Dificuldade de acompanhamento de múltiplos projetos

Gerenciar múltiplos projetos pode se tornar uma tarefa árdua, e isso vale para os mais variados tipos de negócio.

Você já pensou que com diversas equipes, pessoas, tarefas e metas a serem cumpridas, a importância de organizar e gerir pode ser um dos processos mais complexos a serem desenvolvidos?

A falta de organização pode ocasionar grandes problemas estruturais e até mesmo financeiros. Por isso, é preciso estudar e entender quais as formas mais eficientes de lidar com esse tipo de situação.

Porque gerir múltiplos projetos é necessário

Ao contrário do que pensamos, gerir múltiplos projetos simultaneamente é uma dificuldade bem comum para muitas empresas – e até mesmo para a maioria das pessoas.

Grandes empresas possuem diversas equipes que, por sua vez, estão destinadas a processos operacionais diferentes. Estas empresas possuem um capital financeiro maior e muitas vezes podem contar com a presença de profissionais qualificados e experientes apenas para gerenciar demandas, mas também podem ter maior dificuldade com a autogestão.

Já pequenas e médias empresas podem não conseguir disponibilizar uma parte de seu orçamento anual a um profissional especialista. Nesses casos, deve-se avaliar o uso de ferramentas digitais.

A organização de múltiplos projetos é uma prática de gerenciamento que vem ganhando destaque no mercado os últimos anos e é importante saber que, com um planejamento empresarial bem feito e uma boa gestão de pessoas, ela pode ser aplicada mesmo com recursos limitados.

Como organizar a gestão de múltiplos projetos

Não existe uma fórmula para isso, visto que as empresas se adaptam de maneira diferente à gestão múltipla de tarefas.

Sendo assim, algumas opções podem ser consideradas, tais como a contratação de um profissional orientado à gestão de projetos, a contratação de uma ferramenta digital de gestão, a contratação e orientação de líderes com ampla visão gerencial, a mudança de cultura da empresa para equipes autogerenciáveis, ou até mesmo uma combinação desses fatores.

Uma boa gestão de projetos múltiplos pode garantir uma melhor saúde financeira para as empresas, evitando gastos desnecessários e reduzindo custos. O que, sem dúvidas, já é um ótimo argumento para sua implementação.

Quando devo contratar um profissional

Um profissional responsável pela gestão de projetos pode ser uma das soluções para evitar a desorganização na sua empresa. Isso é mais comum em grandes empresas ou nas que possuem um crescimento acelerado.

Porém, pequenas e médias empresas também devem estar muito atentas, pois são as que mais sofrem com a falta de experiência e habilidade na gestão de problemas, que surgem da organização incorreta de projetos múltiplos.

Algumas pequenas empresas contam com uma cultura mais autogerenciável. Isso possibilita que os profissionais tomem a frente da gestão de múltiplos projetos e consigam lidar com uma rotina de tarefas distintas. Para isso, eles contam com o auxílio de ferramentas digitais e algumas estratégias de planejamento e gestão já conhecidas no mercado.

Confira aqui 5 livros sobre gestão e planejamento para ler em 2020.

Já em outras empresas, que optam pelo modelo de gestão mais tradicional – o que também não dispensa o uso de ferramentas e estratégias de gestão – a contratação de um profissional especializado em gestão de projetos pode evitar muitos problemas futuros e ajudar no desenvolvimento e organização essencial para seu crescimento.

Gerenciar múltiplos projetos é a realidade de muitos profissionais e é uma das habilidades mais valorizadas no mercado.

Qual a necessidade de ferramentas de gestão

Nos tempos atuais, ferramentas digitais são um grande passo para o gerenciamento de projetos.

Como em qualquer aquisição de produto, você deve procurar um ferramenta que melhor atenda às necessidades da sua empresa.

O principal benefício de uma ferramenta de gestão é, justamente, trabalhar com múltiplos projetos e tarefas em um mesmo lugar, de forma visual e acessível para todos.

