Dificuldade de acompanhamento de múltiplos projetos

Gerenciar múltiplos projetos pode se tornar uma tarefa árdua, e isso vale para os mais variados tipos de negócio.

Você já pensou que com diversas equipes, pessoas, tarefas e metas a serem cumpridas, a importância de organizar e gerir pode ser um dos processos mais complexos a serem desenvolvidos?

A falta de organização pode ocasionar grandes problemas estruturais e até mesmo financeiros. Por isso, é preciso estudar e entender quais as formas mais eficientes de lidar com esse tipo de situação.

Porque gerir múltiplos projetos é necessário

Ao contrário do que pensamos, gerir múltiplos projetos simultaneamente é uma dificuldade bem comum para muitas empresas – e até mesmo para a maioria das pessoas.

Grandes empresas possuem diversas equipes que, por sua vez, estão destinadas a processos operacionais diferentes. Estas empresas possuem um capital financeiro maior e muitas vezes podem contar com a presença de profissionais qualificados e experientes apenas para gerenciar demandas, mas também podem ter maior dificuldade com a autogestão.

Já pequenas e médias empresas podem não conseguir disponibilizar uma parte de seu orçamento anual a um profissional especialista. Nesses casos, deve-se avaliar o uso de ferramentas digitais.

A organização de múltiplos projetos é uma prática de gerenciamento que vem ganhando destaque no mercado os últimos anos e é importante saber que, com um planejamento empresarial bem feito e uma boa gestão de pessoas, ela pode ser aplicada mesmo com recursos limitados.

Como organizar a gestão de múltiplos projetos

Não existe uma fórmula para isso, visto que as empresas se adaptam de maneira diferente à gestão múltipla de tarefas.

Sendo assim, algumas opções podem ser consideradas, tais como a contratação de um profissional orientado à gestão de projetos, a contratação de uma ferramenta digital de gestão, a contratação e orientação de líderes com ampla visão gerencial, a mudança de cultura da empresa para equipes autogerenciáveis, ou até mesmo uma combinação desses fatores.

Uma boa gestão de projetos múltiplos pode garantir uma melhor saúde financeira para as empresas, evitando gastos desnecessários e reduzindo custos. O que, sem dúvidas, já é um ótimo argumento para sua implementação.

Quando devo contratar um profissional

Um profissional responsável pela gestão de projetos pode ser uma das soluções para evitar a desorganização na sua empresa. Isso é mais comum em grandes empresas ou nas que possuem um crescimento acelerado.

Porém, pequenas e médias empresas também devem estar muito atentas, pois são as que mais sofrem com a falta de experiência e habilidade na gestão de problemas, que surgem da organização incorreta de projetos múltiplos.

Algumas pequenas empresas contam com uma cultura mais autogerenciável. Isso possibilita que os profissionais tomem a frente da gestão de múltiplos projetos e consigam lidar com uma rotina de tarefas distintas. Para isso, eles contam com o auxílio de ferramentas digitais e algumas estratégias de planejamento e gestão já conhecidas no mercado.

Confira aqui 5 livros sobre gestão e planejamento para ler em 2020.

Já em outras empresas, que optam pelo modelo de gestão mais tradicional – o que também não dispensa o uso de ferramentas e estratégias de gestão – a contratação de um profissional especializado em gestão de projetos pode evitar muitos problemas futuros e ajudar no desenvolvimento e organização essencial para seu crescimento.

Gerenciar múltiplos projetos é a realidade de muitos profissionais e é uma das habilidades mais valorizadas no mercado.

Qual a necessidade de ferramentas de gestão

Nos tempos atuais, ferramentas digitais são um grande passo para o gerenciamento de projetos.

Como em qualquer aquisição de produto, você deve procurar um ferramenta que melhor atenda às necessidades da sua empresa.

O principal benefício de uma ferramenta de gestão é, justamente, trabalhar com múltiplos projetos e tarefas em um mesmo lugar, de forma visual e acessível para todos.

Como muitas vezes comentamos em nossos textos, um bom planejamento é essencial para uma boa gestão. Assim, ter todas as etapas necessárias para o funcionamento de um processo descritas em um ambiente digital pode facilitar sua vida, não é mesmo?

A Airbox é umas das ferramentas de gestão que permite uma visualização ampla da saúde das empresas, negócios e projetos. Você pode conhecê-la clicando aqui!

Dicas para realizar um boa gestão de projetos

Fique de olho! Aqui estão algumas dicas para acabar com a dificuldade na gestão de múltiplos projetos:

  • Tenha um planejamento estratégico bem definido e estruturado;
  • Defina metas e objetivos bem claros;
  • Desenvolva bons líderes de equipe orientados à gestão de projetos;
  • Mapeie as habilidades dos envolvidos;
  • Estabeleça confiança e construa uma cultura autogerenciável;
  • Acompanhar todos os projetos e equipes;
  • Delegue e evite sobrecargas de líderes e equipes;
  • Incentive a motivação e escute todos;
  • Contrate uma boa ferramenta de gestão.

Gerenciar múltiplos projetos pode parecer uma tarefa difícil, mas com os insumos necessários temos certeza que sua empresa será um case de sucesso!

