Como realizar a gestão da mudança nos serviços prestados

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A gestão ou gerenciamento da mudança (GMUD) é um termo que refere-se a transformações pelas quais um sistema, uma organização ou pessoas sofrem e pelas quais lhes serão dadas oportunidades de aprendizado.

Essa metodologia é essencial para implementar mudanças para qualquer nova tecnologia, procedimento ou atualização de sistema em uma empresa. Ela também é comumente utilizada na área de TI.

Os princípios da gestão de mudanças impulsionam novos processos e tecnologias utilizados pela empresa para dar um novo tipo de suporte aos procedimentos antigos, que já são realizados da mesma forma há certo tempo.  

A longo prazo, uma estratégia de gestão de mudança nos serviços prestados pode impactar diretamente no retorno sobre o investimento (ROI) de uma empresa, pois muitas vezes estas dependem deste tipo mudança e implementação para continuarem ativas e produtivas no mercado. 

Portanto, não subestime o gerenciamento de mudanças organizacionais. É necessário dedicar tempo e recursos para criar um plano detalhado e procurar profissionais capazes de executá-lo bem.

No texto de hoje, falaremos um pouco sobre este tema e também sobre as 10 etapas importantes para você, que deseja realizar a gestão de mudanças em setores ou procedimentos da sua empresa. 

Lembre-se que qualquer pessoa, dentro de uma empresa, pode iniciar um processo de gestão de mudança. Porém, o mais ideal é que seja realizado por um profissional treinado para que as informações fornecidas ao demais sejam as mais adequadas e de fácil compreensão. 

Os principais objetivos de um processo de gestão da mudança

Existem alguns objetivos que as empresas desejam alcançar com um processo deste tipo, são eles:

  • Mapear e gerenciar todas os tipos de mudanças que possam causar impactos (positivos ou negativos) no seu negócio;
  • Garantir a utilização de métodos e procedimentos padronizados, para uma execução rápida de todas as mudanças;
  • Facilitar a implementação das mudanças mapeadas e aprovadas de forma eficiente, visando os riscos aceitáveis para o negócio;
  • Obter comprometimento e a participação efetiva das equipes e setores envolvidos no planejamento e na implementação das mudanças.

É preciso entender que o mapeamento do processo de mudanças, pode ser feito de diferentes formas, pois cada empresa possui suas necessidades e um controle processual das atualizações de tecnologias, assim como serviços oferecidos internamente e também aos seus clientes e parceiros.

Por isso, um profissional experiente, poderá ajudar a avaliar e mensurar as necessidades da sua empresa. 


Os principais desafios da GMUD

Alguns desafios podem ser enfrentados pelas empresas que buscam implementar a gestão de mudanças nos serviços prestados, principalmente com relação aos colaboradores. 

Algumas pessoas podem encarar o processo de gestão de mudança como aumento de suas atividades ou carga de trabalho, equivocadamente. Por isso, é sempre importante identificar aqueles que incentivam a mudança e os que são resistentes a ela dentro do ambiente corporativo. 

Uma boa estratégia de gerenciamento de mudança, bem-sucedida, avalia também este tipo de preocupação, sendo responsável por incentivar que os colaboradores possam ver benefícios e apoiar a nova tecnologia, assim como seus processos e sistema. 

Outro ponto que não pode ser desconsiderado é a falta de investimento na criação de uma boa estratégia de gerenciamento de mudanças. Muitos projetos relacionados à introdução de um novo processo, sistema ou tecnologia falham devido à isso. 

Isso é mais um dos motivos que pode ocasionar problemas com a equipe, pois os colaboradores podem não entender completamente por que o novo processo está sendo implementado, como funciona ou quais serão os reais benefícios. 

A participação de todos também é algo muito importante. É preciso que todos entendam o que acontecerá dentro da empresa durante a mudança e essencial incluir os colaboradores no processo, mesmo em seu estágio inicial. A maioria das empresas apenas informa a seus funcionários sobre o novo processo durante uma reunião ou treinamento obrigatório, após a tomada de decisão e isso, pode não ser visto com bons olhos por todos.

10 etapas essenciais para realizar a gestão da mudança nos serviços prestados

Existem algumas etapas a serem seguidas para diminuir a possibilidade de erros durante o processo de gerenciamento de mudanças:

Definir o objetivo e seu principal resultado

Definir o principal objetivo para realizar uma gestão da mudança nos serviços prestados pela sua empresa é o primeiro passo de todo o processo. 

Como este projeto pode afetar sua empresa? Que benefícios trará? Que mudanças organizacionais ou comportamentais este tipo de mudança pode causar?

Como a lucratividade e o ROI da sua empresa serão afetados? Que fatores, se alcançados, poderão determinar o sucesso do projeto?

Estas são perguntas simples, porém essenciais para se fazer ao pensar em implementar algum tipo de plano de mudanças em uma empresa. 

Lembre-se que é preciso ter objetivos claros, documentados, para que então seja possível visualizar todos os resultados esperados. 

Identificar áreas ou serviços que serão impactados pela mudança

Primeiramente é preciso entender quais sistemas e tecnologias uma empresa utiliza em seu dia a dia, para assim mapear quais áreas e processos fazem uso destes e como poderão ser afetados direta ou indiretamente pela mudança. 

