A importância do apontamento de horas para empresas de serviços

O apontamento de horas é uma parte vital do processo de entrega de projetos para organizações de serviços profissionais por duas razões principais:

  • Ele ajuda sua empresa a verificar se os recursos estão sendo alocados corretamente e estão gerando lucro;
  • Ele permite que você fature e prove aos clientes que eles estão recebendo os recursos pelos quais pagaram.

Se os apontamentos de horas são uma parte vital do seu negócio, o seu processo de gerenciamento do tempo não deve ser fundamental para o gerenciamento da sua empresa? Deveria, mas para muitas empresas de serviços profissionais, não é. Então, como os processos de gerenciamento de tempo podem ser melhorados?

O que é o apontamento de horas e por que usá-lo?

O apontamento de horas é a especificação do tempo gasto por tarefa, projeto ou cliente durante a rotina de trabalho. Existem diferentes métodos que podem ser usados para registrar o apontamento, como papel, planilha eletrônica ou software específicos.

O apontamento de horas é importante para empresas baseadas em serviços por diversas razões. Aumento da produtividade, transparência e melhor controle dos custos são algumas delas. 

As más práticas no apontamento impactam negativamente o ciclo de faturamento, o fluxo de caixa e a receita da empresa. Mas como?

O apontamento de horas inconsistente e atrasado ​​geralmente resulta em desperdício de horas faturáveis, que poderiam ser revertidas em mais clientes e, consequentemente, mais receita.

Quando as planilhas de horas são inseridas com frequência e no prazo, os gestores obtêm uma imagem melhor do status de um trabalho ou projeto e podem ver muito mais rapidamente quando as pessoas estão fazendo as coisas fora do escopo original. 

Se esse for o caso, isso dará a eles tempo para negociar pedidos de alteração e serviços adicionais com o cliente. Se eles não tiverem essa visibilidade devido ao atraso no apontamento de horas, o resultado geralmente são horas adicionais sendo trabalhadas pelas quais a empresa não está sendo paga. 

Quais as melhores práticas para o apontamento de horas?

Como falamos, existem métodos diferentes para fazer o apontamento de horas, porém, o tradicionalismo do papel está dando lugar à eficiência dos formatos digitais. 

O software para controle de tarefas e apontamento de horas é a opção mais eficiente. Para te mostrar, separamos as melhores práticas abaixo:

Criação de uma visão organizacional e enfatizar a importância do apontamento

A importância do apontamento de horas tem que vir do topo. Líderes e executivos da empresa devem definir o padrão, em vez de ser a exceção. Eles devem delinear suas expectativas em torno de cronogramas, revisão de tempo e aprovação, bem como explicar por que a apresentação oportuna é importante para o desempenho da empresa.

Torna mais fácil para o pessoal relatar o tempo

Remova todas as desculpas que a equipe der para não controlar suas horas. Com o software de apontamento de horas que temos atualmente, o acesso não é mais uma desculpa. Desde que exista uma conexão com a Internet, a equipe pode inserir os quadros de horários diários de qualquer lugar: do escritório, em casa ou em um local de trabalho do cliente. 

Treinamento para que o pessoal saiba como inserir os dados

Não envie apenas um e-mail geral que descreva o processo do apontamento de horas. O treinamento prático é importante para estabelecer a urgência e colocar todos a bordo e no caminho certo. 

Faça um treinamento dedicado com sua equipe que detalhe as expectativas da empresa. Mostre a eles como devem ser as suas planilhas de horas e certifique-se de que eles estão claros quanto a quais projetos e fases devem entrar em contato com o tempo. Isso ajudará a reduzir erros e acelerar o processo de faturamento.

Eliminação da sobrecarga de opções

Restrinja a lista de projetos e atividades disponíveis para a equipe inserir o tempo gasto apenas para aqueles a que estão atribuídos. Feche projetos inativos para entrada de tempo. Isso ajudará a reduzir os erros de entrada  e ajudará os gerentes a melhorar o controle.

Agora que você aprendeu a importância do apontamento de horas, acompanhe nosso blog e continue aprendendo como melhorar a gestão na sua empresa baseada em serviços!

