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Recursos Airbox – Usuários e permissões

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Olá Airboxer!

Do ponto de vista dos usuários e das suas permissões a Airbox contava com dois arquétipos distintos, o administrador todo poderoso e o executor que bem… executa.

O administrador vê e atua em tudo, inclusive gerenciando usuários enquanto o executor apenas vê o kanban da execução e atua sobre os projetos, processos e tickets apenas quando faz parte dos times.

A ideia foi começar simples – inclusive para favorecer a compreensão da ferramenta – e aprender com as experiências e o que notamos ao longo dos meses é que há várias situações nas quais essa divisão oito ou oitenta dos poderes não se enquadra.

O primeiro caso foram as oportunidades. Mesmo em empresas relativamente pequenas é comum haver profissionais focados na área comercial, ou seja, profissionais que precisam trabalhar sobre as oportunidades (como apenas administradores faziam), mas que em relação a todo resto só atuam nas entregas comerciais específicas (como executores).

Nós resolvemos isso no início de novembro/2018 quando criamos uma permissão em separado para oportunidades permitindo inclusive um acesso somente leitura (pode visualizar) às oportunidades para que determinados usuários pudessem acompanhar as vendas sem fazer alterações.

Ainda no final do ano passado notamos que havia demanda para separar as permissões de modo que a configuração de um usuário permitisse qualquer combinação, como um usuário que pode criar ordens de serviço, projetos, processos e tickets, mas que não possui permissão para gerenciar outros usuários.

Tudo em uma tela

Reunimos tudo o que é importante a respeito dos usuários em uma tela para que você tenha uma visão completa de quem pode o que na sua empresa.

Ao clicar sobre as permissões de um usuário você tem acesso à sua configuração sendo que cada opção conta com uma explicação:

Alguns exemplos

Na imagem acima você vê a configuração de quatro usuários com funções e responsabilidades bastante distintas e as permissões que cada um possui.

Claudio da Airbox é o usuário equivalente ao administrador. Ele possui acesso e gerencia todos os módulos da Airbox.

 

Estagiário Kerber, bem, é estagiário e tem acesso apenas ao kanban de execução sendo que no kanban ele só vê projetos, processos e tickets dos quais faz parte do time, como alguém que trabalhar em projetos específicos e não a todo o resto.

Luiz Raupp é responsável por definir como vamos entregar o que foi vendido nas oportunidades, por isso ele gerencia ordens de serviço dentro das quais cria e atualiza as entregas (projetos, processos e tickets). Diferente do Estagiário Kerber, quando ele abre seu kanban vê tarefas de todas as entregas e pode atuar nelas todas. Luiz tem grande interesse na satisfação dos clientes em relação às entregas que configura, por isso tem acesso ao módulo de satisfação.

Miguel VEC é vendedor. Ele só atua em projetos comerciais, então só vê e atua quando faz parte do time. Ele tem acesso completo às oportunidade e também ao módulo de satisfação para saber em que pé estamos com cada cliente.

Como fizemos a transição

Passar de uma configuração mais simples para uma mais avançada é simples de modo que seus usuários não notarão a diferença na prática da mudança, contudo, convidamos você a visitar a nova tela e verificar se as coisas estão de acordo com o que você considera mais apropriado para o seu negócio.

Acesso ao relatório de tempo investido

O relatório de tempo investido está disponível dentro do menu execução. Usuários com permissão de atuação em todas as entregas tem acesso às informações de todos os usuários enquanto usuários com atuação designada tem acesso somente às suas informações.

Claudio da Airbox
Claudio da Airbox
Olá! Sou cofundador da Airbox responsável por desenhar o produto e garantir que as coisas façam sentido dentro da nossa proposta desde o primeiro rabisco no primeiro guardanapo. Sou entusiasta do trabalho virtual de equipes profissionais apoiado por boas ferramentas. Esse foi o tema do meu TCC em 2004!