Como muitas vezes comentamos em nossos textos, um bom planejamento é essencial para uma boa gestão. Assim, ter todas as etapas necessárias para o funcionamento de um processo descritas em um ambiente digital pode facilitar sua vida, não é mesmo?

A Airbox é umas das ferramentas de gestão que permite uma visualização ampla da saúde das empresas, negócios e projetos. Você pode conhecê-la clicando aqui!

Dicas para realizar um boa gestão de projetos

Fique de olho! Aqui estão algumas dicas para acabar com a dificuldade na gestão de múltiplos projetos:

  • Tenha um planejamento estratégico bem definido e estruturado;
  • Defina metas e objetivos bem claros;
  • Desenvolva bons líderes de equipe orientados à gestão de projetos;
  • Mapeie as habilidades dos envolvidos;
  • Estabeleça confiança e construa uma cultura autogerenciável;
  • Acompanhar todos os projetos e equipes;
  • Delegue e evite sobrecargas de líderes e equipes;
  • Incentive a motivação e escute todos;
  • Contrate uma boa ferramenta de gestão.

Gerenciar múltiplos projetos pode parecer uma tarefa difícil, mas com os insumos necessários temos certeza que sua empresa será um case de sucesso!

5 Livros atuais sobre gestão e planejamento para ler em 2020

Ei, você aí! Fez aquela promessa de que iria ler muito mais em 2020?

Nos encontramos aqui, mais uma vez, para compartilhar conhecimento e a melhor notícia é:  iremos te indicar bons livros atuais sobre gestão e planejamento para ler em 2020!

Não conseguiremos falar sobre todos os bons livros aqui, então escolhemos alguns deles que foram lançados mais recentemente. E que tal se você também compartilhar com a gente – e com os outros leitores do blog – os livros que gostou e indicaria? É só deixar seu comentário abaixo deste texto, ok? Vamos lá!

Gestão do Amanhã: Tudo o que você precisa saber sobre gestão, inovação e liderança para vencer na 4ª Revolução Industrial

Lançado em 2018 por Sandro Magaldi e José Salibi Neto, este livro é um dos mais atuais lançamentos quando falamos em gestão e planejamento.

Ao abordar nosso momento atual, descrevendo-o como a 4ª Revolução Industrial (uma nova era) os autores abordam a importância de novos modelos de gestão, que precisam estar adaptados a um mundo físico, digital e biológico.

O livro mostra um panorama completo dos modelos de gestão ao decorrer da história, questionando sobre o seu ensino tradicional e discutindo sobre o melhor modelo nesse novo momento que vivemos.

De leitura simplificada, apresenta o passado aos mais novos gestores, assim como o futuro da gestão e planejamento aos que precisam entender como se adaptar ao novo.

O Poder do Hábito: Por que fazemos o que fazemos na vida pessoal e nos negócios

De Charles Duhigg, o livro publicado em 2012, ganhou grande visibilidade nos últimos anos e ainda é muito procurado entre jovens que buscam melhorar sua dinâmica de gestão e planejamento de tarefas, sendo no trabalho ou na vida pessoal.

O livro conta histórias pessoais, onde todos os protagonistas tiveram em comum mudanças e transformações de hábitos, focando suas habilidades em padrões que moldam aspectos de suas vidas.

Uma adolescente que parou de fumar e correu uma maratona, um publicitário que conseguiu transformar um produto fadado ao fracasso em um grande sucesso e um executivo pouco conhecido que assumiu uma grande empresa. Todos eles tiveram grande êxito focando na mudança de hábitos.

Liderança: A Inteligência Emocional na Formação do Líder de Sucesso

Este livro, escrito por Daniel Goleman e publicado em 2015, é uma compilação de textos escritos para a Harvard Business Review e outras publicações de negócios.

