cara aquisição e treinamento, com prazos que costumam ser apertados porque buscamos ser competitivos nas nossas propostas.

Quem priorizar melhor, detectar mais rápido distorções, não de um projeto específico apenas, mas entre projetos que competem por atenção e agir sobre elas vai possuir uma grande vantagem operacional sobre os concorrentes e terá fôlego para reforçar também as suas vantagens estratégicas. Continue lendo “Release notes Airbox – 23/04/2019 – Gestão visual do trabalho com o Fluxo Cumulativo”

As 8 competências essenciais de um profissional de consultoria

Os consultores de negócios ajudam as organizações a resolver problemas, criar valor, maximizar o crescimento e melhorar o desempenho dos negócios. Seja em TI, finanças, jurídico ou relações públicas, eles usam suas competências de negócios para fornecer aconselhamento e conhecimento objetivos e ajudam uma organização a desenvolver quaisquer habilidades especializadas que possam estar faltando.

Os consultores se preocupam principalmente com a estratégia, estrutura, gerenciamento e operações de uma empresa, trabalhando para identificar opções para a organização e sugerir recomendações para mudanças, bem como aconselhar sobre recursos adicionais para implementar soluções.

Se você está buscando alavancar sua carreira ou dando seus primeiros passos no mundo do trabalho, aqui estão as dez principais competências necessárias para ser um consultor eficaz!

1. Consultor é um excelente comunicador

Desde para a condução de entrevistas de pesquisa com os funcionários do cliente até o gerenciamento da equipe e das partes interessadas, a elaboração de propostas de negócios e apresentações, a comunicação eficaz é altamente importante no trabalho de consultoria.

Frequentemente, os projetos se quebram ou ficam estagnados devido à falta de comunicação efetiva. Ser um comunicador forte vai diferenciá-lo do resto e te ajudará a escalar sua reputação rapidamente.

2. Consultor sabe trabalhar em equipe

Não é preciso dizer que a exibição de competências de liderança é uma qualidade altamente desejável para um bom consultor. Mas o que é ainda mais importante é poder trabalhar bem em equipe.

Durante grandes projetos, você estará trabalhando em equipes de dezenas, às vezes centenas de pessoas. As coisas podem se transformar rapidamente em um caos se você não souber funcionar efetivamente dentro de uma equipe. Aprenda a apoiar seus colegas e delegar de forma justa. Você definitivamente será julgado por quão bem trabalha com os outros. Continue lendo “As 8 competências essenciais de um profissional de consultoria”

Caso de Sucesso Anestech

Criada em 2011, a Anestech é uma empresa dedicada a aumentar a segurança e conforto de pacientes durante cirurgias, incrementar a gestão hospitalar e seus centros cirúrgicos e promover maior proteção legal aos envolvidos com o momento perioperatório.

A empresa desenvolve softwares para anestesiologia, que permitem ao profissional de anestesia gerenciar os procedimentos com maior controle dos riscos e de eventos adversos, possibilitando uma tomada de decisão consciente em momentos em que ela é crucial.

Para entregar um produto de valor ao mercado, a empresa precisava contar com a confiabilidade dos seus sistemas e uma visão centralizada de todos os processos da empresa. Foi aí que o Airbox entrou.

Desafios e problemas: falta de integração

A Anestech contava com sistemas diferentes para cada tipo de processo na empresa — como vendas, operações e suporte. Isso acabava fazendo com que a empresa perdesse muitas oportunidades.

Uma das áreas mais afetadas na empresa era vendas e pós-vendas. Com o acompanhamento falho dos processos que estavam sendo desenvolvidos, a Anestech acabava perdendo o tempo de follow-up ou prejudicando sua imagem com clientes ao atrasar os processos de implementação depois da venda.

