Gestão ágil de projetos: o que é e como aplicar

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Gestão Ágil de Projetos

Você já deve ter ouvido falar – e também vivenciado – a importância da agilidade no dia a dia. Vivemos um tempo em que a velocidade dá o tom e, por isso, ser ágil é fundamental. Isso vale para qualquer tipo de decisão: desde o destino das férias familiares até fechar um negócio. Não entregar logo pode significar perder oportunidades.

Mas como conquistar agilidade, principalmente quando temos à frente o fato de que na gestão de projetos vários aspectos devem ser analisados?

Parece complicado, afinal fica parecendo que ter agilidade é ser tomado por impulsividade ou uma rapidez sem sentido: ser rápido só para chegar primeiro. 

Quando se pensa no ambiente empresarial, especificamente na administração de uma empresa – seja ela pequena ou grande – a gestão está sempre presente. Mas o que define uma gestão ágil de projetos?

Dá para ser ágil usando metodologia?

Segundo a sabedoria popular, o que começa errado só pode terminar errado. Por isso, quando se fala em projeto é fundamental que todas as etapas estejam bem estruturadas.

O uso de metodologias ágeis contribui para a execução adaptativa de um projeto, de forma assertiva porque permite o envolvimento de todos os profissionais envolvidos e contribui, inclusive, para mudanças que podem ajudar no aperfeiçoamento constante do projeto, sendo especialmente aplicável a projetos de inovação e de desenvolvimento de produtos. 

Ágil não tem a ver apenas com rapidez, mas também com flexibilidade e integração. Portanto, um método ágil de gestão de projetos acolhe mudanças entre os ciclos de planejamento, troca de prioridades, prorroga tarefas e altera características conforme necessário.

Os japoneses costumam ser admirados por sua disciplina e agilidade na solução de problemas. Foi logo depois da Segunda Guerra Mundial, um momento crítico para o país, que a gestão da montadora Toyota desenvolveu um novo modelo de gestão.

Naquele contexto – em que não se poderia ter perdas  – era preferível que, caso fosse notada uma falha no projeto, a correção fosse feita sem interrupções e não recomeçar tudo do zero.

Como funciona

Quem já viu uma troca de pneus nos carros da Fórmula 1 sabe que ela acontece com uma influência mínima no carro e uma rapidez impressionante. Cada pneu tem uma equipe de mecânicos que assume a troca e, nessa equipe, cada um tem uma responsabilidade.

Na gestão ágil, é parecido. O projeto é desmembrado entre as equipes que trabalham nele em ciclos curtos de planejamento/execução e aprendizado  – os chamados sprints. Depois, essas pessoas voltam a se reunir para avaliar o que foi feito, testar o funcionamento e, eventualmente, fazer alterações nos próximos ciclos. Os encontros de planejamento, acompanhamento diário e lições aprendidas contribuem para dar agilidade e dinamismo ao projeto.

Esse tipo de trabalho pode ser adotado por empresas de diversos segmentos, mas talvez seu funcionamento seja visto mais claramente em empresas que atuam no desenvolvimento de software que, a partir da interação e experiência do cliente, podem fazer alterações com o projeto em andamento sem precisar recomeçar do zero.

Valores e princípios do Manifesto Ágil

O Manifesto Ágil é uma série de valores e princípios que orientam a gestão ágil. Ele foi criado em 2001 por um grupo de pessoas que olhou com atenção para a gestão de projetos bem-sucedidos e as lições aprendidas de milhares de projetos fracassados por ter uma abordagem tradicional e ultrapassada. 

Após essa observação, eles estabeleceram as Diretrizes do Manifesto Ágil. São elas:

  1. Indivíduos e interações mais que processos e ferramentas.
  2. Software em funcionamento mais que documentação abrangente.
  3. Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos.
  4. Responder a mudanças mais que seguir um plano.

E se o assunto é método, o grupo também estabeleceu princípios que ajudam a identificar e deixar o propósito das metodologias ágeis mais transparentes. Veja quais são:

  • A prioridade deve ser satisfazer o cliente com uma entrega contínua e adiantada de software com valor agregado;
  • Mudanças são bem-vindas. Processos ágeis tiram vantagem das mudanças buscando vantagem competitiva para o cliente;
  • Entregar frequentemente software funcionando, de poucas semanas a poucos meses, se possível, com menor escala de tempo;
  • Clientes e desenvolvedores devem trabalhar diariamente em conjunto durante toda a execução do projeto;
  • Desenvolva projetos com indivíduos motivados. Ofereça ambiente e suporte necessário, confie neles para desenvolver o trabalho;
  • Face a face é a forma mais eficiente e eficaz de comunicar informações para e entre uma equipe de desenvolvimento;
  • Software funcionando é a medida primária de progresso;
  • Os processos ágeis promovem desenvolvimento sustentável. Os patrocinadores, desenvolvedores e usuários devem ser capazes de manter um ritmo constante indefinidamente;
  • Contínua atenção à excelência técnica e bom design promovem agilidade;
  • Simplicidade é essencial;
  • As melhores arquiteturas, requisitos e designs surgem de equipes autogerenciáveis;
  • Regularmente, a equipe reflete sobre ser mais eficaz e busca agir de acordo.