O que é customer success e por que você deveria se importar?

Customer Success é a metodologia de negócios que garante que os clientes da sua empresa conquistem os resultados desejados enquanto usam seu serviço. 

Basicamente, a metodologia consiste em fazer o gerenciamento focado em relacionamento, alinhando os objetivos do cliente e do fornecedor para obter resultados mutuamente benéficos. 

Uma estratégia eficaz de sucesso do cliente normalmente resulta na retenção de clientes e aumento de oportunidades de vendas. Mas como o Customer Success faz isso e por que seu negócio precisa dele? Vamos dar uma olhada abaixo! Acompanhe conosco:

Por que as empresas precisam do sucesso do cliente?

O sucesso do seu negócio está intrinsecamente ligado ao sucesso do seu cliente. Se os clientes conseguirem tirar o melhor do seu serviço, eles continuarão usando ele e, assim, sua empresa será bem-sucedida. 

Em essência, é disso que se trata o Customer Success: garantir que seus clientes atinjam o resultado desejado enquanto usam seu serviço. Naturalmente, fazer isso requer pessoas, processos e, o mais importante, dados. 

Afinal, como você pode ajudar seus clientes a obter sucesso usando seu serviço se você não sabe quando, por que e como eles estão realmente usando. É por isso que o sucesso do cliente exige:

  • Implementação de tecnologia;
  • Visibilidade em tempo real da “saúde” de seus clientes, representada por uma combinação de dados de uso e entradas contextuais;
  • Adoção em toda a empresa de métricas e processos baseados em resultados.

Aproveitando esses três aspectos, a empresa deve adotar uma abordagem proativa, holística e organizacional para garantir que seus clientes — incluindo aqueles que usam o produto e aqueles que se beneficiam de seu uso — recebam cada vez mais valor de seu serviço durante suas vidas como clientes.

Sucesso do Cliente vs. Serviço ao Cliente vs. Gerenciamento de Contas

Em suma, Customer Success significa que uma empresa está sendo proativa, enquanto o atendimento ao cliente é reativo. Os clientes têm problemas, por isso enviam tickets, e-mails e fazem ligações telefônicas. 

Espera-se que a equipe de suporte resolva esses problemas e os clientes continuem alegres. Esse é o atendimento ao cliente. É focado em cada caso e no aqui-e-agora. 

Quanto ao gerenciamento de contas, esse é um conceito antigo e mais comercial. Os gerentes de conta atraem os clientes insatisfeitos e lidam com os problemas à medida que surgem. Como o atendimento ao cliente, ele se concentra demais nas interações caso a caso, e ainda é muito reativo. 

Além disso, a mentalidade de gerenciamento de contas é diferente do Customer Success. Tudo está no nome: os gerentes de contas gerenciam contas — o dinheiro que entra — não o sucesso do cliente que possui a conta.

O Customer Success é o sucessor do gerenciamento de contas. É evolutivamente superior. Ele identifica problemas e oportunidades por meio da coleta e aproveitamento de tantos pontos de dados quanto possível sobre o cliente. 

Além disso, Customer Success informa a estratégia. Ele ajuda as empresas a entender melhor a experiência do cliente e seu ciclo de vida, para que possam melhorá-lo. 

Ainda, o Customer Success realmente se concentra no cliente e em como esse cliente pode ter sucesso, em vez de se concentrar apenas em como a empresa pode ter sucesso. É uma mudança de mentalidade que gera grandes recompensas para todos.

Como dito acima, Customer Success ajuda as empresas a entender melhor a experiência do cliente, entendendo o como, o porquê e usando dados para garantir que ele faça tudo melhor.

E você, já está preocupado com o sucesso do seu cliente? Aproveite e veja o que é SLA e como esse padrão contratual pode te ajudar a melhorar o relacionamento com os clientes!

o que é SLA e por que é tão importante para empresas de serviços?

Os Service Level Agreements (SLAs) são padrões contratuais que descrevem como um serviço é entregue a um cliente. 