Além de explorar a vanguarda das ciências humanas para buscar ideias inovadoras para o desenvolvimento pessoal ou profissional, o autor também explica a relação do QI com a forma de lidar com a complexidade cognitiva de determinadas profissões.

Falando sobre dinâmicas dos relacionamentos e inteligência emocional, assunto muito abordado no decorrer do ano passado, o autor conta com o apoio de pesquisas que servem de base para entendimento e melhor evolução do desempenho e inovação no universo empresarial.

Este é, sem dúvidas, um ótimo livro para promover práticas gerenciais e uma leitura essencial para líderes, educadores gerenciais ou coaches.

Boxe: 10 leituras essenciais

Não felizes em indicar apenas um livro, resolvemos indicar uma série completa de livros sobre gestão! 😃

O Boxe conta com 5 livros cheios de ensinamentos dos maiores especialistas em gestão de negócios e pessoas, e leituras selecionadas das páginas da Harvard Business Review, que abordam temas fundamentais para o sucesso profissional. Os livros também reúnem conceitos e práticas direcionadas tanto para gestores experientes, quanto para futuros líderes.

Você também pode comprar os livros separadamente, escolhendo quais dos títulos são do seu interesse. Dentre eles estão os títulos:

  • Gerenciando pessoas;
  • Desafios da gestão;
  • Gerenciando a si mesmo;
  • Para novos gerentes;
  • Inteligência emocional.

25 Ferramentas de Gestão: Um guia sobre os conceitos mais importantes ensinados nos melhores MBAs do mundo. 

Lançado em 2018, o livro de Julian Birkinshaw e Ken Mark é uma leitura rápida de tudo o que você precisa saber sobre gestão.

Abordando ferramentas e conceitos ensinados nos melhores cursos de MBA do mundo, os autores explicam com simplicidade como aprofundar seus conhecimentos em gestão de forma dinâmica, mostrando novas perspectivas e incluindo importantes recomendações práticas.

Gostou das nossas dicas de leitura? Se você já leu algum destes livros, fique à vontade para compartilhar seu conhecimento com a gente nos comentários! Até a próxima!

Entenda como uma ferramenta digital pode transformar a gestão do seu negócio

Com o avanço da tecnologia, da internet e dos profissionais, que devem ter um amplo conhecimento e entender seu negócio como um todo, o uso de ferramentas digitais passa a ser essencial no dia a dia das empresas.

A máxima “olhar o passado, monitorar o presente e prever o futuro” deixa de ser uma história utilizada como um bom argumento de vendas e se torna – cada vez mais – uma necessidade tanto de novos empreendedores como de investidores tradicionais.

Sabemos que estar efetivamente por dentro de todas as tendências tecnológicas é quase impossível e se é difícil provar o valor da contratação de uma ferramenta, o que dirá de várias delas ao mesmo tempo, não é?

Hoje, iremos falar sobre alguns pontos-chave para bons argumentos na hora da contratação de uma ferramenta de gestão integrada.

Um bom planejamento é essencial

Centralizar informações é um jeito fácil e prático de visualizar o negócio como um todo. Para um bom planejamento estratégico, é preciso que todas as metas, tarefas e datas sejam facilmente visualizadas por toda a equipe.

Lembre-se que, na hora de contratar uma ferramenta digital, você deve priorizar aquelas que possuem ampla visualização do negócio, que lhe permitam orientar suas equipes de maneira prática e que apresentem uma clara linha do tempo de todas as tarefas em curso, bem como das pendentes e das finalizadas.

Uma ferramenta onde é possível encontrar boa parte do seu planejamento estratégico é de grande valor aos gestores e colaboradores e também proporciona mais transparência e alinhamento entre todos.

Mudando a cultura da sua empresa

Ferramentas digitais são, ainda, um grande avanço quando falamos sobre alinhamento. Muitas empresas ainda encontram dificuldade em efetivar processos de trabalho mais organizados e simplificados, pois não possuem uma boa comunicação entre setores.