Gestão da inovação: o papel da liderança e o olhar com a equipe

Que a inovação é algo indispensável para o crescimento de negócios e empresas, todos sabemos. Nos últimos anos, tem sido um dos assuntos de principal destaque no mundo corporativo e, a cada dia, surgem novas maneiras de inovar ou práticas de gestão da inovação nas mais variadas abordagens, indo além do tradicional viés econômico e chegando a práticas sociais e ambientais.

O ato de inovar em si não é uma tarefa assim tão fácil quando pensamos nos dias atuais. Mas, o avanço da tecnologia e a facilidade de acesso aos meios de informação estão crescendo exponencialmente no mundo e esse fator possibilita que mais pessoas, empresas e negócios possam estar integrados para resolver problemas, criar novas soluções, desenvolver novas ideias e produtos.

Muito se fala sobre métodos tradicionais de trabalho, boas práticas para construção e viabilização de ideias e até mesmo sobre métodos para atingir um determinado sucesso econômico. Porém, com a necessidade de empresas inovarem e oferecem novos produtos e serviços, também é necessário entender como funcionam os novos métodos de gestão da inovação.

O papel da inovação nas empresas

Primeiro, como já falamos, é importante entendermos qual o papel da inovação nas empresas e nos negócios nos dias atuais, não é mesmo?

Para atender melhor às necessidades dos consumidores e ainda sustentar os pilares econômicos, sociais e ambientais, as empresas precisam sempre buscar por inovação.

A inovação não se dá apenas pelo desenvolvimento de novos produtos, mas também de ferramentas, processos e, principalmente, no modelo de gestão dos líderes perante suas equipes.

O processo de inovação, por muito tempo, foi fomentado de forma mais orgânica, onde os prestadores de serviço nem sempre tinham um tempo determinado para pensar em novas possibilidades e, muitas vezes, quando tinham uma boa ideia, não eram ouvidos pela gestão.

Esse tipo de processo foi se atualizando com o passar dos anos, onde lideranças deixaram – em grande parte – de ter um modelo de gestão rígido e vertical para abrir espaço para um modelo mais horizontal, onde todos pudessem ser ouvidos.

Por que trabalhar com a gestão da inovação

A inovação sempre foi vista com bons olhos no mercado econômico e hoje, é um processo essencial para o crescimento das empresas. Porém, podemos perceber que a ato de inovar também está sendo cada vez mais cobrado nos setores sociais e ambientais.

Isso ocorre pela mudança nos hábitos de consumo, onde compradores também se preocupam com o processo de produção, fonte de recursos, matérias-primas, descarte de materiais, etc.

Trabalhar com a gestão da inovação garante que as empresas dediquem um tempo para sistematizar e realizar novos projetos e também determinar todas as etapas necessárias para que eles sejam viáveis, descrevendo rotinas, recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros, assim como estabelecendo processos hierárquicos e decisórios para a viabilização de resultados.

Como os líderes podem ajudar a inovar

A gestão da inovação se preocupa também com o desenvolvimento das lideranças, tanto na média quanto na alta gestão.

O papel da liderança, por sua vez, é fundamental para fomentar uma cultura voltada para a inovação dentro da empresa. Um bom líder se preocupa com o desenvolvimento de sua equipe, mantendo-a motivada e trabalhando lado a lado, sendo também peça essencial para mostrar o caminho e orientar os demais, assim como assumindo riscos.

Liderar é desenvolver pessoas, por isso trabalhar com a motivação é muito importante. Os líderes devem motivar, ouvir sugestões de melhorias, aprender a trabalhar com feedbacks e com o reforço positivo, pois pessoas desanimadas não estarão confortáveis para criar ou sugerir ideias diferentes.

Estruturando a gestão da inovação nas empresas

Alguns processos podem ser estruturados para implementar a gestão da inovação nas empresas, dentre eles:

Criar uma cultura da inovação, dando insumos e motivando tanto líderes, quanto equipes a realizarem novos projetos;

Incentivar funcionários e líderes, tendo uma gestão empresarial positiva e que motiva os funcionários, criando uma cultura de feedbacks e até mesmo bonificações;

Desenvolver projetos paralelos, fazendo com que as pessoas participem não somente de projetos de sua área, ou da sua rotina de trabalho, gerando a oportunidade para realizarem trabalhos diferentes;

Viabilizar a forma de monetização, lembrando sempre como você poderá trazer lucro para sua empresa através de novas ideias ou produtos;

Entender aspectos legais, estando sempre de acordo com a legislação e também sendo orientado quanto a patentes e processos burocráticos de novas invenções;

Entender e saber como vender suas ideias, priorizando que o discurso seja sempre adequado e comunicando claramente ao público alvo.

Estruturar projetos de inovação, criando o escopo dos projeto desde o início, o que é possível fazer através de ferramentas integradas de gestão.

Há muito o que podemos estudar sobre a gestão da inovação, este ainda é um assunto novo para muitas pessoas e empresas, principalmente porque sugere um novo olhar para problemas antigos.

Entenda como uma ferramenta digital pode transformar a gestão do seu negócio.

Contar com as ferramentas corretas e pessoas motivadas é, sem dúvida, grande parte do caminho.

Se quiser, você pode conhecer um pouco sobre a nossa ferramenta de gestão de negócios clicando aqui!

Tenha uma ótima semana de trabalho =)

5 Livros atuais sobre gestão e planejamento para ler em 2020

Ei, você aí! Fez aquela promessa de que iria ler muito mais em 2020?

