Pensar em estratégias de otimização de trabalho que tenham como objetivo aumentar a produtividade em equipes de serviços pode não ser uma tarefa tão simples.
Imaginamos que você, gestor, já tenha enfrentado este tipo de dificuldade em seu dia a dia e passou alguns momentos se questionando sobre como atingir as metas e OKRs cada vez mais ousados estabelecidos para a sua equipe.
A tarefa pode ser realmente um pouco complicada, ainda mais para os gestores de primeira viagem e nós sabemos que há uma infinidade de assuntos a serem tratados, além do tempo que parece escasso e gasto com outras demandas também consideradas importantes para a empresa e seus colaboradores.
Porém, bons líderes também precisam conseguir acompanhar a produtividade do seu time e extrair o melhor de cada pessoa, aproveitando pontos fortes e qualidades para otimizar processos e ajudando na melhoria dos pontos fracos.
Agrupar pessoas com temperamentos e ideias diferentes pode ser um pouco complicado. Muitas vezes, falhas de comunicação acabam impactando a produtividade no local de trabalho.
Apenas colocar seus colaboradores em uma equipe, desenvolvendo individualmente suas funções é habitual, mas fazê-los trabalhar em harmonia para atingir um objetivo comum pode ser uma grande façanha.
Não importa o quão produtiva sua equipe seja, sempre há algumas maneiras de levar a produtividade do local de trabalho a um nível totalmente novo. Que tal descobrir como?
Abaixo falaremos sobre algumas maneiras de aumentar a produtividade em equipes de serviços.
Vamos lá!
Estabeleça metas alcançáveis e as siga
Nada motivará mais o seu time do que saber que a cada dia se aproximam da meta final.
Trabalhar com metas inalcançáveis pode baixar a produtividade da equipe e acaba dificultando a capacidade de medir os resultados do trabalho desenvolvido.
As metas de longo prazo devem ser divididas em marcos alcançáveis, que façam sentido para todos e a equipe também deve participar do processo de definição dessas metas.
Após essa definição, é preciso que você sempre acompanhe o andamento do trabalho para garantir que tudo está sendo feito no seu devido tempo.
Alinhe expectativas
Para aumentar a produtividade em equipes de serviços, é importante que todos os colaboradores estejam cientes dos objetivos da empresa e de suas metas pessoais.
Oferecer esse tipo de clareza para sua equipe também os ajuda a entender e definir aonde querem chegar a curto e longo prazo dentro da empresa.
Seja um exemplo
O primeiro passo é colocar sua própria casa em ordem (se ainda não estiver) e mostrar a sua equipe que você executa boas práticas de gerenciamento de tempo.
Seja um exemplo no gerenciamento do seu tempo, mostrando como administra as horas do seu próprio dia de trabalho – as reuniões das quais você participa, os e-mails aos quais responde e os projetos nos quais se inscreve – para que sua equipe possa se inspirar a ser mais produtiva.
Conheça a sua equipe
Conhecer todos os colaboradores da sua equipe facilitará, sem dúvidas, que você possa descobrir e trabalhar com os pontos fortes e fracos de cada um a favor da equipe e da produtividade.
Além disso, será mais fácil atribuir tarefas que dependam de mais ou menos autonomia e entender quais membros do time podem trabalhar melhor entre si, para uma entrega de resultados mais rápida e efetiva.
Incentive a comunicação aberta
Uma comunicação aberta e clara é muito importante para aumentar a produtividade em equipes de serviços.
A falta de comunicação entre os departamentos ou mesmo dentro de uma equipe pode levar a falhas na entrega final e perdas de dinheiro para a empresa.
Certifique-se de que os processos de compartilhamento de atualizações, pensamentos e ideias, bem como a colaboração dentro da equipe, sejam executados sem problemas.
Repense reuniões
Todos nós já sabemos que reuniões extensas acabam se tornando improdutivas, assim como uma grande quantidade de reuniões – feitas para resolver qualquer situação – também pode impactar negativamente na produtividade dos funcionários.
Certifique-se de que a reunião é realmente necessária e tente especificar seu horário de começo e término, evitando que ela seja prolongada.
Além disso, algumas técnicas podem ser utilizadas em reuniões para aumentar a produtividade em equipes de serviços.
Crie um ambiente de trabalho positivo
O ambiente de trabalho e a infraestrutura são essenciais para melhorar a eficiência e a produtividade da equipe.
O ambiente físico afeta muito a forma como os colaboradores podem se sentir, pensar e atuar no local de trabalho. Além disso, ter dinâmicas de gestão e incentivo positivo de pessoas (como o Reforço Positivo ou Inteligência emocional) pode mudar tudo para melhor!
Trabalhar com otimismo e formas de incentivo é um dos importantes papéis que os bons líderes de equipe devem assumir.
Distribua o tempo das atividades
Para garantir maior sucesso no aumento da produtividade em equipes de serviços, você poderá incentivar que cada colaborador comece a avaliar o tempo gasto em determinadas tarefas ou projetos.
Com o tempo será possível que você, como gestor, consiga estimar o tempo necessário que sua equipe deve se dedicar às tarefas.
Hoje é possível fazer realizar a metrificação de tempo através de ferramentas digitais de gestão. Elas também possibilitam que as equipes entendam e avaliem o tempo gasto em cada etapa de um projeto e consigam cumprir os prazos de entrega esperados.
Capacite sua equipe
Oferecer treinamentos para sua equipe também é crucial para garantir a produtividade.
Existem muitas habilidades que você pode ajudar seus colaboradores a desenvolverem para melhorar a produtividade individual e da equipe – desde pequenas habilidades do dia a dia, como manipulação de planilhas, até outras maiores, como desenvolver o estilo de gerenciamento de tempo ideal para o trabalho.
Incentive o uso de métodos ágeis ou metodologias de trabalho
As metodologias de trabalho podem facilitar o aumento da produtividade em equipes de serviços. Elas podem ser focadas em processos ágeis, em organização, ou até mesmo em concentração e performance de trabalho.
Aqui estão algumas opções interessantes:
- Kanban
- Faça as coisas mais difíceis primeiro
- Técnica Pomodoro
- SMART
- GTD
- Preciso, deveria, gostaria.
Conte com a ajuda de ferramentas digitais
Ferramentas de gestão podem auxiliar, e muito, em todos os processos de controle e produtividade de tarefas.
Além de permitir que projetos sejam visualizados por etapas, possibilitam que as tarefas sejam delegadas aos seus responsáveis em cada parte do projeto, auxiliam no controle de tempo de atividades, melhoram a integração dos colaboradores responsáveis pelos projetos e permitem a metrificação e análise de dados necessários.
Uma ferramenta digital pode transformar a gestão do seu negócio e aumentar significativamente a produtividade em equipes de serviços.
Dito isso, vale a pena conferir algumas opções e escolher a que mais se adeque ao estilo de gestão da sua empresa.
A Airbox é uma plataforma de gestão completa e fácil de usar. Tornando sua gestão simples e ágil. Com ela é fácil gerenciar as suas operações de modo organizado e fluido.
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