Para isso, muitas ferramentas permitem uma visualização de tarefas orientadas a equipes e indivíduos. Isso possibilita que toda empresa possa acompanhar em que fase um projeto está e quais são as pessoas responsáveis por ele.

A falta desse tipo de alinhamento não é apenas um problema de grandes empresas, onde a comunicação demora a chegar em todos os setores, mas também de pequenos negócios, onde muitas vezes, um quadro de tarefas apertado faz com que objetivos simples, como a comunicação diária entre equipes, sejam colocados em segundo plano.

A importância de gerir canais

A falta de integração entre os canais de vendas é outro dos problemas comuns nas empresas, mas, quando bem feita demonstra resultados bem significativos.

A integração de resultados online e offline são essenciais para que se tenha uma noção completa do processo de vendas do seu negócio. Atualmente o conceito onmichannel estabelece a convergência entre canais como telefone, site, redes sociais, aplicativos e todos os outros meios utilizados pela empresa.

Ter uma boa visibilidade do seu funil de vendas também garante cuidar do processo como um todo, evitando a perda de informações durante o processo.

É importante entender que cada empresa tem um ciclo de vendas específico e que o tempo entre as fases do funil pode variar. Por isso, ter visibilidade sobre todo o processo em uma ferramenta digital é muito importante.

Melhorias no atendimento e foco no cliente

Os benefícios de ter todo processo bem definido vão além de melhorar a comunicação interna, auxilia também a comunicação direta com o cliente.

A importância dos feedbacks vêm crescendo a cada dia, sendo essencial para criar melhorias em praticamente todos os tipos de processos, sendo eles internos ou externos.

Hoje em dia, empresas buscam soluções que se integrem para gerir tickets e solucionar problemas de seus clientes de maneira eficaz. Porém, infelizmente, a maioria das ferramentas digitais não resolve de maneira prática esse problema.

Além disso, uma falha recorrente é adquirir ferramentas multicanais sem acompanhar corretamente os seus resultados.

Escolhendo sua ferramenta digital

Contratar uma ferramenta digital que integre seu negócio de ponta a ponta pode não ser uma tarefa fácil. Porém, é importante considerar os pontos mais importantes para o seu negócio na tomada de decisão.

É possível que algumas ferramentas sejam mais desenvolvidas em determinados aspectos do que outras e, ainda assim, não possuam todas as funcionalidade que você estava buscando.

Atualmente, já existem serviços e plataformas mais completos, evitando que empresas precisem integrar diversas soluções. A Airbox é um desses exemplos, uma ferramenta com layout mais simples e intuitivo, para que você possa gerenciar sua empresa de ponta a ponta e saber tudo o que ocorre em cada uma das etapas do seu trabalho.

Que tal aproveitar para fazer uma demonstração gratuita desta ferramenta? Teste agora mesmo!

2020 já começou e você ainda não realizou aquele tão esperado planejamento? 

Você está cheio de ideias e projetos, mas, como na maioria das vezes, não sabe como organizá-los ou por onde começar, não é mesmo?

Nós temos uma boa notícia: Ainda dá tempo! Neste texto, vamos falar sobre algumas formas de realizar um bom planejamento para 2020 e dar aquele start nos tão sonhados projetos, sejam eles pessoais ou profissionais. 

Saiba por onde começar

Organizar as suas ideias no papel pode parecer um tanto rudimentar nos dias de hoje, não é mesmo? Mas quem nunca fez uma lista de tarefas a serem cumpridas para manter o foco? Esta pode ser uma boa solução para pessoas que não costumam ou nunca fizeram nenhum tipo de planejamento.

Comprometer um pequeno tempo da sua semana para fazer isso, pode ser uma boa forma de começar um planejamento de forma simples e descontraída. Além do mais, você pode começar a anotar os seus objetivos diariamente – à medida que se lembra deles – em um caderno de bolso ou até mesmo no seu próprio celular.

