A importância do apontamento de horas para empresas de serviços

O apontamento de horas é uma parte vital do processo de entrega de projetos para organizações de serviços profissionais por duas razões principais:

  • Ele ajuda sua empresa a verificar se os recursos estão sendo alocados corretamente e estão gerando lucro;
  • Ele permite que você fature e prove aos clientes que eles estão recebendo os recursos pelos quais pagaram.

Se os apontamentos de horas são uma parte vital do seu negócio, o seu processo de gerenciamento do tempo não deve ser fundamental para o gerenciamento da sua empresa? Deveria, mas para muitas empresas de serviços profissionais, não é. Então, como os processos de gerenciamento de tempo podem ser melhorados?

O que é o apontamento de horas e por que usá-lo?

O apontamento de horas é a especificação do tempo gasto por tarefa, projeto ou cliente durante a rotina de trabalho. Existem diferentes métodos que podem ser usados para registrar o apontamento, como papel, planilha eletrônica ou software específicos.

O apontamento de horas é importante para empresas baseadas em serviços por diversas razões. Aumento da produtividade, transparência e melhor controle dos custos são algumas delas. 

As más práticas no apontamento impactam negativamente o ciclo de faturamento, o fluxo de caixa e a receita da empresa. Mas como?

O apontamento de horas inconsistente e atrasado ​​geralmente resulta em desperdício de horas faturáveis, que poderiam ser revertidas em mais clientes e, consequentemente, mais receita.

Quando as planilhas de horas são inseridas com frequência e no prazo, os gestores obtêm uma imagem melhor do status de um trabalho ou projeto e podem ver muito mais rapidamente quando as pessoas estão fazendo as coisas fora do escopo original. 

Se esse for o caso, isso dará a eles tempo para negociar pedidos de alteração e serviços adicionais com o cliente. Se eles não tiverem essa visibilidade devido ao atraso no apontamento de horas, o resultado geralmente são horas adicionais sendo trabalhadas pelas quais a empresa não está sendo paga. 

Quais as melhores práticas para o apontamento de horas?

Como falamos, existem métodos diferentes para fazer o apontamento de horas, porém, o tradicionalismo do papel está dando lugar à eficiência dos formatos digitais. 

O software para controle de tarefas e apontamento de horas é a opção mais eficiente. Para te mostrar, separamos as melhores práticas abaixo:

Criação de uma visão organizacional e enfatizar a importância do apontamento

A importância do apontamento de horas tem que vir do topo. Líderes e executivos da empresa devem definir o padrão, em vez de ser a exceção. Eles devem delinear suas expectativas em torno de cronogramas, revisão de tempo e aprovação, bem como explicar por que a apresentação oportuna é importante para o desempenho da empresa.

Torna mais fácil para o pessoal relatar o tempo

Remova todas as desculpas que a equipe der para não controlar suas horas. Com o software de apontamento de horas que temos atualmente, o acesso não é mais uma desculpa. Desde que exista uma conexão com a Internet, a equipe pode inserir os quadros de horários diários de qualquer lugar: do escritório, em casa ou em um local de trabalho do cliente. 

Treinamento para que o pessoal saiba como inserir os dados

Não envie apenas um e-mail geral que descreva o processo do apontamento de horas. O treinamento prático é importante para estabelecer a urgência e colocar todos a bordo e no caminho certo. 

Faça um treinamento dedicado com sua equipe que detalhe as expectativas da empresa. Mostre a eles como devem ser as suas planilhas de horas e certifique-se de que eles estão claros quanto a quais projetos e fases devem entrar em contato com o tempo. Isso ajudará a reduzir erros e acelerar o processo de faturamento.

Eliminação da sobrecarga de opções

Restrinja a lista de projetos e atividades disponíveis para a equipe inserir o tempo gasto apenas para aqueles a que estão atribuídos. Feche projetos inativos para entrada de tempo. Isso ajudará a reduzir os erros de entrada  e ajudará os gerentes a melhorar o controle.

Agora que você aprendeu a importância do apontamento de horas, acompanhe nosso blog e continue aprendendo como melhorar a gestão na sua empresa baseada em serviços!

O que é customer success e por que você deveria se importar?

