Kanban: o que é, princípios e aplicações em empresas de serviços

O Kanban é um sistema visual para gerenciar o trabalho conforme ele se move por um processo. O sistema permite visualizar o processo como um todo (o fluxo de trabalho) e o trabalho real que passa por esse processo.

O objetivo do Kanban é identificar os possíveis gargalos e corrigi-los para que o trabalho possa fluir de maneira econômica a uma velocidade ideal.

Kanban é uma palavra japonesa que significa “cartão”. É um conceito relacionado à produção enxuta e o just-in-time (JIT), onde é usado como um sistema de programação que informa o que produzir, quando e quanto.

Mas como exatamente o Kanban funciona e o que ele pode fazer por empresas de serviços? Vamos dar uma olhada melhor no método!

A origem do método Kanban

Tudo começou no início dos anos 1940. O primeiro sistema Kanban foi desenvolvido por Taiichi Ohno (engenheiro industrial e empresário) para a Toyota Automotive no Japão. Foi criado como um sistema de planejamento simples, cujo objetivo era controlar e gerenciar o trabalho e o estoque em todas as etapas da produção de forma otimizada.

Uma das principais razões para o desenvolvimento do Kanban foi a produtividade e eficiência inadequadas da Toyota em comparação com seus concorrentes automotivos americanos.

Com o Kanban, a Toyota alcançou um sistema de controle de produção just-in-time flexível e eficiente que aumentou a produtividade e reduziu o estoque de matérias-primas, produtos semi-acabados e produtos acabados com uso otimizado de custos.

Um sistema Kanban controla idealmente toda a cadeia de valor, desde o fornecedor até o consumidor final. Desta forma, ajuda a evitar a interrupção do suprimento e a superlotação de mercadorias em vários estágios do processo de fabricação.

O Kanban requer monitoramento contínuo. Uma atenção especial deve ser dada para evitar gargalos que possam retardar o processo de produção. O objetivo é alcançar maior rendimento com menores tempos de entrega. Com o tempo, o Kanban tornou-se um meio eficiente em vários sistemas.

A aplicação do método Kanban

A força de trabalho atual está armada com smartphones e tablets cheios de gráficos, mas muitas informações ainda aparecem como palavras em uma tela. E-mails, planilhas, listas de tarefas — o texto está em todo lugar. Enquanto se ajusta a certos cenários, a informação textual não é um veículo de comunicação de tamanho único: sua eficácia é menor do que você imagina. Por quê?

Tudo começa com o seu cérebro. Uma imagem vale mais que mil palavras por razões científicas: o cérebro processa informações visuais 60.000 vezes mais rápido que o texto; 40% de todas as fibras nervosas conectadas ao cérebro estão ligadas à retina.

O Kanban ajuda você a aproveitar o poder das informações visuais usando notas em um quadro branco (ou um equivalente eletrônico) para criar uma “imagem” do seu trabalho.

Ver como o trabalho flui dentro do processo da sua equipe permite que você não apenas comunique o status, mas forneça e receba o contexto dele. Em outras palavras, o Kanban pega informações que normalmente seriam comunicadas por meio de palavras e as transforma em visões cerebrais.

Os quatro princípios do Kanban

O método Kanban segue um conjunto de princípios e práticas para gerenciar e melhorar o fluxo de trabalho. É um método evolutivo e não disruptivo que promove melhorias graduais nos processos de uma organização e traz benefícios como melhorar o fluxo, reduzir o tempo de ciclo e aumentar o valor para o cliente.

Os quatro princípios do Kanban são:

  1. Comece com o que você está fazendo agora: o Kanban enfatiza não fazer qualquer alteração em sua configuração / processo existente imediatamente. O Kanban deve ser aplicado diretamente ao fluxo de trabalho atual. Quaisquer mudanças necessárias podem ocorrer gradualmente ao longo de um período de tempo em um ritmo com o qual a equipe esteja confortável. 
  2. Concorde em buscar mudanças incrementais e evolutivas: o Kanban incentiva você a fazer pequenas mudanças incrementais em vez de fazer mudanças radicais que podem levar à resistência dentro da equipe e da organização. 
  3. Inicialmente, respeite os papéis, responsabilidades e cargos atuais: ao contrário de outros métodos, o Kanban não impõe nenhuma mudança organizacional por si só. Portanto, não é necessário fazer alterações em suas funções existentes que possam ter um bom desempenho. A equipe identificará e implementará colaborativamente todas as alterações necessárias. Esses princípios ajudam as organizações a superar a típica resistência emocional e o medo que geralmente acompanham qualquer iniciativa de mudança em uma organização. 
  4. Incentive atos de liderança em todos os níveis: Kanban incentiva a melhoria contínua em todos os níveis da organização e diz que os atos de liderança não têm que se originar apenas dos gerentes seniores. Pessoas de todos os níveis podem fornecer ideias e mostrar liderança para implementar mudanças para melhorar continuamente a forma como entregam seus produtos e serviços.

Uma grande variedade de organizações de todos os setores estão procurando a Kanban para simplificar suas operações, eliminando desperdícios e melhorando drasticamente o rendimento e a qualidade.

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