É claro que, atualmente, o avanço da tecnologia possibilita que muitos destes processos sejam feitos através de plataformas de gestão automatizadas, como já citamos aqui no blog algumas vezes. Porém, em um primeiro momento, caso você ainda não tenha nenhum tipo de familiaridade com alguma dessas ferramentas, tudo bem iniciar seus projetos de uma forma mais simples e confortável, afinal, nosso principal objetivo é começar! 

“Uma meta sem um plano é só um desejo.”

Antoine de Saint-Exupéry

Defina metas e datas

Todos nós já sabemos o resultado de deixar um planejamento sem início, meio e fim. A procrastinação, às vezes, se torna a melhor amiga de tarefas não datadas para uma entrega. 

Se isso acaba ocorrendo algumas vezes em nosso dia a dia de trabalho, onde normalmente temos um grau de comprometimento muito maior, como evitar que aconteça em nossos projetos pessoais? 

O primeiro passo para garantir que isso não aconteça em seu planejamento é definindo metas claras e objetivas e atrelando datas de entrega a cada uma delas, criando, assim, um senso de responsabilidade e urgência sob determinada atividade. 

Por exemplo:

Projeto Data de entrega final
Criar um portfólio online 10/02/2020
Etapas Data de entrega
Selecionar materiais 15/01/2020
Escolher layout do site 20/01/2020
Lançamento e divulgação 10/02/2020

Estude sobre os métodos de produtividade

Diversos métodos de produtividade podem auxiliar nas etapas de execução das tarefas do seu planejamento. Lendo um pouco sobre alguns deles, você poderá escolher aquele que mais lhe agrada na hora de colocar os seus objetivos em prática.

Alguns bons exemplos são:

KANBAN: O Kanban é um método visual para gerenciar o trabalho conforme ele se move por um processo. O sistema permite visualizar o processo como um todo (o fluxo de trabalho) e o trabalho real que passa por esse processo.

POMODORO: A técnica Pomodoro é uma metodologia popular de gerenciamento de tempo que pode ajudá-lo a desviar de distrações, focar e realizar tarefas em pequenos intervalos, enquanto faz pausas frequentes para relaxar e descansar.

SMART: O método SMART tem como objetivo principal criar uma lista concreta de objetivos e metas realistas e factíveis, garantindo que a sua grande ideia saia do papel. Para isso, ela precisa ser: eSpecífica, Mensurável, Atingível, Relevante e Temporizável.

Esteja aberto à utilização de uma ferramenta

Estando pronto e confortável para dar um passo adiante em seu planejamento, esteja aberto a conhecer ferramentas que possam te auxiliar. Ferramentas online como plataformas de gestão automatizadas costumam oferecer um layout semipronto e de fácil utilização para que você apenas tenha o trabalho de organizar suas tarefas. 

Por serem integradas com outras ferramentas, podem ser sincronizadas com e-mail e calendário, facilitando assim a vida quando necessário estipular e cumprir prazos. 

Dica extra: Faça as piores coisas primeiro!

Após fazer uma lista de todas as tarefas que precisam ser feitas, coloque em primeiro lugar aquelas mais difíceis de serem realizadas, ou até mesmo aquelas que você terá maior dificuldade de realizar sozinho. 

Tirar as tarefas difíceis e complexas da frente logo de manhã aumenta a produtividade e gera uma gostosa sensação de alívio. Fazer as piores coisas primeiro é uma abordagem que pode não funcionar pra todo mundo, mas esse método te ajuda a nunca mais deixar uma tarefa com prazo para a última hora.

Espero que este texto tenha te ajudado a realizar o seu primeiro planejamento de tarefas para 2020! Se você gostou, compartilhe com os amigos e nos deixem sugestões de outros assuntos que gostariam de ler por aqui. Até mais!