Nos encontramos aqui, mais uma vez, para compartilhar conhecimento e a melhor notícia é:  iremos te indicar bons livros atuais sobre gestão e planejamento para ler em 2020!

Não conseguiremos falar sobre todos os bons livros aqui, então escolhemos alguns deles que foram lançados mais recentemente. E que tal se você também compartilhar com a gente – e com os outros leitores do blog – os livros que gostou e indicaria? É só deixar seu comentário abaixo deste texto, ok? Vamos lá!

Gestão do Amanhã: Tudo o que você precisa saber sobre gestão, inovação e liderança para vencer na 4ª Revolução Industrial

Lançado em 2018 por Sandro Magaldi e José Salibi Neto, este livro é um dos mais atuais lançamentos quando falamos em gestão e planejamento.

Ao abordar nosso momento atual, descrevendo-o como a 4ª Revolução Industrial (uma nova era) os autores abordam a importância de novos modelos de gestão, que precisam estar adaptados a um mundo físico, digital e biológico.

O livro mostra um panorama completo dos modelos de gestão ao decorrer da história, questionando sobre o seu ensino tradicional e discutindo sobre o melhor modelo nesse novo momento que vivemos.

De leitura simplificada, apresenta o passado aos mais novos gestores, assim como o futuro da gestão e planejamento aos que precisam entender como se adaptar ao novo.

O Poder do Hábito: Por que fazemos o que fazemos na vida pessoal e nos negócios

De Charles Duhigg, o livro publicado em 2012, ganhou grande visibilidade nos últimos anos e ainda é muito procurado entre jovens que buscam melhorar sua dinâmica de gestão e planejamento de tarefas, sendo no trabalho ou na vida pessoal.

O livro conta histórias pessoais, onde todos os protagonistas tiveram em comum mudanças e transformações de hábitos, focando suas habilidades em padrões que moldam aspectos de suas vidas.

Uma adolescente que parou de fumar e correu uma maratona, um publicitário que conseguiu transformar um produto fadado ao fracasso em um grande sucesso e um executivo pouco conhecido que assumiu uma grande empresa. Todos eles tiveram grande êxito focando na mudança de hábitos.

Liderança: A Inteligência Emocional na Formação do Líder de Sucesso

Este livro, escrito por Daniel Goleman e publicado em 2015, é uma compilação de textos escritos para a Harvard Business Review e outras publicações de negócios.

Além de explorar a vanguarda das ciências humanas para buscar ideias inovadoras para o desenvolvimento pessoal ou profissional, o autor também explica a relação do QI com a forma de lidar com a complexidade cognitiva de determinadas profissões.

Falando sobre dinâmicas dos relacionamentos e inteligência emocional, assunto muito abordado no decorrer do ano passado, o autor conta com o apoio de pesquisas que servem de base para entendimento e melhor evolução do desempenho e inovação no universo empresarial.

Este é, sem dúvidas, um ótimo livro para promover práticas gerenciais e uma leitura essencial para líderes, educadores gerenciais ou coaches.

Boxe: 10 leituras essenciais

Não felizes em indicar apenas um livro, resolvemos indicar uma série completa de livros sobre gestão! 😃

O Boxe conta com 5 livros cheios de ensinamentos dos maiores especialistas em gestão de negócios e pessoas, e leituras selecionadas das páginas da Harvard Business Review, que abordam temas fundamentais para o sucesso profissional. Os livros também reúnem conceitos e práticas direcionadas tanto para gestores experientes, quanto para futuros líderes.

Você também pode comprar os livros separadamente, escolhendo quais dos títulos são do seu interesse. Dentre eles estão os títulos:

  • Gerenciando pessoas;
  • Desafios da gestão;
  • Gerenciando a si mesmo;
  • Para novos gerentes;
  • Inteligência emocional.

25 Ferramentas de Gestão: Um guia sobre os conceitos mais importantes ensinados nos melhores MBAs do mundo. 

Lançado em 2018, o livro de Julian Birkinshaw e Ken Mark é uma leitura rápida de tudo o que você precisa saber sobre gestão.

Abordando ferramentas e conceitos ensinados nos melhores cursos de MBA do mundo, os autores explicam com simplicidade como aprofundar seus conhecimentos em gestão de forma dinâmica, mostrando novas perspectivas e incluindo importantes recomendações práticas.

Gostou das nossas dicas de leitura? Se você já leu algum destes livros, fique à vontade para compartilhar seu conhecimento com a gente nos comentários! Até a próxima!

Entenda como uma ferramenta digital pode transformar a gestão do seu negócio

Com o avanço da tecnologia, da internet e dos profissionais, que devem ter um amplo conhecimento e entender seu negócio como um todo, o uso de ferramentas digitais passa a ser essencial no dia a dia das empresas.

A máxima “olhar o passado, monitorar o presente e prever o futuro” deixa de ser uma história utilizada como um bom argumento de vendas e se torna – cada vez mais – uma necessidade tanto de novos empreendedores como de investidores tradicionais.

Sabemos que estar efetivamente por dentro de todas as tendências tecnológicas é quase impossível e se é difícil provar o valor da contratação de uma ferramenta, o que dirá de várias delas ao mesmo tempo, não é?

Hoje, iremos falar sobre alguns pontos-chave para bons argumentos na hora da contratação de uma ferramenta de gestão integrada.

