O que é e como funciona a técnica Pomodoro?

É difícil fazer as coisas, especialmente se você possui ou trabalha em uma empresa baseada em serviços. Você faz uma coisa e no minuto seguinte aparece uma nova para fazer.

Entra aí a técnica Pomodoro. Esse método popular de gerenciamento de tempo pode ajudá-lo a desviar de distrações, focar e realizar tarefas em pequenos intervalos, enquanto faz pausas frequentes para relaxar e descansar. 

O melhor de tudo é que é fácil. Se você tem uma lista de tarefas grandes para produzir, é uma ótima maneira de fazer tudo. Vamos dar uma olhada no que é a técnica Pomodoro e ver como você pode aplicá-la ao seu trabalho.

O que é a técnica Pomodoro?

A técnica Pomodoro foi inventada no início dos anos 90 pelo desenvolvedor, empresário e autor Francesco Cirillo. Cirillo nomeou o sistema de “Pomodoro” em homenagem ao cronômetro em forma de tomate que ele costumava acompanhar seu trabalho como estudante universitário. 

A metodologia é simples: quando confrontado com qualquer tarefa grande ou série de tarefas, divida o trabalho em intervalos curtos e cronometrados (chamados “Pomodoros”), espaçados por intervalos curtos. 

Isso treina seu cérebro a se concentrar por curtos períodos e ajuda a manter-se atualizado sobre os prazos ou recargas constantes. Com o tempo, pode até ajudar a melhorar sua atenção e concentração.

Pomodoro é um sistema cíclico. Você trabalha em sprints curtos, o que garante uma produtividade consistente. Você também pode fazer intervalos regulares que reforçam sua motivação e o mantêm criativo.

Como a técnica Pomodoro funciona?

A técnica Pomodoro é provavelmente um dos métodos mais simples de produtividade para implementar. Tudo que você precisa é de um cronômetro. Além disso, não há aplicativos, livros ou ferramentas especiais necessários (apesar de existirem muitos deles por aí, caso você opte por este caminho).

Veja como começar com Pomodoro, em cinco etapas:

  • Escolha uma tarefa a ser realizada;
  • Defina o Pomodoro para 25 minutos (o Pomodoro é o cronômetro);
  • Trabalhe na tarefa até que o Pomodoro toque;
  • Faça uma pequena pausa (5 minutos é OK);
  • A cada 4 Pomodoros fazem uma pausa mais longa.

Essa pausa mais longa geralmente fica entre 15 a 30 minutos, o que for preciso para que você se sinta recarregado e pronto para iniciar outra sessão de trabalho de 25 minutos. 

Repita esse processo algumas vezes ao longo de uma jornada de trabalho e, na verdade, você realizará muito — mesmo fazendo muitas pausas para pegar uma xícara de café ou encher sua garrafa de água no processo.

É importante observar que um Pomodoro é uma unidade de trabalho indivisível — isso significa que, se você se distrair com um colega de trabalho, reunião ou emergência, é necessário encerrar o Pomodoro (salvando seu trabalho e iniciando um novo mais tarde), ou você deve adiar a distração até que o pomodoro esteja completo. 

Se você puder fazer isso,  utilize a estratégia de “informar, negociar e ligar de volta”:

  • Informe a outra parte (que distrai) de que você está trabalhando em algo no momento;
  • Negocie um momento em que você possa retornar a eles sobre o problema de distração em tempo hábil;
  • Agende esse acompanhamento imediatamente;
  • Ligue de volta para a outra parte quando seu Pomodoro estiver completo e você estiver pronto para resolver o problema.

Obviamente, nem toda distração é tão simples, e algumas coisas exigem atenção imediata. Às vezes, é perfeitamente ok dizer ao seu colega de trabalho: “estou no meio de alguma coisa agora, mas posso voltar para você em dez minutos?”. 

Fazer isso não apenas o mantém no ritmo, mas também dá a você controle sobre sua jornada de trabalho.

Por fim, é importante lembrar que Pomodoro é um sistema de produtividade. Se você estiver avançando e o cronômetro disparar, não há problema em pausar o cronômetro, terminar o que está fazendo e depois fazer uma pausa. 

O objetivo é ajudá-lo a se concentrar, mas também lembrá-lo de buscar ar, já que intervalos regulares são importantes para sua produtividade. 

Gostou de aprender sobre a técnica Pomodoro? Já usava alguma outra dica para ser mais produtivo no trabalho? Comente abaixo e compartilhe conosco!