O que é e para que serve um Cumulative Flow Diagram?

O Cumulative Flow Diagram (CFD) é uma ferramenta que permite que as equipes visualizem o progresso de seus projetos. As equipes podem monitorar o fluxo de trabalho através de seus estágios e dá ao usuário a capacidade de prever bloqueadores ou interrupções no progresso do trabalho. O CFD vem da prática do Kanban e é usado para determinar a eficiência das equipes e seu processo de fluxo de trabalho.

O que o Cumulative Flow mostra?

O Cumulative Flow Diagram mostra a maneira como as tarefas são montadas e sua distribuição ao longo dos diferentes estágios do processo. O gráfico é construído a partir de diferentes faixas coloridas, que dividem as tarefas em quatro grupos: fila, execução, testes/validação, completas.

Cada coluna possui uma cor diferente que informa quantas tarefas estão em qual estágio do processo em um determinado momento (o valor horizontal).

Como o gráfico se parece?

O melhor diagrama que você pode ter mostra um aumento uniforme, com cada faixa mantendo uma estrutura parecida, exceto pela faixa das “tarefas completas”, que deve ficar cada vez mais alta, já que o número de tarefas finalizadas deve crescer sempre.

Como ler um Cumulative Flow Diagram?

A configuração do Cumulative Flow Diagram é bem simples. O eixo vertical mostra quantas tarefas estão em cada estágio do processo de fluxo de trabalho, enquanto o eixo horizontal exibe essas tarefas em um determinado período de tempo.

Informações como tarefas acumuladas, trabalho em andamento e trabalho concluído são facilmente visualizadas no diagrama. Além disso, ele pode fornecer uma visão mais profunda de possíveis problemas e interrupções no progresso. Essa percepção pode ser usada para fazer ajustes no processo.

Há muitos cenários diferentes que podem ocorrer ao ler um CFD. Idealmente, as faixas do diagrama devem se mover paralelas umas às outras à medida que as tarefas são concluídas e novas tarefas são iniciadas.

A ampliação de uma faixa indica que o número de tarefas recebidas é maior do que as concluídas. Isso provavelmente levará a atrasos no processo. Quando isso ocorre, deve haver um foco em concluir o trabalho em andamento (WIP) antes que outros sejam iniciados.

 

Um Cumulative Flow Diagram que mostra o estreitamento de bandas sugere que a produtividade em um estágio é muito concentrada e deve ser distribuída em outras áreas para permitir um melhor fluxo de trabalho.

O que procurar no CFD?

O que você não quer ver é um aumento repentino dentro de qualquer faixa de tarefas. Isto, sem dúvida, apontará para um problema. A partir do acúmulo sucessivo de tarefas em uma determinada faixa, você também pode prever gargalos e, com isso, tentar evitá-los.

Outra coisa que você não quer ver é que a faixa relacionada às tarefas “em execução” se alargue verticalmente — já que isso significa que o número de tarefas que estão sendo gerenciadas atualmente é muito grande e, portanto, todo o projeto pode ser comprometido.

Quais os benefícios do CFD?

Os Cumulative Flow Diagrams podem ser benéficos para as equipes, pois fornecem uma visualização clara do fluxo de trabalho e o entendimento de como os projetos estão progredindo. Áreas de preocupação são facilmente identificáveis à medida que o diagrama se amplia ou se estreita.

Quando uma área problemática é facilmente detectada, alterações podem ser feitas para que o trabalho possa continuar de forma eficiente. O CFD também pode mostrar a quantidade total de WIP e a rapidez com que os projetos estão sendo concluídos. Isso permite que as equipes determinem se estão no caminho certo e lhes dá a capacidade de projetar quando os projetos serão concluídos no prazo e quando não serão.

Gostou de aprender sobre o Cumulative Flow Diagram? Conheça o Airbox e veja como nossa ferramenta te ajuda a implementá-lo!