Um bom planejamento é essencial

Centralizar informações é um jeito fácil e prático de visualizar o negócio como um todo. Para um bom planejamento estratégico, é preciso que todas as metas, tarefas e datas sejam facilmente visualizadas por toda a equipe.

Lembre-se que, na hora de contratar uma ferramenta digital, você deve priorizar aquelas que possuem ampla visualização do negócio, que lhe permitam orientar suas equipes de maneira prática e que apresentem uma clara linha do tempo de todas as tarefas em curso, bem como das pendentes e das finalizadas.

Uma ferramenta onde é possível encontrar boa parte do seu planejamento estratégico é de grande valor aos gestores e colaboradores e também proporciona mais transparência e alinhamento entre todos.

Mudando a cultura da sua empresa

Ferramentas digitais são, ainda, um grande avanço quando falamos sobre alinhamento. Muitas empresas ainda encontram dificuldade em efetivar processos de trabalho mais organizados e simplificados, pois não possuem uma boa comunicação entre setores.

Para isso, muitas ferramentas permitem uma visualização de tarefas orientadas a equipes e indivíduos. Isso possibilita que toda empresa possa acompanhar em que fase um projeto está e quais são as pessoas responsáveis por ele.

A falta desse tipo de alinhamento não é apenas um problema de grandes empresas, onde a comunicação demora a chegar em todos os setores, mas também de pequenos negócios, onde muitas vezes, um quadro de tarefas apertado faz com que objetivos simples, como a comunicação diária entre equipes, sejam colocados em segundo plano.

A importância de gerir canais

A falta de integração entre os canais de vendas é outro dos problemas comuns nas empresas, mas, quando bem feita demonstra resultados bem significativos.

A integração de resultados online e offline são essenciais para que se tenha uma noção completa do processo de vendas do seu negócio. Atualmente o conceito onmichannel estabelece a convergência entre canais como telefone, site, redes sociais, aplicativos e todos os outros meios utilizados pela empresa.

Ter uma boa visibilidade do seu funil de vendas também garante cuidar do processo como um todo, evitando a perda de informações durante o processo.

É importante entender que cada empresa tem um ciclo de vendas específico e que o tempo entre as fases do funil pode variar. Por isso, ter visibilidade sobre todo o processo em uma ferramenta digital é muito importante.

Melhorias no atendimento e foco no cliente

Os benefícios de ter todo processo bem definido vão além de melhorar a comunicação interna, auxilia também a comunicação direta com o cliente.

A importância dos feedbacks vêm crescendo a cada dia, sendo essencial para criar melhorias em praticamente todos os tipos de processos, sendo eles internos ou externos.

Hoje em dia, empresas buscam soluções que se integrem para gerir tickets e solucionar problemas de seus clientes de maneira eficaz. Porém, infelizmente, a maioria das ferramentas digitais não resolve de maneira prática esse problema.

Além disso, uma falha recorrente é adquirir ferramentas multicanais sem acompanhar corretamente os seus resultados.

Escolhendo sua ferramenta digital

Contratar uma ferramenta digital que integre seu negócio de ponta a ponta pode não ser uma tarefa fácil. Porém, é importante considerar os pontos mais importantes para o seu negócio na tomada de decisão.

É possível que algumas ferramentas sejam mais desenvolvidas em determinados aspectos do que outras e, ainda assim, não possuam todas as funcionalidade que você estava buscando.

Atualmente, já existem serviços e plataformas mais completos, evitando que empresas precisem integrar diversas soluções. A Airbox é um desses exemplos, uma ferramenta com layout mais simples e intuitivo, para que você possa gerenciar sua empresa de ponta a ponta e saber tudo o que ocorre em cada uma das etapas do seu trabalho.

Que tal aproveitar para fazer uma demonstração gratuita desta ferramenta? Teste agora mesmo!

2020 já começou e você ainda não realizou aquele tão esperado planejamento? 

Você está cheio de ideias e projetos, mas, como na maioria das vezes, não sabe como organizá-los ou por onde começar, não é mesmo?

Nós temos uma boa notícia: Ainda dá tempo! Neste texto, vamos falar sobre algumas formas de realizar um bom planejamento para 2020 e dar aquele start nos tão sonhados projetos, sejam eles pessoais ou profissionais. 

Saiba por onde começar

Organizar as suas ideias no papel pode parecer um tanto rudimentar nos dias de hoje, não é mesmo? Mas quem nunca fez uma lista de tarefas a serem cumpridas para manter o foco? Esta pode ser uma boa solução para pessoas que não costumam ou nunca fizeram nenhum tipo de planejamento.

Comprometer um pequeno tempo da sua semana para fazer isso, pode ser uma boa forma de começar um planejamento de forma simples e descontraída. Além do mais, você pode começar a anotar os seus objetivos diariamente – à medida que se lembra deles – em um caderno de bolso ou até mesmo no seu próprio celular.

É claro que, atualmente, o avanço da tecnologia possibilita que muitos destes processos sejam feitos através de plataformas de gestão automatizadas, como já citamos aqui no blog algumas vezes. Porém, em um primeiro momento, caso você ainda não tenha nenhum tipo de familiaridade com alguma dessas ferramentas, tudo bem iniciar seus projetos de uma forma mais simples e confortável, afinal, nosso principal objetivo é começar! 

“Uma meta sem um plano é só um desejo.”

