Ainda que você seja novo na área – ou mesmo se tiver anos de experiência – em gestão de projetos, deve saber que gerenciar e concluir um projeto no prazo e dentro do orçamento não é tarefa fácil.
Quase tudo que envolve o gerenciamento de projetos acaba envolvendo tarefas práticas, que devem sair do papel e precisam ser seguidas com empenho para a obtenção do sucesso almejado.
Neste texto, você irá encontrar um guia sobre gestão de projetos, com boas práticas, técnicas e benefícios.
Este guia de gerenciamento de projetos será útil tanto para iniciantes, que precisam assumir um projeto sem nenhum treinamento formal e também para gerentes de projeto intermediários ou experientes que desejam aprender mais sobre o processo de gerenciamento e metodologias de gerenciamento de projetos.
Vamos lá?
O que é e para que serve a gestão de projetos
A gestão de projetos é um processo que tem como objetivo conduzir um projeto desde o início até o seu fim, dentro do que muitos autores chamam de “restrição tripla” – escopo, tempo e custo – e com atenção especial a uma quarta variável, a qualidade.
Ela também é responsável pela aplicação de processos, conhecimentos e habilidades, técnicas e ferramentas específicas que os gerentes e as equipes utilizam para atingir as metas.
A gestão de projetos pode auxiliar uma infinidade de iniciativas como o desenvolvimento de um software, a elaboração de uma campanha de marketing, a implementação de um sistema informatizado, a organização de eventos, o monitoramento da execução de obras, etc. Para isso, ela precisa ser planejada, executada e controlada por uma equipe de profissionais.
Os projetos têm ciclos de vida, pois não devem durar para sempre. Um ciclo de vida de gestão começa quando o projeto é iniciado e termina quando o projeto é concluído ou encerrado.
Importância da gestão de projetos
Hoje, se você é um gestor ou líder de equipe, é bastante provável que você seja um gerente de projetos. No entanto, a diferença entre abordar cada projeto com planejamento básico e abordá-lo com processos de gerenciamento de projeto adequados é enorme, pois, se você conhecer os fundamentos do gerenciamento de projetos, será capaz de criar processos confiáveis.
Além de estimular a produtividade, melhorar a organização e fornecer uma visão clara para a equipe, a gestão de projetos pode trazer muitas vantagens e benefícios para uma empresa.
Vantagens e benefícios
Uma boa gestão de projetos traz diversos benefícios aos negócios, como maior controle dos processos e dos prazos finais de entrega, maior segurança para a tomada de decisões e adequação do produto ou serviço às demandas de mercado.
Confira outros benefícios de uma gestão de projetos eficiente:
- Comunicação efetiva;
- Gestão eficiente de recursos;
- Maior satisfação do cliente;
- Flexibilidade e maior tolerância ao risco;
- Equipes mais motivadas;
- Melhor qualidade na entrega de produtos e serviços;
- Aprendizagem retrospectiva.
Entenda as fases do ciclo de vida de um projeto
1. Iniciação
A fase de iniciação marca o início de um projeto ao determinar suas expectativas. Nesta fase é importante responder o porquê é preciso criar um projeto, se ele é viável ou não e o que será necessário para concluí-lo.
A conclusão desta etapa inclui as aprovações necessárias das partes interessadas para prosseguir para a próxima fase, a documentação relativa às necessidades do projeto (business case) e estimativas aproximadas de tempo e recursos necessários para concluir o projeto.
2. Planejamento
Na fase de planejamento, os gerentes de projeto devem detalhar o escopo, o prazo e os riscos do projeto.
Na conclusão desta fase devem ser gerados: plano de projeto detalhado, plano de comunicação, linha de base orçamentária, cronograma do projeto, declaração de escopo e registro atualizado das partes interessadas.
3. Execução
Na fase de execução, os membros da equipe do projeto são coordenados e orientados por meio da comunicação adequada para realizar o trabalho conforme explicado no plano de gerenciamento do projeto aprovado.