A importância do apontamento de horas para empresas de serviços

O apontamento de horas é uma parte vital do processo de entrega de projetos para organizações de serviços profissionais por duas razões principais:

  • Ele ajuda sua empresa a verificar se os recursos estão sendo alocados corretamente e estão gerando lucro;
  • Ele permite que você fature e prove aos clientes que eles estão recebendo os recursos pelos quais pagaram.

Se os apontamentos de horas são uma parte vital do seu negócio, o seu processo de gerenciamento do tempo não deve ser fundamental para o gerenciamento da sua empresa? Deveria, mas para muitas empresas de serviços profissionais, não é. Então, como os processos de gerenciamento de tempo podem ser melhorados?

O que é o apontamento de horas e por que usá-lo?

O apontamento de horas é a especificação do tempo gasto por tarefa, projeto ou cliente durante a rotina de trabalho. Existem diferentes métodos que podem ser usados para registrar o apontamento, como papel, planilha eletrônica ou software específicos.

O apontamento de horas é importante para empresas baseadas em serviços por diversas razões. Aumento da produtividade, transparência e melhor controle dos custos são algumas delas. 

As más práticas no apontamento impactam negativamente o ciclo de faturamento, o fluxo de caixa e a receita da empresa. Mas como?

O apontamento de horas inconsistente e atrasado ​​geralmente resulta em desperdício de horas faturáveis, que poderiam ser revertidas em mais clientes e, consequentemente, mais receita.

Quando as planilhas de horas são inseridas com frequência e no prazo, os gestores obtêm uma imagem melhor do status de um trabalho ou projeto e podem ver muito mais rapidamente quando as pessoas estão fazendo as coisas fora do escopo original. 

Se esse for o caso, isso dará a eles tempo para negociar pedidos de alteração e serviços adicionais com o cliente. Se eles não tiverem essa visibilidade devido ao atraso no apontamento de horas, o resultado geralmente são horas adicionais sendo trabalhadas pelas quais a empresa não está sendo paga. 

Quais as melhores práticas para o apontamento de horas?

Como falamos, existem métodos diferentes para fazer o apontamento de horas, porém, o tradicionalismo do papel está dando lugar à eficiência dos formatos digitais. 

O software para controle de tarefas e apontamento de horas é a opção mais eficiente. Para te mostrar, separamos as melhores práticas abaixo:

Criação de uma visão organizacional e enfatizar a importância do apontamento

A importância do apontamento de horas tem que vir do topo. Líderes e executivos da empresa devem definir o padrão, em vez de ser a exceção. Eles devem delinear suas expectativas em torno de cronogramas, revisão de tempo e aprovação, bem como explicar por que a apresentação oportuna é importante para o desempenho da empresa.

Torna mais fácil para o pessoal relatar o tempo

Remova todas as desculpas que a equipe der para não controlar suas horas. Com o software de apontamento de horas que temos atualmente, o acesso não é mais uma desculpa. Desde que exista uma conexão com a Internet, a equipe pode inserir os quadros de horários diários de qualquer lugar: do escritório, em casa ou em um local de trabalho do cliente. 

Treinamento para que o pessoal saiba como inserir os dados

Não envie apenas um e-mail geral que descreva o processo do apontamento de horas. O treinamento prático é importante para estabelecer a urgência e colocar todos a bordo e no caminho certo. 

Faça um treinamento dedicado com sua equipe que detalhe as expectativas da empresa. Mostre a eles como devem ser as suas planilhas de horas e certifique-se de que eles estão claros quanto a quais projetos e fases devem entrar em contato com o tempo. Isso ajudará a reduzir erros e acelerar o processo de faturamento.

Eliminação da sobrecarga de opções

Restrinja a lista de projetos e atividades disponíveis para a equipe inserir o tempo gasto apenas para aqueles a que estão atribuídos. Feche projetos inativos para entrada de tempo. Isso ajudará a reduzir os erros de entrada  e ajudará os gerentes a melhorar o controle.

Agora que você aprendeu a importância do apontamento de horas, acompanhe nosso blog e continue aprendendo como melhorar a gestão na sua empresa baseada em serviços!

O que é customer success e por que você deveria se importar?

Customer Success é a metodologia de negócios que garante que os clientes da sua empresa conquistem os resultados desejados enquanto usam seu serviço. 

Basicamente, a metodologia consiste em fazer o gerenciamento focado em relacionamento, alinhando os objetivos do cliente e do fornecedor para obter resultados mutuamente benéficos. 