Antoine de Saint-Exupéry

Defina metas e datas

Todos nós já sabemos o resultado de deixar um planejamento sem início, meio e fim. A procrastinação, às vezes, se torna a melhor amiga de tarefas não datadas para uma entrega. 

Se isso acaba ocorrendo algumas vezes em nosso dia a dia de trabalho, onde normalmente temos um grau de comprometimento muito maior, como evitar que aconteça em nossos projetos pessoais? 

O primeiro passo para garantir que isso não aconteça em seu planejamento é definindo metas claras e objetivas e atrelando datas de entrega a cada uma delas, criando, assim, um senso de responsabilidade e urgência sob determinada atividade. 

Por exemplo:

Projeto Data de entrega final
Criar um portfólio online 10/02/2020
Etapas Data de entrega
Selecionar materiais 15/01/2020
Escolher layout do site 20/01/2020
Lançamento e divulgação 10/02/2020

Estude sobre os métodos de produtividade

Diversos métodos de produtividade podem auxiliar nas etapas de execução das tarefas do seu planejamento. Lendo um pouco sobre alguns deles, você poderá escolher aquele que mais lhe agrada na hora de colocar os seus objetivos em prática.

Alguns bons exemplos são:

KANBAN: O Kanban é um método visual para gerenciar o trabalho conforme ele se move por um processo. O sistema permite visualizar o processo como um todo (o fluxo de trabalho) e o trabalho real que passa por esse processo.

POMODORO: A técnica Pomodoro é uma metodologia popular de gerenciamento de tempo que pode ajudá-lo a desviar de distrações, focar e realizar tarefas em pequenos intervalos, enquanto faz pausas frequentes para relaxar e descansar.

SMART: O método SMART tem como objetivo principal criar uma lista concreta de objetivos e metas realistas e factíveis, garantindo que a sua grande ideia saia do papel. Para isso, ela precisa ser: eSpecífica, Mensurável, Atingível, Relevante e Temporizável.

Esteja aberto à utilização de uma ferramenta

Estando pronto e confortável para dar um passo adiante em seu planejamento, esteja aberto a conhecer ferramentas que possam te auxiliar. Ferramentas online como plataformas de gestão automatizadas costumam oferecer um layout semipronto e de fácil utilização para que você apenas tenha o trabalho de organizar suas tarefas. 

Por serem integradas com outras ferramentas, podem ser sincronizadas com e-mail e calendário, facilitando assim a vida quando necessário estipular e cumprir prazos. 

Dica extra: Faça as piores coisas primeiro!

Após fazer uma lista de todas as tarefas que precisam ser feitas, coloque em primeiro lugar aquelas mais difíceis de serem realizadas, ou até mesmo aquelas que você terá maior dificuldade de realizar sozinho. 

Tirar as tarefas difíceis e complexas da frente logo de manhã aumenta a produtividade e gera uma gostosa sensação de alívio. Fazer as piores coisas primeiro é uma abordagem que pode não funcionar pra todo mundo, mas esse método te ajuda a nunca mais deixar uma tarefa com prazo para a última hora.

Espero que este texto tenha te ajudado a realizar o seu primeiro planejamento de tarefas para 2020! Se você gostou, compartilhe com os amigos e nos deixem sugestões de outros assuntos que gostariam de ler por aqui. Até mais!

Conheça 7 opções de plataformas de gestão automatizadas e como elas influenciam na produtividade

Em geral, todos queremos ser mais produtivos. Faz sentido: quando você está focado e eficiente, realiza mais e tem mais clareza sobre o que está trabalhando.

Mas a produtividade não chega assim, do nada, e simplesmente acontece com as pessoas. Nossos cérebros são facilmente distraídos. É por isso que geralmente exigimos alguma estrutura e uma abordagem sistemática para nos ajudar a garantir que as melhores práticas permaneçam.

Plataformas automatizadas são aqueles sistemas que ajudam indivíduos e equipes a trabalhar de maneira mais inteligente e fácil.

Neste post, analisamos alguns dos melhores sistemas de produtividade que você deve considerar ao procurar aquele que melhor se adequa às necessidades da sua empresa!

1. Asana

O objetivo do Asana é ajudá-lo a cumprir os prazos de suas tarefas e determinar a prioridade delas. Sua interface é simples e direta, o que facilita a visualização das tarefas. E, além disso, é possível integrá-lo a algum software de gerenciamento de tempo para adicionar controle de tempo às suas tarefas, o que é muito bom.
No entanto, o Asana tem algumas desvantagens, como os recursos de compartilhamento, onde é difícil ver todas as suas tarefas em um só lugar.

2.  Basecamp

O Basecamp é uma ótima ferramenta de gerenciamento de pequenos projetos para lidar muito bem com times remotos. Sua simplicidade facilita a organização e o acabamento de projetos. O ponto negativo é que não possui rastreamento de tempo ou relatórios. Além disso, a organização dos documentos e anexos pode ficar um pouco confusa e, às vezes, é difícil encontrar o que você está procurando.

3. Trello

O Trello é outra ferramenta popular para colaboração baseada no método Kanban, desenvolvido pela Toyota na década de 1960, cuja simplicidade faz dele um dos mais utilizados em empresas de todos os segmentos. Mas, embora os itens possam ser organizados em tarefas e cartões específicos (representando tarefas), quando um quadro acumula um grande número de cartões, ele pode facilmente ficar lotado e confuso. O calcanhar de Aquiles do Trello é não poder visualizar – e, portanto, gerenciar – times e projetos distintos simultaneamente.