Com o surgimento de provedores baseados em nuvem e o fato de que mais de 90% das empresas usam a nuvem, a importância dos SLAs se multiplicou. Por quê? Porque eles são cruciais para estabelecer padrões de serviço, gerenciar expectativas, explicar responsabilidades e criar estruturas para lidar com suporte ao cliente e reparos pontuais quando ocorrem falhas.

Quando muitas operações de missão crítica dependem da confiabilidade e da qualidade desses serviços — seja a Internet, infraestrutura de TI, hospedagem na nuvem, telecomunicações ou suporte de TI, entre outros —, ter um bom SLAs é inegociável. Vamos dar uma olhada no que eles devem incluir e por que você deve saber o que deve constar nos seus SLAs.

O que consta em um SLA?

Um SLA pode ser formal e juridicamente vinculativo, ou informal e interno. Fornece proteção mútua para todas as partes, criando um benchmark acordado para o que constitui um serviço “bom” — tornando muito mais fácil qualificar um serviço “ruim”. Continue lendo “o que é SLA e por que é tão importante para empresas de serviços?”

As 8 competências essenciais de um profissional de consultoria

Os consultores de negócios ajudam as organizações a resolver problemas, criar valor, maximizar o crescimento e melhorar o desempenho dos negócios. Seja em TI, finanças, jurídico ou relações públicas, eles usam suas competências de negócios para fornecer aconselhamento e conhecimento objetivos e ajudam uma organização a desenvolver quaisquer habilidades especializadas que possam estar faltando.

Os consultores se preocupam principalmente com a estratégia, estrutura, gerenciamento e operações de uma empresa, trabalhando para identificar opções para a organização e sugerir recomendações para mudanças, bem como aconselhar sobre recursos adicionais para implementar soluções.

Se você está buscando alavancar sua carreira ou dando seus primeiros passos no mundo do trabalho, aqui estão as dez principais competências necessárias para ser um consultor eficaz!

1. Consultor é um excelente comunicador

Desde para a condução de entrevistas de pesquisa com os funcionários do cliente até o gerenciamento da equipe e das partes interessadas, a elaboração de propostas de negócios e apresentações, a comunicação eficaz é altamente importante no trabalho de consultoria.

Frequentemente, os projetos se quebram ou ficam estagnados devido à falta de comunicação efetiva. Ser um comunicador forte vai diferenciá-lo do resto e te ajudará a escalar sua reputação rapidamente.

2. Consultor sabe trabalhar em equipe

Não é preciso dizer que a exibição de competências de liderança é uma qualidade altamente desejável para um bom consultor. Mas o que é ainda mais importante é poder trabalhar bem em equipe.

Durante grandes projetos, você estará trabalhando em equipes de dezenas, às vezes centenas de pessoas. As coisas podem se transformar rapidamente em um caos se você não souber funcionar efetivamente dentro de uma equipe. Aprenda a apoiar seus colegas e delegar de forma justa. Você definitivamente será julgado por quão bem trabalha com os outros. Continue lendo “As 8 competências essenciais de um profissional de consultoria”

Feedback do cliente: por que é importante para sua empresa de serviços?

Se você gerencia seu próprio negócio, sabemos que faz o melhor para agradar seus clientes, satisfazer suas necessidades e, eventualmente, mantê-los fiéis à sua marca. Mas como você pode ter certeza de que seus esforços estão trazendo os resultados desejados?

Se você não tentar descobrir o que seus clientes realmente pensam sobre o seu serviço, você nunca será capaz de dar a eles a melhor experiência possível.

O feedback sobre a experiência que eles têm com sua marca são informações úteis que você pode usar para ajustar seu negócio de modo a atender às necessidades deles com mais precisão.

Há muitas maneiras de aproveitar o feedback dos clientes e lucrar com isso. Neste artigo, explicaremos por que coletar feedback dos clientes é crucial para gerenciar a satisfação deles, melhorar seus serviços e muito mais. Acompanhe conosco! Continue lendo “Feedback do cliente: por que é importante para sua empresa de serviços?”

Kanban: o que é, princípios e aplicações em empresas de serviços

O Kanban é um sistema visual para gerenciar o trabalho conforme ele se move por um processo. O sistema permite visualizar o processo como um todo (o fluxo de trabalho) e o trabalho real que passa por esse processo.