Uma estratégia eficaz de sucesso do cliente normalmente resulta na retenção de clientes e aumento de oportunidades de vendas. Mas como o Customer Success faz isso e por que seu negócio precisa dele? Vamos dar uma olhada abaixo! Acompanhe conosco:

Por que as empresas precisam do sucesso do cliente?

O sucesso do seu negócio está intrinsecamente ligado ao sucesso do seu cliente. Se os clientes conseguirem tirar o melhor do seu serviço, eles continuarão usando ele e, assim, sua empresa será bem-sucedida. 

Em essência, é disso que se trata o Customer Success: garantir que seus clientes atinjam o resultado desejado enquanto usam seu serviço. Naturalmente, fazer isso requer pessoas, processos e, o mais importante, dados. 

Afinal, como você pode ajudar seus clientes a obter sucesso usando seu serviço se você não sabe quando, por que e como eles estão realmente usando. É por isso que o sucesso do cliente exige:

  • Implementação de tecnologia;
  • Visibilidade em tempo real da “saúde” de seus clientes, representada por uma combinação de dados de uso e entradas contextuais;
  • Adoção em toda a empresa de métricas e processos baseados em resultados.

Aproveitando esses três aspectos, a empresa deve adotar uma abordagem proativa, holística e organizacional para garantir que seus clientes — incluindo aqueles que usam o produto e aqueles que se beneficiam de seu uso — recebam cada vez mais valor de seu serviço durante suas vidas como clientes.

Sucesso do Cliente vs. Serviço ao Cliente vs. Gerenciamento de Contas

Em suma, Customer Success significa que uma empresa está sendo proativa, enquanto o atendimento ao cliente é reativo. Os clientes têm problemas, por isso enviam tickets, e-mails e fazem ligações telefônicas. 

Espera-se que a equipe de suporte resolva esses problemas e os clientes continuem alegres. Esse é o atendimento ao cliente. É focado em cada caso e no aqui-e-agora. 

Quanto ao gerenciamento de contas, esse é um conceito antigo e mais comercial. Os gerentes de conta atraem os clientes insatisfeitos e lidam com os problemas à medida que surgem. Como o atendimento ao cliente, ele se concentra demais nas interações caso a caso, e ainda é muito reativo. 

Além disso, a mentalidade de gerenciamento de contas é diferente do Customer Success. Tudo está no nome: os gerentes de contas gerenciam contas — o dinheiro que entra — não o sucesso do cliente que possui a conta.

O Customer Success é o sucessor do gerenciamento de contas. É evolutivamente superior. Ele identifica problemas e oportunidades por meio da coleta e aproveitamento de tantos pontos de dados quanto possível sobre o cliente. 

Além disso, Customer Success informa a estratégia. Ele ajuda as empresas a entender melhor a experiência do cliente e seu ciclo de vida, para que possam melhorá-lo. 

Ainda, o Customer Success realmente se concentra no cliente e em como esse cliente pode ter sucesso, em vez de se concentrar apenas em como a empresa pode ter sucesso. É uma mudança de mentalidade que gera grandes recompensas para todos.

Como dito acima, Customer Success ajuda as empresas a entender melhor a experiência do cliente, entendendo o como, o porquê e usando dados para garantir que ele faça tudo melhor.

E você, já está preocupado com o sucesso do seu cliente? Aproveite e veja o que é SLA e como esse padrão contratual pode te ajudar a melhorar o relacionamento com os clientes!

Feedback do cliente: por que é importante para sua empresa de serviços?

Se você gerencia seu próprio negócio, sabemos que faz o melhor para agradar seus clientes, satisfazer suas necessidades e, eventualmente, mantê-los fiéis à sua marca. Mas como você pode ter certeza de que seus esforços estão trazendo os resultados desejados?

Se você não tentar descobrir o que seus clientes realmente pensam sobre o seu serviço, você nunca será capaz de dar a eles a melhor experiência possível.

O feedback sobre a experiência que eles têm com sua marca são informações úteis que você pode usar para ajustar seu negócio de modo a atender às necessidades deles com mais precisão.

Há muitas maneiras de aproveitar o feedback dos clientes e lucrar com isso. Neste artigo, explicaremos por que coletar feedback dos clientes é crucial para gerenciar a satisfação deles, melhorar seus serviços e muito mais. Acompanhe conosco! Continue lendo “Feedback do cliente: por que é importante para sua empresa de serviços?”