O que levar em conta para escolher um método ágil

Com esses princípios em mente, a questão passa a ser qual método ágil melhor se encaixa na sua empresa ou se adapta ao gerenciamento da sua equipe? OKRs, Scrum, XP ou algum outro? 

Não tem receita pronta. O melhor é aquele que vai servir para sua jornada. O que você precisa? Agilizar processos? Gerenciar projetos? Atingir metas ágeis? 

Uma coisa é certa: independentemente do que você precisa solucionar, um bom método apoiado por software de gerenciamento pode melhorar – e muito – a capacidade de entrega do seu time.

Quando é preciso aumentar a interatividade do time e ganhar agilidade no gerenciamento de projetos, o compartilhamento de ideias contribui para a melhoria contínua do projeto que pode, inclusive, ser alterado durante a execução, com possibilidade de economia de recursos e evitar retrabalho.

Como implementar?

O uso de métodos ágeis principalmente em gestão de projetos ajuda a agregar valor ao produto final. Por sua vez, o ganho de tempo e eficiência atingida fazem com que a empresa ganhe competitividade e se destaque no mercado. Mas como fazer para atingir esse objetivo?

Não basta comprar um software de gestão, implantar e dizer para os colaboradores: pronto, usem! Não. É preciso entender como a sua empresa funciona, em quais processos ela pode melhorar. E a equipe? Como e de que forma ela desenvolve os projetos? (Este nosso outro artigo pode ajudar 👇)

Gestão de rotina: 7 dicas para uma boa gestão de atividades e equipes produtivas

A partir daí, você começa a procurar um sistema que pode se encaixar melhor com os valores e missão de sua empresa. Afinal, adotar um sistema de gestão ágil pode influenciar a forma de atuação dos seus colaboradores.  

Por isso, é preciso que todos os envolvidos – gestores, gerentes, assistentes – estejam cientes das transformações que podem acontecer a partir dessa adoção.

O Scrum como exemplo

Em uma empresa que adota o Scrum como metodologia de gestão ágil de projetos deve ficar claro para os gestores que esse método exige reuniões diárias e um conjunto de artefatos e cerimônias. Elas servem para saber em que ponto está o projeto e o que falta ser desenvolvido.

O Scrum permite que os times trabalhem juntos mesmo que cada um esteja cuidando de uma parte. Lembra da troca de pneus em um carro de F1? Ou em uma equipe de rugby – que é de onde, originalmente, vem o nome? Esse framework é interessante porque ajuda os participantes dos times a se organizarem ao mesmo tempo que buscam uma solução ou tentam aperfeiçoar algo que está em andamento.

O Scrum faz uso de artefatos, papéis e cerimônias que contribuem na organização e gerenciamento das equipes. Uma das coisas mais interessantes no Scrum é o seu aspecto dinâmico. Talvez por isso, ele seja muito usado para desenvolver softwares e produtos inovadores.

Ele está baseado em três aspectos básicos, mas que são fundamentais: transparência, inspeção e adaptação. Nessa estrutura estão distribuídos os papéis (ou funções) de quem participará do projeto. A partir daí, uma série de ações são tomadas que vão contribuir para a construção do projeto pelo time.

O Scrum é, na verdade, uma metodologia de trabalho que contribui para aumentar a adequação dos produtos da empresa ao mercado dando agilidade nessa construção porque conta com a participação de todos os integrantes. 

Todos participam, cada um fazendo sua parte, mas tendo a visão do todo, de como está sendo estruturado o projeto e, eventualmente, baseado em sua experiência, podem fazer sugestões que tenham como objetivo aperfeiçoar o resultado final. O Scrum é o melhor de cada um para o benefício de todos. 

A gestão ágil de projetos é um conceito ligado a aumentar a qualidade do que é entregue ao cliente e, portanto, implementá-la corretamente pode trazer ótimos resultados.

Agora que você entendeu melhor sobre gestão ágil de projetos, que tal começar a gerir seus projetos de forma profissional com a ajuda da Airbox? Entre em contato com a gente. Estamos prontos para te ajudar!

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