É claro que algumas áreas e serviços serão impactados de forma mais perceptível pela gestão da mudança do que outras. 

Isso não quer dizer que não seja preciso de preocupar com elas, e com a forma como os serviços prestados pelas áreas menos afetadas serão entregues. 

Prever os riscos e estabelecer planos para minimizá-los

Todas as ações realizadas pelo gerenciamento de mudança devem conter um estudo sobre seus pontos fortes e fracos, o que ajuda a prever riscos e estabelecer planos para minimizá-los.

Analisar as possibilidades de certas mudanças operacionais darem certo ou errado pode facilitar o trabalho futuro, tornando os ajustes mais simples e os processos mais fáceis para todos os envolvidos.  

Defina uma estratégia de comunicação 

Comunicar a mudança, desde de seu início, é parte fundamental para uma estratégia de GMUD bem aceita pelos colaboradores de uma empresa. 

Garantir atualizações, sempre que possível, pode facilitar todo o processo de trabalho. 

Vale a pena pensar em que tipo de comunicação (e-mail, apresentações, reuniões, etc.) é a mais adequada para cada etapa do projeto, com que frequência as mensagens serão enviadas e qual é o público-alvo de cada uma dessas notificações.

Identifique e envolva todos os interessados

É claro que, ao realizar a gestão de mudança em uma empresa, muitos colaboradores vejam isso como uma forma de se beneficiar com o sucesso do projeto. Eles, sem dúvidas influenciarão os demais e ajudarão a impulsionar a adoção de novos processos, sistemas ou tecnologias. 

Por isso, é importante que estas pessoas estejam envolvidas desde o início e estejam cientes de todo o andamento do processo. 

Além disso, estes colaboradores podem ser peças fundamentais para que você obtenha insights e outras informações que poderão ser úteis nos novos processos a serem implementados.

Conte com embaixadores da mudança

Algumas pessoas, como já citamos anteriormente, podem ser mais resistentes aos processos de mudança, por já estarem acostumadas a muito tempo com algo ou acharem que algo novo poderá prejudicá-las de certa forma. 

Nada melhor do que, além de contar com pessoas interessadas pelos projetos de mudança, também contar com a ajuda dos “embaixadores” de novas tecnologias e métodos para divulgar a palavra positiva sobre as mudanças. 

Tenha equipes lideradas por colaboradores que acreditem nos processos de mudança como algo extremamente positivo e que lutem por demonstrar aos demais os pontos positivos do processo.

Realize testes antes da implementação final

Realizar testes em cada etapa do processo é essencial para corrigir erros ou, até mesmo, problemas com a implementação de novas tecnologias por parte dos colaboradores ou clientes que as usarão. 

É possível fazer testes de usabilidade, processos e até mesmo de eficiência conforme os pilares das mudanças forem sendo concluídos, antes mesmo de uma implementação geral. 

Isso será muito importante e, sem dúvidas, diminuirá problemas futuros.

Tenha um plano de contingência

Mudar é bom, mas muitas vezes um processo de mudança pode não trazer os resultados positivos esperados. Por isso, esteja pronto para reconhecer que uma mudança afetou sua empresa negativamente e preparado para voltar atrás, sem que nenhum serviços ou área seja prejudicado. 

Neste caso, ter um plano de contingência também pode ser útil na hora de ter um plano B ou C, com diferentes ações para um mesmo resultado final. 

A verdade é que, por mais que profissionais qualificados estejam imersos no processo e tudo seja feito corretamente, problemas podem acontecer e sempre é necessário estar pronto para adversidades. 

Realize treinamentos

Mais importante do que realizar uma gestão de mudança é saber como implementá-la. Treinamentos aos colaboradores e equipes podem facilitar o processo de implementação de novos serviços ou funcionalidades, garantindo que todos estejam mais preparados para novos processos e que pequenos erros não sejam cometidos, travando processos essenciais para o dia a dia. 

Divulgue suas mudanças como estratégia de marketing

Em algumas empresas, a mudança nos serviços prestados, a incorporação de novas tecnologias e a implementação de novos métodos de trabalho podem ser oportunidades para atrair novos tipos de clientes e realizar novos negócios. 

Por isso, divulgar um processo de mudança bem sucedido pode ser uma boa estratégia de marketing para a sua empresa. 

Muitos clientes tem curiosidade sobre o funcionamento interno de seus prestadores de serviços e isso pode lhes dar maior segurança na hora de bater o martelo.

Conclusão:

Realizar a gestão da mudança pode ser crucial para que as empresas sobrevivam no mercado, pois atualizar-se e dispor de novas tecnologias de trabalho é essencial para que elas consigam acompanhar as tendências e entregar serviços de qualidade e atualizados aos seus clientes. 

Gerir qualquer tipo de processo que mudará, muitas vezes, a forma de trabalho ou processos já bem aceitos pelos colaboradores de uma empresa, pode ser um pouco assustador de início, mas com certeza, a mudança só trará novas e melhores possibilidades ao o seu negócio.

E ai, pronto para começar? Para garantir que os processos de gestão da mudança sejam bem feitos e acompanhados por todos os responsáveis conte com o auxílio de uma ferramenta de gestão de tarefas. Clicando aqui, você pode conhecer um pouco mais sobre a nossa, a Airbox.

Até mais!

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