4. Wrike

O Wrike se destaca como uma plataforma intuitiva de gerenciamento de projetos com gestão de recursos, captura automatizada de solicitações, revisão e aprovação. Permite, ainda, criar visualizações customizáveis dos mais importantes projetos, incluindo gráficos, status de tarefas e atualizações. É uma das poucas ferramentas que adotam o e-mail, enquanto outros tentam limitar a quantidade de e-mails enviados.

5. Monday

O Monday é um software de gerenciamento de projetos que se concentrou em layouts simples e visualmente intuitivos o que ajudam a esclarecer a sequência do trabalho. Porém, pode ser um pouco difícil de controlar tempo e despesas em relação a cada tarefa e o custo de todas as tarefas relacionadas para um cliente específico. Além disso, ele não possui um gráfico de Gantt, ferramenta visual para controlar o cronograma de um projeto.

6. Run Run It

O Runrun.it permite acompanhar os trabalhos das equipes, saber em qual projeto cada colaborador atua e gerar relatórios do desempenho do dia a dia com acesso a avaliações de desempenho e tempo de cada tarefa. Pode ser uma plataforma difícil de usar para equipes enxutas, exigindo treinamento e capacitação dos funcionários sobre a ferramenta.

7. Airbox

A Airbox é uma ferramenta simples e prática de usar. Não é preciso muito treinamento para que sua equipe comece a utilizá-la. Com ela, tudo se conecta e você não perde tempo preenchendo formulários longos ou alimentando recursos desnecessários.

Nela, é possível ter visão do andamento de toda a operação em apenas uma tela, o que proporciona uma melhor organização, uma vez que deixa tudo conectado: desde oportunidades, contratos, projetos, tarefas de processos, tickets/chamados de clientes até o sucesso do cliente. O resultado é mais tranquilidade e foco com uma gestão integrada – e de ponta a ponta – sem complicação e com tudo que você precisa para se planejar, organizar e gerar mais negócios.

O software ainda emite relatórios para que você possa acompanhar o tempo gasto em cada tarefa. A visualização é limpa, para que seja fácil o suficiente de ver o quadro geral, ao mesmo tempo que sua tela não fique sobrecarregada. Além disso, a Airbox é uma ferramenta nacional, o que garante suporte rápido e efetivo muito mais perto da sua equipe.

Gostou de conhecer as plataformas automatizadas? Aproveite e conte para gente o que você mais procura em uma!

O seu negócio está operando na potência máxima?

Você sabia que 70% das companhias que tentam se reinventar não conseguem? 😲
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Pesquisas apresentadas na Época Negócios apontam que a principal razão do fracasso é o comportamento das pessoas na organização – da alta gestão aos colaboradores. ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀

Mas, afinal, qual o segredo das empresas que conseguem passar por processos de transformação? 🤔

Segundo líderes que já conduziram processos de gestão da mudança, o fundamental é dedicar mais tempo à comunicação dos motivos que levaram à mudança, ter mais agilidade para neutralizar pessoas resistentes, definir metas mais claras e focar no alinhamento com a equipe de gestores.

Empresas mais bem sucedidas tendem a pensar como atacantes: elas não se apegam às mesmas formas de fazer as coisas só porque esse é o status quo, ou porque é como “sempre foi feito desse jeito”. ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
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Nas transformações de sucesso, geralmente a empresa define metas ambiciosas. O primeiro passo para alcançar essas metas é questionar se você se livrou de todas as restrições que impedem o negócio de alcançar todo o seu potencial. Além disso, a resiliência precisa ser uma constante porque toda mudança encontra muita resistência e desafios e se manter focado é essencial.

Como seria seu negócio, operando com sua potência máxima? 🚀💪🎯 ⠀

O que é e como funciona a técnica Pomodoro?

É difícil fazer as coisas, especialmente se você possui ou trabalha em uma empresa baseada em serviços. Você faz uma coisa e no minuto seguinte aparece uma nova para fazer.

Entra aí a técnica Pomodoro. Esse método popular de gerenciamento de tempo pode ajudá-lo a desviar de distrações, focar e realizar tarefas em pequenos intervalos, enquanto faz pausas frequentes para relaxar e descansar. 

O melhor de tudo é que é fácil. Se você tem uma lista de tarefas grandes para produzir, é uma ótima maneira de fazer tudo. Vamos dar uma olhada no que é a técnica Pomodoro e ver como você pode aplicá-la ao seu trabalho.

O que é a técnica Pomodoro?

A técnica Pomodoro foi inventada no início dos anos 90 pelo desenvolvedor, empresário e autor Francesco Cirillo. Cirillo nomeou o sistema de “Pomodoro” em homenagem ao cronômetro em forma de tomate que ele costumava acompanhar seu trabalho como estudante universitário. 

A metodologia é simples: quando confrontado com qualquer tarefa grande ou série de tarefas, divida o trabalho em intervalos curtos e cronometrados (chamados “Pomodoros”), espaçados por intervalos curtos. 

Isso treina seu cérebro a se concentrar por curtos períodos e ajuda a manter-se atualizado sobre os prazos ou recargas constantes. Com o tempo, pode até ajudar a melhorar sua atenção e concentração.

Pomodoro é um sistema cíclico. Você trabalha em sprints curtos, o que garante uma produtividade consistente. Você também pode fazer intervalos regulares que reforçam sua motivação e o mantêm criativo.

