Comunicação organizacional: como fazer de forma estratégica e assertiva

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A comunicação organizacional é um dos processos essenciais dentro de uma empresa.

Ela envolve e integra todos os setores, ajuda a escalar resultados positivos aos objetivos gerais e pode ser um pré-requisito para construir um negócio de sucesso. 

Este processo deve promover a sinergia entre as áreas, informar a todos sobre os valores da empresa, auxiliar na integração e relacionamento entre os colaboradores, tornar o ambiente de trabalho confiável e seguro, contribuir para a experiência positiva dos funcionários, assim como informá-los sobre o andamento dos negócios, dentre outros. 

Sua prática não traz somente benefícios para o ambiente interno da empresa, mas também é excelente na constituição da imagem passada pelos colaboradores, fora do expediente de trabalho.

Neste texto, abordaremos em etapas, alguns dos benefícios mais importantes da construção de uma comunicação organizacional eficaz, bem como as etapas necessárias para implementar uma estratégia de comunicação organizacional bem-sucedida.  

Objetivos para uma comunicação organizacional eficaz

Uma comunicação organizacional eficaz deve impactar diretamente no ambiente de trabalho e de diversas maneiras. 

Alguns objetivos podem ser definidos para o orientar melhor todo o processo. São eles:

Criar uma experiência positiva para os colaboradores: aumentando o moral, a satisfação e seu engajamento.

Instruir os colaboradores: ajudando-os a entender os termos e condições de seu trabalho e motivando seu comprometimento e lealdade.

Incentivar a participação dos colaboradores: o que melhora significativamente a satisfação dos funcionários com seu empregador.

Ser claro e transparente: diminuindo as chances de mal-entendidos e a disseminação de informações incorretas no local de trabalho.

Melhorar a comunicação e a colaboração entre os departamentos e entre  colaboradores: facilitando o trabalho em equipe e a passagem de informações entre setores.

Ajudar os colaboradores a estarem alinhados com a missão, visão e valores essenciais da empresa: isso contribui para que todos ajam com um mesmo propósito institucional.

Promover maior engajamento dos colaboradores: mantendo-os sempre informados.

Facilitar a localização de informações importantes e relevantes sempre que necessário.

Distribuir o fluxo de informações: para que não haja excesso de informações e elas acabam sendo confundidas ou esquecidas.

Melhorar a produtividade dos colaboradores: acabar com a perda de tempo gasto na pesquisa de informações e na comunicação de tópicos irrelevantes.

Melhorar processos e agilizar: o que ajudará a criar maior eficiência e redução de custos.

Melhorar o relacionamento entre colaboradores e seus líderes: oferecendo feedbacks e comunicação amigável e assertiva.

Melhorar a confiança no local de trabalho: fazer com que os colaboradores estejam por dentro do negócio.

Tornar a comunicação mais despojada e divertida quando possível.

Etapas para criar uma estratégia de comunicação organizacional bem-sucedida

Relacione a comunicação organizacional ao plano de negócios da sua empresa

Muitas empresas ainda não possuem uma estratégia de comunicação interna. Mas a maioria dos profissionais de RH, estrategistas de comunicação interna e líderes organizacionais concorda que este é um item essencial para um crescimento corporativo saudável e também para operações de negócios consistentes e eficazes.

Já que a comunicação com os colaboradores deve desempenhar um papel fundamental nas empresas, sua estratégia de comunicação organizacional deve estar diretamente ligada à sua estratégia de negócios. Ou seja, ao seu plano estratégico geral, incluindo a missão, visão e valores essenciais da empresa.

Um dos exemplos de ligação entre estes dois planos pode ser relacionado ao engajamento e retenção de talentos em uma empresa, o que, por sua vez, também acabará contribuindo para melhorar o desempenho de tarefas, entregando resultados mais consistentes aos clientes (que também serão atendidos por colaboradores que já dominam bastante sobre os produtos ou serviços da empresa).

Identifique e entenda seu público

Assim como em campanhas de marketing, onde é preciso estudar sobre o público a ser atingido por determinadas campanhas, a comunicação organizacional também necessita da identificação de seu público (interno) para a eficácia na entrega da comunicação.

Seguindo este exemplo, a comunicação organizacional torna-se ineficaz quando seu público não é segmentado corretamente (com base em seus cargos, departamentos, localizações, interesses e preferências).

Como consequência, a maioria dos colaboradores obtém informações semelhantes, embora essas informações possam não ser relevantes para eles e, com o passar do tempo, o consumo de informações diminui e a falta de engajamento aumenta.

Envolva todos os setores e colaboradores

A comunicação deve estar disponível para todos, sejam eles colaboradores efetivos, temporários ou que estão apenas oferecendo algum serviço temporário dentro da sua empresa. 

Isso é importante porque a comunicação organizacional inclui principalmente a entrega de mensagens sobre questões, políticas e procedimentos de negócios e atualizações sobre a empresa. 

Crie e ofereça conteúdo relevante e envolvente

Infelizmente, muitos colaboradores não se envolvem com o conteúdo interno da empresa. Além disso, muitos deles ignoram as mensagens enviadas por meio da intranet ou e-mail geral da empresa.

Isso acontece principalmente porque o conteúdo entregue a eles não é relevante para o que fazem.

A segmentação de conteúdo e público, especialmente em grandes organizações, pode resolver este tipo de problema. Assim, é possível personalizar as mensagens por setor ou cargos e, por fim, obter mais engajamento.

Distribua nos canais certos e considere novas tecnologias

Intranets, e-mails, mídias sociais internas, aplicativos de mensagens privadas como o Slack, compartilhamento de documentos e ferramentas de gerenciamento de projetos são todos meios de comunicação interna nas organizações. 

O número de canais diferentes utilizados nos locais de trabalho tem aumentado e escolher os canais certos se torna um grande desafio para os comunicadores. 

Mesmo tendo conteúdo certo pronto e sabendo quem deve recebê-lo, há outro fator importante a considerar: os canais de comunicação utilizados para distribuir esse conteúdo.

Por esta razão, muitas empresas já estão considerando e investindo em soluções mais modernas de comunicação para colaboradores. Estas ferramentas permitem conectar todos os os canais de comunicação organizacionais em um único lugar, onde todas as informações importantes estarão disponíveis para todos, a qualquer momento. 

Meça os resultados e aperfeiçoe sua comunicação organizacional

Embora seja um pouco difícil rastrear e medir os resultados da comunicação interna, este trabalho é muito importante para entender o que precisa ser melhorado e responder perguntas como:

  • Quão engajados seus colaboradores estão com seu conteúdo interno?
  • Como eles respondem às suas mensagens?
  • Quais são os melhores canais de comunicação para fornecer informações?
  • Com que tipo de conteúdo os colaboradores se envolvem mais?
  • Quais são os colaboradores mais engajados (curtidas, compartilhamentos, comentários)?

As respostas destas perguntas, sem dúvidas, serão valiosas para que você aperfeiçoe sua comunicação organizacional.

Vendo a mudança acontecer

Ao conseguir implementar todas as etapas acima, o seu local de trabalho se transformará. Seus colaboradores ficarão mais satisfeitos com seus empregos e com a empresa em geral, o que resultará em níveis mais altos de engajamento e produtividade dos funcionários. 

Mesmo que implementar um processo de comunicação organizacional possa parecer difícil, o trabalho valerá a pena e seu retorno sobre o investimento será visível. 

Esperamos que você tenha gostado deste conteúdo. Que tal indicar o nosso blog aos seus colegas de trabalho e ajudar sua equipe a ficar por dentro de assunto como este?

Até mais!

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