Customer Success é a metodologia de negócios que garante que os clientes da sua empresa conquistem os resultados desejados enquanto usam seu serviço. 

Basicamente, a metodologia consiste em fazer o gerenciamento focado em relacionamento, alinhando os objetivos do cliente e do fornecedor para obter resultados mutuamente benéficos. 

Uma estratégia eficaz de sucesso do cliente normalmente resulta na retenção de clientes e aumento de oportunidades de vendas. Mas como o Customer Success faz isso e por que seu negócio precisa dele? Vamos dar uma olhada abaixo! Acompanhe conosco:

Por que as empresas precisam do sucesso do cliente?

O sucesso do seu negócio está intrinsecamente ligado ao sucesso do seu cliente. Se os clientes conseguirem tirar o melhor do seu serviço, eles continuarão usando ele e, assim, sua empresa será bem-sucedida. 

Em essência, é disso que se trata o Customer Success: garantir que seus clientes atinjam o resultado desejado enquanto usam seu serviço. Naturalmente, fazer isso requer pessoas, processos e, o mais importante, dados. 

Afinal, como você pode ajudar seus clientes a obter sucesso usando seu serviço se você não sabe quando, por que e como eles estão realmente usando. É por isso que o sucesso do cliente exige:

  • Implementação de tecnologia;
  • Visibilidade em tempo real da “saúde” de seus clientes, representada por uma combinação de dados de uso e entradas contextuais;
  • Adoção em toda a empresa de métricas e processos baseados em resultados.

Aproveitando esses três aspectos, a empresa deve adotar uma abordagem proativa, holística e organizacional para garantir que seus clientes — incluindo aqueles que usam o produto e aqueles que se beneficiam de seu uso — recebam cada vez mais valor de seu serviço durante suas vidas como clientes.

Sucesso do Cliente vs. Serviço ao Cliente vs. Gerenciamento de Contas

Em suma, Customer Success significa que uma empresa está sendo proativa, enquanto o atendimento ao cliente é reativo. Os clientes têm problemas, por isso enviam tickets, e-mails e fazem ligações telefônicas. 

Espera-se que a equipe de suporte resolva esses problemas e os clientes continuem alegres. Esse é o atendimento ao cliente. É focado em cada caso e no aqui-e-agora. 

Quanto ao gerenciamento de contas, esse é um conceito antigo e mais comercial. Os gerentes de conta atraem os clientes insatisfeitos e lidam com os problemas à medida que surgem. Como o atendimento ao cliente, ele se concentra demais nas interações caso a caso, e ainda é muito reativo. 

Além disso, a mentalidade de gerenciamento de contas é diferente do Customer Success. Tudo está no nome: os gerentes de contas gerenciam contas — o dinheiro que entra — não o sucesso do cliente que possui a conta.

O Customer Success é o sucessor do gerenciamento de contas. É evolutivamente superior. Ele identifica problemas e oportunidades por meio da coleta e aproveitamento de tantos pontos de dados quanto possível sobre o cliente. 

Além disso, Customer Success informa a estratégia. Ele ajuda as empresas a entender melhor a experiência do cliente e seu ciclo de vida, para que possam melhorá-lo. 

Ainda, o Customer Success realmente se concentra no cliente e em como esse cliente pode ter sucesso, em vez de se concentrar apenas em como a empresa pode ter sucesso. É uma mudança de mentalidade que gera grandes recompensas para todos.

Como dito acima, Customer Success ajuda as empresas a entender melhor a experiência do cliente, entendendo o como, o porquê e usando dados para garantir que ele faça tudo melhor.

E você, já está preocupado com o sucesso do seu cliente? Aproveite e veja o que é SLA e como esse padrão contratual pode te ajudar a melhorar o relacionamento com os clientes!

Release notes Airbox – 29/07/2019 – Dashboard do Projeto

A Airbox, como não podia deixar de ser, começou com foco 100% operacional. Era preciso criar, visualizar e tocar projetos, processos e tipos de chamado de forma eficiente, definir o time, o feedback automático e registrar horas.

A partir desse release vamos passar a fazer uso dessas ricas informações para alimentar nosso lado analítico.

O dashboard do projeto é a primeira de uma série de telas focadas no projeto que permitam uma visão do que está acontecendo e quem sabe uma projeção de como o trabalho vai avançar.