Como a técnica Pomodoro funciona?

A técnica Pomodoro é provavelmente um dos métodos mais simples de produtividade para implementar. Tudo que você precisa é de um cronômetro. Além disso, não há aplicativos, livros ou ferramentas especiais necessários (apesar de existirem muitos deles por aí, caso você opte por este caminho).

Veja como começar com Pomodoro, em cinco etapas:

  • Escolha uma tarefa a ser realizada;
  • Defina o Pomodoro para 25 minutos (o Pomodoro é o cronômetro);
  • Trabalhe na tarefa até que o Pomodoro toque;
  • Faça uma pequena pausa (5 minutos é OK);
  • A cada 4 Pomodoros fazem uma pausa mais longa.

Essa pausa mais longa geralmente fica entre 15 a 30 minutos, o que for preciso para que você se sinta recarregado e pronto para iniciar outra sessão de trabalho de 25 minutos. 

Repita esse processo algumas vezes ao longo de uma jornada de trabalho e, na verdade, você realizará muito — mesmo fazendo muitas pausas para pegar uma xícara de café ou encher sua garrafa de água no processo.

É importante observar que um Pomodoro é uma unidade de trabalho indivisível — isso significa que, se você se distrair com um colega de trabalho, reunião ou emergência, é necessário encerrar o Pomodoro (salvando seu trabalho e iniciando um novo mais tarde), ou você deve adiar a distração até que o pomodoro esteja completo. 

Se você puder fazer isso,  utilize a estratégia de “informar, negociar e ligar de volta”:

  • Informe a outra parte (que distrai) de que você está trabalhando em algo no momento;
  • Negocie um momento em que você possa retornar a eles sobre o problema de distração em tempo hábil;
  • Agende esse acompanhamento imediatamente;
  • Ligue de volta para a outra parte quando seu Pomodoro estiver completo e você estiver pronto para resolver o problema.

Obviamente, nem toda distração é tão simples, e algumas coisas exigem atenção imediata. Às vezes, é perfeitamente ok dizer ao seu colega de trabalho: “estou no meio de alguma coisa agora, mas posso voltar para você em dez minutos?”. 

Fazer isso não apenas o mantém no ritmo, mas também dá a você controle sobre sua jornada de trabalho.

Por fim, é importante lembrar que Pomodoro é um sistema de produtividade. Se você estiver avançando e o cronômetro disparar, não há problema em pausar o cronômetro, terminar o que está fazendo e depois fazer uma pausa. 

O objetivo é ajudá-lo a se concentrar, mas também lembrá-lo de buscar ar, já que intervalos regulares são importantes para sua produtividade. 

Gostou de aprender sobre a técnica Pomodoro? Já usava alguma outra dica para ser mais produtivo no trabalho? Comente abaixo e compartilhe conosco!

A importância do apontamento de horas para empresas de serviços

O apontamento de horas é uma parte vital do processo de entrega de projetos para organizações de serviços profissionais por duas razões principais:

  • Ele ajuda sua empresa a verificar se os recursos estão sendo alocados corretamente e estão gerando lucro;
  • Ele permite que você fature e prove aos clientes que eles estão recebendo os recursos pelos quais pagaram.

Se os apontamentos de horas são uma parte vital do seu negócio, o seu processo de gerenciamento do tempo não deve ser fundamental para o gerenciamento da sua empresa? Deveria, mas para muitas empresas de serviços profissionais, não é. Então, como os processos de gerenciamento de tempo podem ser melhorados?

O que é o apontamento de horas e por que usá-lo?

O apontamento de horas é a especificação do tempo gasto por tarefa, projeto ou cliente durante a rotina de trabalho. Existem diferentes métodos que podem ser usados para registrar o apontamento, como papel, planilha eletrônica ou software específicos.

O apontamento de horas é importante para empresas baseadas em serviços por diversas razões. Aumento da produtividade, transparência e melhor controle dos custos são algumas delas. 

As más práticas no apontamento impactam negativamente o ciclo de faturamento, o fluxo de caixa e a receita da empresa. Mas como?

O apontamento de horas inconsistente e atrasado ​​geralmente resulta em desperdício de horas faturáveis, que poderiam ser revertidas em mais clientes e, consequentemente, mais receita.

Quando as planilhas de horas são inseridas com frequência e no prazo, os gestores obtêm uma imagem melhor do status de um trabalho ou projeto e podem ver muito mais rapidamente quando as pessoas estão fazendo as coisas fora do escopo original. 

Se esse for o caso, isso dará a eles tempo para negociar pedidos de alteração e serviços adicionais com o cliente. Se eles não tiverem essa visibilidade devido ao atraso no apontamento de horas, o resultado geralmente são horas adicionais sendo trabalhadas pelas quais a empresa não está sendo paga. 

Quais as melhores práticas para o apontamento de horas?

Como falamos, existem métodos diferentes para fazer o apontamento de horas, porém, o tradicionalismo do papel está dando lugar à eficiência dos formatos digitais. 

O software para controle de tarefas e apontamento de horas é a opção mais eficiente. Para te mostrar, separamos as melhores práticas abaixo:

Criação de uma visão organizacional e enfatizar a importância do apontamento

A importância do apontamento de horas tem que vir do topo. Líderes e executivos da empresa devem definir o padrão, em vez de ser a exceção. Eles devem delinear suas expectativas em torno de cronogramas, revisão de tempo e aprovação, bem como explicar por que a apresentação oportuna é importante para o desempenho da empresa.