O objetivo do Kanban é identificar os possíveis gargalos e corrigi-los para que o trabalho possa fluir de maneira econômica a uma velocidade ideal.

Kanban é uma palavra japonesa que significa “cartão”. É um conceito relacionado à produção enxuta e o just-in-time (JIT), onde é usado como um sistema de programação que informa o que produzir, quando e quanto.

Mas como exatamente o Kanban funciona e o que ele pode fazer por empresas de serviços? Vamos dar uma olhada melhor no método!

A origem do método Kanban

Tudo começou no início dos anos 1940. O primeiro sistema Kanban foi desenvolvido por Taiichi Ohno (engenheiro industrial e empresário) para a Toyota Automotive no Japão. Foi criado como um sistema de planejamento simples, cujo objetivo era controlar e gerenciar o trabalho e o estoque em todas as etapas da produção de forma otimizada.

Uma das principais razões para o desenvolvimento do Kanban foi a produtividade e eficiência inadequadas da Toyota em comparação com seus concorrentes automotivos americanos. Continue lendo “Kanban: o que é, princípios e aplicações em empresas de serviços”

Ordem de serviço: O que é e para que serve

Quem já trabalhou em empresas de serviços profissionais já deve ter ouvido este nome, mas o que exatamente é para que serve uma ordem de serviço?

Uma ordem de serviço é uma autorização para projetos e/ou operações a serem concluídas. Trata-se de uma relevante ferramenta de gestão e comunicação interna. 

Ela pode ser gerada manualmente — por meio de uma solicitação de trabalho enviada por um colaborador, cliente — ou gerada automaticamente por meio de um software de gerenciamento de serviços profissionais. Uma ordem de serviço é o principal marco do início dos trabalhos de um prestador de serviços profissionais. 

Mas para que elas servem e qual sua importância na gestão dos trabalhos? Acompanhe conosco e descubra! Continue lendo “Ordem de serviço: O que é e para que serve”

10 características das empresas de serviços profissionais

Empresas de serviços profissionais (ou em inglês: professional services) estão em evidência no mundo atual. Cada vez mais profissionais especializados tem feito a opção de trocar o vínculo trabalhista tradicional pela alternativa de empreender um negócio de serviços profissionais.

Negócios baseados em serviços profissionais são bastante diferenciados em relação a outros tipos de empresas.  São firmas intensivas em conhecimento especializado.

Como exemplos de empresas de serviços profissionais podemos citar:

  • Consultorias
  • Escritórios de Advocacia
  • Serviços de Tecnologia
  • Agências de Marketing
  • Escritórios de Engenharia
  • Escritórios de Arquitetura
  • Fábricas de Software
  • Empresas de TI entre outros.

Conheça a seguir as 10 características das empresas de serviços profissionais:

  1. Prestam serviços com alto grau de personalização;
  2. Normalmente apresentam ciclos longos de entrega de serviços, pois são complexos e envolvem inúmeras etapas até a sua conclusão;
  3. O maior valor ao cliente é gerado no front-office, ou seja, o momento da verdade acontece normalmente no contato direto e na presença do cliente;
  4. Profissionais de empresas de serviço tem alto grau de autonomia na sua atuação na linha de frente junto aos clientes;
  5. Possuem dificuldade de escalar em função da sua especialização e complexidade das entregas;
  6. Apresentam processo de venda consultivo, com a apresentação de uma proposta de solução somente após o entendimento do problema do cliente e desenho de uma solução adequada;
  7. Normalmente apresentam número pequeno de clientes com relacionamento próximo e de longo prazo;
  8. Seus sócios possuem alto envolvimento na entrega operacional dos serviços e no relacionamento com clientes no dia-a-dia;
  9. O Marketing destas empresas destaca aspectos como: senioridade, competências, experiência, reputação, capacidade, ética e criatividade;
  10. Apresentam dificuldades em encontrar profissionais adequados para a entrega dos serviços em função da alta especialização necessária.

Quer saber mais sobre gestão de serviços? Siga acompanhando as publicações do blog da Airbox!