No topo estão os dados gerais como nome, data de inicio, situação do projeto, total de horas investidas, quantidade total e completa de tarefas, quantidade de profissionais no time.

Logo abaixo você encontra a evolução do projeto através do seu fluxo cumulativo. Somos grandes fãs dessa forma de representar o andamento do trabalho, pois ela permite detectar sobrecargas, bloqueios e o tempo médio de entrega de uma tarefa do momento que surge na fila até que seja completa.

Se o fluxo cumulativo mostra como chegamos aqui, o gráfico de pizza nos conta como estamos nesse exato momento, com a distribuição absoluta e percentual das tarefas nos quatro estágios.

Na sequencia listamos os membros do time do projeto junto ao tempo investido de cada um. Logo abaixo, o tempo investido por profissionais que não são membros do time, mas que registraram horas.

No centro, abaixo do fluxo cumulativo você encontra por fim a lista completa dos marcos do projeto com seu percentual de conclusão, sua data limite, a quantidade de tarefas em aberto e completas e a quantidade de horas investidas.

Você encontra o botão do dashboard () na lista de projetos e também na edição do projeto:

 

 

 

 

Release notes Airbox – 22/07/2019 – Suspendendo e finalizando projetos, processos e tipos de chamado

Tudo que é bom chega a um fim? Com certeza, e o que não é tão bom pode também chegar ao fim, ou ser suspenso. Ah, estamos falando de projetos, processos e tipos de chamado!

A partir de agora você poderá indicar a situação de uma entrega. As situações são:

Ativa: para entregas em andamento.

Suspensa: para entregas temporariamente suspensas.

Finalizada: para entregas que foram finalizadas.

Onde vemos e alteramos a situação das entregas?

A situação das entregas é apresentada nas listas (ver todos os projetos, ver todos os processos e ver todos os tipos de chamado) e também dentro das Ordens de Serviço.

Para alterar a situação você deve acessar a edição da entrega no canto direito superior:

Você pode reativar tanto entregas suspensas quanto finalizadas, lembrando que você já podia e vai continuar podendo excluir completamente uma entrega, mas atenção: isso exclui tudo o que estiver vinculado a ela, inclusive tarefas e horas investidas e não tem como ser revertido.

Release notes Airbox – 10/07/2019 – Yes! Nós temos API

Airbox é a sua plataforma ponta a ponta – das vendas até a satisfação  do cliente –  contudo, diferentes modelos de negócio podem se beneficiar do uso de diferentes ferramentas específicas para determinadas partes dos seus processos.

Através da API Airbox esses sistemas podem passar a compartilhar dados com a nossa plataforma de modo que possam operar em conjunto.

Um exemplo de integração:

Digamos que seu site possua um formulário através do qual seus clientes podem abrir chamados de suporte, ou fazer alguma solicitação: seu site pode acionar a API Airbox e fazer com que o que for postado nesse formulário se transforme automaticamente em um chamado que aparecerá dentro da sua Airbox com todos os recursos que a plataforma oferece.

Através da API Airbox atualmente é possível:

  1. Criar novas tarefas de projeto
  2. Criar novos chamados (solicitações dos seus clientes)
  3. Listar entregas (projetos, processos, serviços)
  4. Listar os usuários associados à sua empresa

O acesso à API se dá através de API Keys as quais você pode gerar e excluir a partir do menu admin:

A tela também traz o link para a documentação da API no SwaggerHub.

Você tem dúvidas? Precisa que a Airbox entre em contato com seu desenvolvedor? Basta nos acionar respondendo esta mensagem.

A API evolui de acordo com as necessidades, então se você tem uma ideia para integração que ela não atende, compartilhe com a gente!

 

 

Release notes Airbox – 18/06/2019 – Ver e editar o marco da tarefa

Marcos definem momentos-chave em projetos, momentos onde uma conquista foi (ou deve ser alcançada) ou então eventos externos como o limite máximo de tempo para a entrega de uma parte ou a totalidade do projeto (encomendar as camisetas amarelas até 20 dias antes do início da Copa).

Os marcos dos projetos estão disponíveis para configuração desde o lançamento da Airbox, mas com uma utilidade bastante tímida, apenas como uma visão geral do projeto.