Torna mais fácil para o pessoal relatar o tempo

Remova todas as desculpas que a equipe der para não controlar suas horas. Com o software de apontamento de horas que temos atualmente, o acesso não é mais uma desculpa. Desde que exista uma conexão com a Internet, a equipe pode inserir os quadros de horários diários de qualquer lugar: do escritório, em casa ou em um local de trabalho do cliente. 

Treinamento para que o pessoal saiba como inserir os dados

Não envie apenas um e-mail geral que descreva o processo do apontamento de horas. O treinamento prático é importante para estabelecer a urgência e colocar todos a bordo e no caminho certo. 

Faça um treinamento dedicado com sua equipe que detalhe as expectativas da empresa. Mostre a eles como devem ser as suas planilhas de horas e certifique-se de que eles estão claros quanto a quais projetos e fases devem entrar em contato com o tempo. Isso ajudará a reduzir erros e acelerar o processo de faturamento.

Eliminação da sobrecarga de opções

Restrinja a lista de projetos e atividades disponíveis para a equipe inserir o tempo gasto apenas para aqueles a que estão atribuídos. Feche projetos inativos para entrada de tempo. Isso ajudará a reduzir os erros de entrada  e ajudará os gerentes a melhorar o controle.

Agora que você aprendeu a importância do apontamento de horas, acompanhe nosso blog e continue aprendendo como melhorar a gestão na sua empresa baseada em serviços!

O que é customer success e por que você deveria se importar?

Customer Success é a metodologia de negócios que garante que os clientes da sua empresa conquistem os resultados desejados enquanto usam seu serviço. 

Basicamente, a metodologia consiste em fazer o gerenciamento focado em relacionamento, alinhando os objetivos do cliente e do fornecedor para obter resultados mutuamente benéficos. 

Uma estratégia eficaz de sucesso do cliente normalmente resulta na retenção de clientes e aumento de oportunidades de vendas. Mas como o Customer Success faz isso e por que seu negócio precisa dele? Vamos dar uma olhada abaixo! Acompanhe conosco:

Por que as empresas precisam do sucesso do cliente?

O sucesso do seu negócio está intrinsecamente ligado ao sucesso do seu cliente. Se os clientes conseguirem tirar o melhor do seu serviço, eles continuarão usando ele e, assim, sua empresa será bem-sucedida. 

Em essência, é disso que se trata o Customer Success: garantir que seus clientes atinjam o resultado desejado enquanto usam seu serviço. Naturalmente, fazer isso requer pessoas, processos e, o mais importante, dados. 

Afinal, como você pode ajudar seus clientes a obter sucesso usando seu serviço se você não sabe quando, por que e como eles estão realmente usando. É por isso que o sucesso do cliente exige:

  • Implementação de tecnologia;
  • Visibilidade em tempo real da “saúde” de seus clientes, representada por uma combinação de dados de uso e entradas contextuais;
  • Adoção em toda a empresa de métricas e processos baseados em resultados.

Aproveitando esses três aspectos, a empresa deve adotar uma abordagem proativa, holística e organizacional para garantir que seus clientes — incluindo aqueles que usam o produto e aqueles que se beneficiam de seu uso — recebam cada vez mais valor de seu serviço durante suas vidas como clientes.

Sucesso do Cliente vs. Serviço ao Cliente vs. Gerenciamento de Contas

Em suma, Customer Success significa que uma empresa está sendo proativa, enquanto o atendimento ao cliente é reativo. Os clientes têm problemas, por isso enviam tickets, e-mails e fazem ligações telefônicas. 

Espera-se que a equipe de suporte resolva esses problemas e os clientes continuem alegres. Esse é o atendimento ao cliente. É focado em cada caso e no aqui-e-agora. 

Quanto ao gerenciamento de contas, esse é um conceito antigo e mais comercial. Os gerentes de conta atraem os clientes insatisfeitos e lidam com os problemas à medida que surgem. Como o atendimento ao cliente, ele se concentra demais nas interações caso a caso, e ainda é muito reativo. 

Além disso, a mentalidade de gerenciamento de contas é diferente do Customer Success. Tudo está no nome: os gerentes de contas gerenciam contas — o dinheiro que entra — não o sucesso do cliente que possui a conta.

O Customer Success é o sucessor do gerenciamento de contas. É evolutivamente superior. Ele identifica problemas e oportunidades por meio da coleta e aproveitamento de tantos pontos de dados quanto possível sobre o cliente. 

Além disso, Customer Success informa a estratégia. Ele ajuda as empresas a entender melhor a experiência do cliente e seu ciclo de vida, para que possam melhorá-lo. 

Ainda, o Customer Success realmente se concentra no cliente e em como esse cliente pode ter sucesso, em vez de se concentrar apenas em como a empresa pode ter sucesso. É uma mudança de mentalidade que gera grandes recompensas para todos.

Como dito acima, Customer Success ajuda as empresas a entender melhor a experiência do cliente, entendendo o como, o porquê e usando dados para garantir que ele faça tudo melhor.

E você, já está preocupado com o sucesso do seu cliente? Aproveite e veja o que é SLA e como esse padrão contratual pode te ajudar a melhorar o relacionamento com os clientes!