Como garantir a produtividade da equipe trabalhando em casa

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Com o atual cenário mundial e as perspectivas incertas sobre o controle do  COVID-19 (novo coronavírus), muitas cidades do Brasil já têm pensado em planos de contingência para garantir o funcionamento dos seus negócios e empresas, sem que isso afete a produtividade das equipes nesses tempos de crise.

Sabemos que nem todo negócio – seja de produtos ou serviços – pode oferecer atendimento online ou funcionar da melhor forma possível sem que, ao menos, parte da equipe esteja mobilizada presencialmente.

Porém, em virtude das determinações governamentais sobre os períodos de quarentena necessários para prevenir ao máximo toda a população, muitas empresas já estão migrando suas atividades para o modelo home office.

Trazemos este post com o objetivo de orientar os gestores sobre possíveis métodos para garantir eficiência e produtividade dos seus colaboradores, mesmo nestes tempos tão complicados.

O que é e para que serve o Home Office?

Para desenvolver nosso assunto da melhor forma possível, primeiro vamos entender um pouco sobre o conceito de home office.

Em sua tradução mais literal home office significa escritório em casa.

Esta não é uma prática tão nova quanto pensamos. Antigamente, ainda na Idade Média, a burguesia mantinha suas oficinas ou lojas no andar térreo ou de cima de suas casas.

Esta ideia acabou se dissipando no Século XIX, quando os trabalhadores foram levados às fábricas durante a Revolução Industrial.

Após os anos 1980, já havia profecias que diziam ser possível trabalhar em casa e, devido ao avanço da tecnologia e ao modernismo funcional, esta prática realmente se destacou nos anos 2000.

Hoje, o conceito home office é muito comum para trabalhadores autônomos e muitas empresas – chamadas de home based (que possuem sede em uma residência) – já o adotam.

O home office proporciona que os trabalhadores possam realizar as mesmas tarefas que realizam dentro das empresas em suas próprias casas, sem se preocupar com gastos ou dificuldades de locomoção.

Muitas empresas atualmente adotam a prática de home office algumas vezes por semana, incentivando o colaborador a se sentir mais à vontade e também aproveitando a oportunidade para reduzir custos com os locais de trabalho.

Alguns negócios acreditam que este não é um empecilho na produtividade da equipe e já funcionam totalmente neste modelo, utilizando espaços como cafés e co-workings apenas para realizar reuniões ou trabalhos que precisam ser feitos presencialmente.

O que devo esperar da minha equipe ao trabalhar home office?

Sem dúvida, muitas empresas estão assustadas com o rumo da economia do país. Porém, ao realizarem um novo planejamento para os tempos de contingência e definir tanto os cenários negativos como positivos, devem continuar seguindo suas metas e tarefas diárias com todo o empenho possível e necessário.

É fundamental que os líderes estejam próximos de suas equipes, mesmo que online.

Assim como o papel dos colaboradores deve ser mantido e devam cumprir suas entregas com eficiência, também torna-se muito importante que os gestores acompanhem todo o trabalho e possam se beneficiar de boas práticas e ferramentas digitais para manter a produtividade da equipe.

Como manter uma boa comunicação com sua equipe mesmo a distância?

Isso ainda pode ser novidade para muitos gestores, principalmente em empresas mais tradicionais. Mas nós garantimos a você que gerir uma equipe home office não é nenhum bicho de sete cabeças!

Definir que alguns dos funcionários estejam disponíveis em horário comercial também pode ser uma prática necessária para evitar desencontros e baixa na produtividade de trabalhos que demandam atendimento ou suporte, por exemplo.

Já os colaboradores que estão mais acostumados a trabalhar com entrega de projetos ou metas, podem adaptar os seus horários como melhor lhes convier, desde que estejam disponíveis no momentos solicitados previamente pelo gestor.

O segredo mais importante, como sempre, é a comunicação!

Manter uma boa comunicação entre líderes e colaboradores pode ser o melhor caminho para garantir a produtividade da equipe. É importante definir metas e comunicá-las claramente a todos os envolvidos com seus determinados projetos.

Estude ferramentas digitais que possam lhe beneficiar neste momento e se você ainda não as conhece, procure todos os conteúdos possíveis sobre elas.

