O apontamento de horas é uma parte vital do processo de gestão de tarefas e entregas de projetos, pois permite verificar se os recursos estão sendo alocados corretamente e gerando margens de contribuição adequadas.
Empresas de professional services possuem no apontamento de horas um recurso fundamental para entender os esforços de cada tarefa e os custos associados.
Além disso, também permite que a empresa tenha a base de cálculo do que será faturado – ou seja, lançado na nota fiscal de serviços – e comprove, junto aos seus clientes, que eles estão recebendo os recursos pelos quais pagaram.
Então, se os apontamentos de horas são tão importantes para o seu negócio, o seu processo de gerenciamento do tempo não deveria ser fundamental para o gerenciamento da sua empresa? Deveria, mas para muitas empresas de serviços profissionais, não é. Então, como os processos de gerenciamento de tempo podem ser melhorados?
O que é o apontamento de horas e por que usá-lo?
O apontamento de horas é a especificação do tempo gasto por tarefa, projeto ou cliente durante a rotina de trabalho. Existem diferentes métodos que podem ser usados para registrar o apontamento, como papel, planilha eletrônica ou software específicos.
O apontamento de horas é importante para empresas baseadas em serviços por diversas razões. Aumento da produtividade, transparência e melhor controle dos custos são algumas delas.
As más práticas no apontamento impactam negativamente o ciclo de faturamento, o fluxo de caixa e a receita da empresa. Mas como?
O apontamento de horas inconsistente e atrasado geralmente resulta em desperdício de horas faturáveis, que poderiam ser revertidas em mais clientes e, consequentemente, mais receita.
Quando as planilhas de horas são inseridas com frequência e no prazo, os gestores obtêm uma imagem melhor do status de um trabalho ou projeto e podem ver muito mais rapidamente quando as pessoas estão fazendo as coisas fora do escopo original.
Se esse for o caso, isso dará a eles tempo para negociar pedidos de alteração e serviços adicionais com o cliente. Se eles não tiverem essa visibilidade devido ao atraso no apontamento de horas, o resultado geralmente são horas adicionais sendo trabalhadas pelas quais a empresa não está sendo paga.
Quais as melhores práticas para o apontamento de horas?
Como falamos, existem métodos diferentes para fazer o apontamento de horas, porém, o tradicionalismo do papel está dando lugar à eficiência dos formatos digitais.
O software para controle de tarefas e apontamento de horas é a opção mais eficiente. Para te mostrar, separamos as melhores práticas abaixo:
Criação de uma visão organizacional e enfatizar a importância do apontamento
A importância do apontamento de horas tem que vir do topo. Líderes e executivos da empresa devem definir o padrão, em vez de ser a exceção. Eles devem delinear suas expectativas em torno de cronogramas, revisão de tempo e aprovação, bem como explicar por que a apresentação oportuna é importante para o desempenho da empresa.
Torna mais fácil para o pessoal relatar o tempo
Remova todas as desculpas que a equipe der para não controlar suas horas. Com o software de apontamento de horas que temos atualmente, o acesso não é mais uma desculpa. Desde que exista uma conexão com a Internet, a equipe pode inserir os quadros de horários diários de qualquer lugar: do escritório, em casa ou em um local de trabalho do cliente.
Treinamento para que o pessoal saiba como inserir os dados
Não envie apenas um e-mail geral que descreva o processo do apontamento de horas. O treinamento prático é importante para estabelecer a urgência e colocar todos a bordo e no caminho certo.
Faça um treinamento dedicado com sua equipe que detalhe as expectativas da empresa. Mostre a eles como devem ser as suas planilhas de horas e certifique-se de que eles estão claros quanto a quais projetos e fases devem entrar em contato com o tempo. Isso ajudará a reduzir erros e acelerar o processo de faturamento.
Eliminação da sobrecarga de opções
Restrinja a lista de projetos e atividades disponíveis para a equipe inserir o tempo gasto apenas para aqueles a que estão atribuídos. Feche projetos inativos para entrada de tempo. Isso ajudará a reduzir os erros de entrada e ajudará os gerentes a melhorar o controle.
Agora que você aprendeu a importância do apontamento de horas, acompanhe nosso blog e continue aprendendo como melhorar a gestão na sua empresa baseada em serviços!