Além do problema de acompanhamento dos processos em vendas, a empresa também tinha dificuldade com o treinamento da equipe para usar diferentes sistemas — que demandava uma alta carga de trabalho — e com a dificuldade de medir o desempenho do time, uma vez que os dados de cada software não eram integrados. Continue lendo “Caso de Sucesso Anestech”

Release notes Airbox – 03/04/2019 – Cadê aquela tarefa? Listando, ordenando e encontrando tarefas

Kanban é sensacional para a gestão visual do agora e no seu Super Kanban você visualiza todas as tarefas da empresa ou qualquer combinação de filtros de clientes, projetos e profissionais.

A capacidade de combinação dos filtros permite que você acompanhe a situação do trabalho que João e Camila estão realizando para um determinado cliente ou como dois projetos não relacionados para clientes diferentes estão competindo pelo tempo do seu time. A imaginação é o limite.

É por essa razão que começamos com o Super Kanban como centro da Airbox, contudo, enquanto Kanban é sensacional para a “gestão do agora”, você precisa poder visualizar as tarefas, principalmente as completas de outras formas.

Encontrar tarefas

Chamamos essa tela de “Encontrar tarefas” porque essa é a primeira, de muitas utilidades e algo que constantemente precisamos fazer.

Enquanto no kanban você precisa rolar e ler nome por nome nos cartões nessa tela basta digitar parte do nome da tarefa na busca para que ela seja filtrada.

 

 

 

 

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Release notes Airbox – 03/04/2019 – Quantidade de tarefas em cada coluna do Super Kanban

A quantidade de tarefas em cada coluna do kanban pode dizer muito sobre como andam as coisas na empresa como um todo, numa equipe ou em um projeto, processo ou tipo de chamado específico.

Você pode se alegrar e celebrar sabendo que completou 120 tarefas de um projeto e também se desesperar quando vir que tem 87 na fila e muitas em execução em paralelo.

Execução em paralelo na metodologia kanban se chama “Work in process” (WIP) e serve de alerta, pois quando você faz muitas coisas em paralelo acaba não fazendo muito. Em português é conhecido como excesso de iniciativa e falta de terminativa.

A partir dessa versão o Super Kanban passa a apresentar essa informação em tempo real (sim, pode mover as tarefas de uma coluna para outra que ele atualiza):

E não para por aí: você pode ver todas as tarefas de uma determinada coluna/estágio do Super Kanban em uma lista paginada contendo as seguintes informações: Continue lendo “Release notes Airbox – 03/04/2019 – Quantidade de tarefas em cada coluna do Super Kanban”

Release notes Airbox – 01/04/2019 – Google Drive + DropBox + qualquer link nos anexos da tarefa

Agora além de anexar arquivos você anexa qualquer link às tarefas da sua Airbox. Isso quer dizer que você pode vincular laudos, contratos, vídeos, basicamente qualquer arquivo que esteja no seu Google Drive, DropBox ou qualquer outro serviço de arquivos à tarefa.

Aquele vídeo do Youtube com instruções? A rota que você desenhou no Google Maps? Um álbum de fotos do trabalho que seu celular subiu para o Google Photos? O post no Instagram que você fez para seu cliente? A lei no site da Receita que você usou para calcular o imposto?

Pode anexar sim! Você escolhe o que anexar para auxiliar seus colegas, registrar o trabalho executado e fornecer referências. Continue lendo “Release notes Airbox – 01/04/2019 – Google Drive + DropBox + qualquer link nos anexos da tarefa”

Release notes Airbox – 01/04/2019 – Informações adicionais do cartão no Super Kanban

As tarefas da Airbox vem ganhando continuamente novos  recursos como definição de deadline, checklist, anexos (agora também de links) e é importante que os cartões no Super Kanban representem essas informações de uma forma útil e também discreta.

Ao lado temos quatro cartões de tarefas exemplo em execução:

A primeira faz tchan e possui deadline 03/04/19 00:00, a segunda faz tchum e tem um checklist com 3 de 5 itens completos, e a terceira faz tchan-tchan-tchan-tchaaan e possui um anexo.

A quarta tarefa possui tudo: deadline, checklist (completo, note que está verde) e anexos. As informações ficam em apenas uma linha posicionada abaixo do nome da tarefa.