Além disso, esta fase também abrange a alocação e o gerenciamento adequados de outros recursos do projeto, como profissionais, insumos e orçamento. As entregas do projeto marcam a conclusão do processo de execução.
4. Monitoramento e controle
Prazos, custos e desempenho do projeto são comparados em cada estágio e os ajustes necessários deverão ser feitos em cada atividade realizada, garantindo que seja possível manter as coisas no caminho certo.
A conclusão desta fase inclui a entrega de relatórios de progresso (status report) do projeto e avaliações que podem evitar problemas futuros.
5. Encerramento ou Conclusão
O processo de finalizar, revisar as entregas e transferi-las para os gestores é chamado de “fase de encerramento do projeto” quando falamos de um ciclo de vida de gestão.
Esta etapa inclui resultados de projetos aprovados e aprendizados que podem ser aplicados a projetos semelhantes no futuro.
Metodologias de gestão de projetos
Escolher a metodologia certa de gestão de projetos para executar o seu projeto é uma tarefa importante para o sucesso.
Existem muitas metodologias e abordagens diferentes que, em alguns casos, podem ser aplicadas em conjunto para gerenciar projetos de maior complexidade.
Estas são algumas das metodologias de gerenciamento de projetos mais populares, mas é importante saber que mais de uma metodologia (um híbrido) pode ser adaptada a um projeto:
- Método Cascata;
- Método Ágil (ou Agile)
- Método Híbrido (junção de duas ou mais metodologias);
- Método do caminho crítico e
- Gerenciamento de projetos de corrente crítica.
Dentre elas, uma que vem ganhando muita popularidade é a Ágil. Ela usa ciclos de desenvolvimento curtos chamados sprints para focar na melhoria contínua do desenvolvimento de um produto ou serviço. Originalmente, foi adotada em empresas de desenvolvimento de software. Hoje, o Agile pode ser observado em projetos de praticamente qualquer segmento econômico.
Como implementar uma metodologia de gestão de projetos?
A implementação de uma metodologia de gestão de projetos não é um esforço único. Depois de escolher qual metodologia será utilizada, será preciso escolher alguns artefatos contribuintes a serem implementados, como ferramentas de gestão de tarefas, que podem auxiliar e fazer toda a diferença para o sucesso da sua estratégia.
Assim como treinamentos, workshops ou palestras podem ser usados para implantar novos processos e padrões dentro de uma empresa, isso não é diferente quando falamos sobre metodologias de gestão.
Atualmente também existem coaches ou consultores que podem ser contratados para trabalhar ao lado dos gerentes de projetos e acompanhar as equipes – em ambientes de grupo ou individualmente – para garantir que a metodologia seja devidamente aplicada.
É possível, até mesmo, conseguir uma fonte de informação e treinamento de processos de gestão dentro da sua própria empresa, compartilhando experiência com outros setores ou equipes que já utilizam algum tipo de metodologia de gestão em seu dia a dia.
Objetivos de um gerente de projetos
Os profissionais de gerenciamento de projetos, em primeiro lugar, devem ajudar a impulsionar, orientar e executar os objetivos de maior valor agregado identificados pela empresa, que devem incluir:
- Identificar e executar iniciativas de alto impacto e alta visibilidade;
- Reforçar como o seu papel de gestor de projetos se alinha com os objetivos estratégicos da empresa;
- Fornecer informações precisas e claras à alta direção;
- Reportar as questões mais significativas para a organização;
- Identificar as pessoas, conhecimentos e habilidades necessárias;
- Destacar as conquistas dos times dos projetos;
- Desenvolver-se continuamente para oferecer suporte contínuo à organização.
As 7 melhores práticas para a Gestão de Projetos
1. Defina o escopo e objetivos
Em primeiro lugar, entenda os objetivos do projeto. O escopo define os limites do projeto e decidir o que está dentro ou fora dele determinará a quantidade de trabalho que precisa ser executada.
Compreenda quem são as partes interessadas e o que esperam que seja entregue. Depois de definir o escopo e os objetivos, faça com que as partes interessadas os revisem e concordem com eles.