A partir de agora você vê o marco da tarefa logo abaixo do seu nome:

No corpo da tarefa listamos os marcos do projeto ordenados para prover contexto sendo que o marco atual está em destaque:

Para definir um marco para a tarefa, basta clicar sobre ele. Para remover o marco e deixar a tarefa sem marco vinculado, você clica sobre o marco atual:

Todas as alterações no marco são registradas no histórico:

A soma do kanban com o fluxo cumulativo e o uso dos marcos forma uma combinação poderosa para o gerenciamento de projetos que vamos explorar ainda mais no futuro próximo com novas telas.

 

Release notes Airbox – 11/06/2019 – Responsável pela oportunidade, marco da tarefa e usabilidade

Após o lançamento das tarefas da oportunidade continuamos nosso foco em atender de forma completa os processos de venda das empresas permitindo a partir dessa versão a indicação de um responsável para cada oportunidade.

Na esfera dos projetos, os marcos do projeto passam a ter a sua utilidade multiplicada através da sua exibição e alteração na tela da tarefa de projeto.

Também trazemos duas melhorias na usabilidade relacionadas às tarefas.

Responsável pela oportunidade

Agora você com time de vendas pode definir um responsável para cada oportunidade.

A definição do responsável e as alterações são registradas e exibidas no histórico da oportunidade juntamente com alterações em estágios, temperaturas e comentários:

Para encontrar as oportunidades de um vendedor específico você digita seu nome na busca da lista de oportunidades:

Filtrar projetos pelo nome na criação da tarefa

Conforme aumenta a quantidade de projetos, encontrar o projeto desejado na lista no momento de criar uma nova tarefa vai se tornando mais difícil.

Para facilitar essa ação, agora você conta com um filtro rápido que exibe na lista abaixo apenas os projetos que possuam no seu nome parte do texto digitado:

ID da tarefa

Cada tarefa da Airbox possui um número de identificação único que até então era encontrado apenas na barra de endereço do navegador e no relatório de tempo investido. Agora você encontra o ID logo após o nome da entrega na tela da tarefa.

 

 

 

o que é SLA e por que é tão importante para empresas de serviços?

Os Service Level Agreements (SLAs) são padrões contratuais que descrevem como um serviço é entregue a um cliente. 

Com o surgimento de provedores baseados em nuvem e o fato de que mais de 90% das empresas usam a nuvem, a importância dos SLAs se multiplicou. Por quê? Porque eles são cruciais para estabelecer padrões de serviço, gerenciar expectativas, explicar responsabilidades e criar estruturas para lidar com suporte ao cliente e reparos pontuais quando ocorrem falhas.

Quando muitas operações de missão crítica dependem da confiabilidade e da qualidade desses serviços — seja a Internet, infraestrutura de TI, hospedagem na nuvem, telecomunicações ou suporte de TI, entre outros —, ter um bom SLAs é inegociável. Vamos dar uma olhada no que eles devem incluir e por que você deve saber o que deve constar nos seus SLAs.

O que consta em um SLA?

Um SLA pode ser formal e juridicamente vinculativo, ou informal e interno. Fornece proteção mútua para todas as partes, criando um benchmark acordado para o que constitui um serviço “bom” — tornando muito mais fácil qualificar um serviço “ruim”. Continue lendo “o que é SLA e por que é tão importante para empresas de serviços?”

Release notes Airbox – 31/05/2019 – Vender dá trabalhooo! Tarefas nas oportunidades (e no kanban)

É com alegria que anunciamos que uma injustiça histórica foi corrigida:

Agora você usuário Airbox que vende,  vai criar, acompanhar e organizar suas tarefas de vendas  com todos os recursos já existentes nas tarefas de projetos, processos e tipos de chamados.

Isso mesmo! Tem Super Kanban, registro de tempo investido, Fluxo cumulativo e tudo mais, afinal:

 

Comece hoje! Você encontra a lista de tarefas na tela da oportunidade:

E uma vez criadas, também as encontra reunidas e organiza no Super Kanban:

Venda, execute passos de processos, participe de projetos ,atenda chamados e encontre tudo reunido e priorizado no seu Kanban particular!

 

 

 

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