Você pode se perguntar se é válido ou não, neste momento, investir dinheiro em uma ferramenta de gestão, porém pode ficar em grandes apuros sem uma delas!

Em um aspecto geral, uma ferramenta de gestão horizontal pode auxiliar na comunicação de uma empresa como um todo, desde os níveis mais básicos até os mais complexos.

Com ela, também será possível compartilhar informações necessárias aos colaboradores e avaliar o desempenho das equipes e dos profissionais, mesmo trabalhando a distância.

Como garantir e avaliar a produtividade da equipe

Não há fórmula mágica para isso, como você já imagina! O segredo, mais uma vez, é garantir que todas as equipes estejam (quase 100%) alinhadas com suas tarefas, metas e prazos. Comunicação e acompanhamento, mesmo a distância, mais uma vez são de extrema importância.

Uma das possíveis formas de garantir isso é realizar reuniões online de acompanhamento com as equipes – sem deixar de lado a prática de feedback, claro – que pode ser feita através de videochamadas individuais.

Aqui estão algumas das mais conhecidas ferramentas de comunicação online. Cada uma delas tem características para diferentes perfis de usuários e equipes. E o melhor, todas possuem versões gratuitas que devem atender a sua necessidade. Caso não as conheça, aproveite este momento de crise para aprender uma coisa nova e experimente-as:

É preciso, ainda, que gestores e colaboradores estejam bem alinhados com suas agendas e horários para não criar um efeito cascata e atrasar sequencialmente seus próximos afazeres.

Ter e incentivar a disciplina de trabalho – mesmo que de forma mais informal e liberal – é um dos papéis mais importantes dos líderes quando falamos em home office.

Aqui também podemos citar, mais uma vez, a importância da utilização de ferramentas de gestão integradas. Dentre outras vantagens, elas podem auxiliar os gestores a avaliar a produtividade da equipe individualmente ou como um todo, garantindo o histórico de tarefas e permitindo designar novos projetos aos colaboradores de forma prática e dinâmica.

Dicas para garantir a produtividade da equipe

Fizemos uma lista com algumas dicas para auxiliar os gestores a garantirem a produtividade das suas equipes:

📍 Seja positivo com a situação atual e transmita isso a sua equipe;

📍 Mostre que você confia nos seus colaboradores;

📍 Incentive-os a dar o melhor de si, mesmo a distância;

📍 Realize feedbacks com frequência para melhor alinhamento de expectativas;

📍 Acompanhe o trabalho das equipes o quanto puder;

📍 Realize reuniões de alinhamento de equipe e projetos sempre que necessário;

📍 Tenha foco no trabalho e seja um bom exemplo para a sua equipe;

📍 Defina metas claras e objetivas;

📍 Invista em ferramentas de gestão;

📍 Estude sobre melhores práticas de comunicação online;

📍 Alinhe horários e seja o mais pontual possível;

📍 Respeite o horário de trabalho estipulado aos colaboradores;

📍 Procure apoiar e ajudar os colaboradores a encontrar a melhor maneira de serem produtivos, mesmo trabalhando de casa.

O home office é um problema para o meu negócio?

Não! O home office não é, nem deve ser um problema para as empresas. Como já dissemos anteriormente, sua empresa pode até conseguir reduzir alguns gastos e se beneficiar de alguma forma desta situação, já que não precisará mais alocar um espaço de trabalho físico para seus colaboradores.

Embora o cenário seja preocupante, empresários e empreendedores devem aproveitar para desenvolver o potencial das pessoas em um novo modelo de trabalho que, futuramente, pode beneficiar a todos de um modo muito positivo.

Este pode ser um bom momento para rever conceitos e se atualizar sobre novas formas de trabalho. É hora de se reinventar, se adaptar e superar!

Opinião da Airbox

Nós – e toda a nossa equipe de comunicação – sentimos muito pelo que está acontecendo neste momento no Brasil e no mundo. Respeitamos e apoiamos as medidas de distanciamento social necessárias neste momento de crise sanitária.

Reforçamos que estamos disponíveis para sanar quaisquer dúvidas que nossos clientes, membros do nosso time ou gestores em geral tenham sobre o trabalho home office ou outros temas que possam trazer paz de espírito para o empreendedor de pequenas empresas de serviços.

Sejam positivos e resilientes neste momento tão complicado que estamos vivendo.

#vaipassar