2. Defina as entregas
Deve-se definir o que será entregue pelo projeto. Portanto, decida quais coisas tangíveis serão entregues e documente-as com detalhes suficientes para permitir que outra pessoa as produza de maneira correta e eficaz.
As principais partes interessadas devem revisar a definição das entregas e concordar que elas refletem com precisão o que deve ser entregue.
3. Planejamento do Projeto
O planejamento requer que o gerente de projetos decida quais pessoas, recursos e orçamento são necessários para concluir o projeto.
É preciso também estimar o tempo e esforço necessários para cada atividade, as dependências entre as atividades e decidir um cronograma realista para concluí-las. Além disso, é essencial envolver a equipe do projeto na estimativa de quanto tempo as atividades levarão.
4. Comunicação
Os planos do projeto serão inúteis se não forem comunicados de forma eficaz à equipe do projeto e às demais partes interessadas. Cada membro da equipe precisa conhecer suas responsabilidades.
5. Acompanhar e relatar o progresso do projeto
Assim que um projeto estiver em andamento, é preciso monitorar e comparar o progresso real com o progresso planejado.
Consulte frequentemente relatórios de progresso dos membros da equipe do projeto.
Também é importante registrar as variações entre o custo real e planejado, o cronograma e o escopo.
6. Gestão de Mudanças
As partes interessadas frequentemente mudam de ideia sobre o que deve ser entregue. Às vezes, o ambiente de negócios muda após o início do projeto e as suposições feitas no início do projeto podem não ser mais válidas.
Isso geralmente significa que o escopo ou os resultados do projeto precisam ser alterados e, se um gerente de projeto aceitar todas as mudanças, o projeto provavelmente ultrapasse o orçamento seja entregue com atraso.
Gerenciando as mudanças, o gerente de projeto pode tomar decisões sobre incorporar ou não as mudanças, fazendo-as imediatamente ou no futuro, ou mesmo rejeitá-las.
Isso aumenta as chances de sucesso do projeto, já que o gestor controla como as mudanças são incorporadas, podendo alocar recursos de acordo e planejando quando e como as mudanças serão feitas.
Leia também: Como realizar a gestão de mudança nos serviços prestados
7. Gestão de Risco
Riscos são eventos que podem afetar negativamente o resultado de um projeto. Os riscos variam para cada projeto, mas os principais devem ser identificados o mais rápido possível.
É preciso trabalhar com planos de contingência para evitar possíveis situações ou, se o risco não puder ser evitado, para minimizar seus danos na entrega do projeto.
Como ferramentas digitais podem ajudar na gestão de projetos?
Automatizar processos é essencial para ganhar tempo e melhorar a qualidade do trabalho entregue pelas equipes no gerenciamento de um projeto.
É preciso ter em mente que usar um monte de planilhas ou mesmo contratar diversas ferramentas diferentes pode não ser a melhor solução, pois muita informação pode se perder no meio do caminho.
Sempre que possível, é melhor que sua equipe mantenha todas as informações centralizadas em uma única ferramenta, que seja de fácil acesso e manuseio a todos.
Estas ferramentas também permitem acompanhar e entender a performance dos projetos, visualizando de forma rápida e fácil a entrega de resultados.
Leia também: Como uma ferramenta digital pode transformar a gestão do seu negócio.
5 principais recursos de ferramentas que podem simplificar o gerenciamento de projetos
Ferramentas de gerenciamento de projetos devem contar com alguns recursos essenciais necessários para que um gestor consiga coordenar seu trabalho e de sua equipe.
Aqui estão os 5 principais recursos existentes em ferramentas digitais que podem simplificar o gerenciamento de projetos:
- Listas de tarefas;
- Atualizações de status;
- Armazenamento de arquivos e documentos;
- Ambiente colaborativo e
- Relatórios simplificados.
Agora que você e sua equipe já aprenderam bastante sobre gestão de projetos, que tal começar a gerir seus projetos de forma profissional com a ajuda da Airbox? Entre em contato com a gente. Estamos prontos para te ajudar!
