Gestão de projetos: um guia de boas práticas, técnicas e benefícios

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gestão de projetos

Ainda que você seja novo na área – ou mesmo se tiver anos de experiência – em gestão de projetos, deve saber que gerenciar e concluir um projeto no prazo e dentro do orçamento não é tarefa fácil.

Quase tudo que envolve o gerenciamento de projetos acaba envolvendo tarefas práticas, que devem sair do papel e precisam ser seguidas com empenho para a obtenção do sucesso almejado. 

Neste texto, você irá encontrar um guia sobre gestão de projetos, com boas práticas, técnicas e benefícios. 

Este guia de gerenciamento de projetos será útil tanto para iniciantes, que precisam assumir um projeto sem nenhum treinamento formal e também para gerentes de projeto intermediários ou experientes que desejam aprender mais sobre o processo de gerenciamento e metodologias de gerenciamento de projetos.

Vamos lá?

O que é e para que serve a gestão de projetos

A gestão de projetos é um processo que tem como objetivo conduzir um projeto desde o início até o seu fim, dentro do que muitos autores chamam de “restrição tripla” – escopo, tempo e custo – e com atenção especial a uma quarta variável, a qualidade. 

Ela também é responsável pela aplicação de processos, conhecimentos e habilidades, técnicas e ferramentas específicas que os gerentes e as equipes utilizam para atingir as metas.

A gestão de projetos pode auxiliar uma infinidade de iniciativas como o desenvolvimento de um software, a elaboração de uma campanha de marketing, a implementação de um sistema informatizado, a organização de eventos, o monitoramento da execução de obras, etc. Para isso, ela precisa ser planejada, executada e controlada por uma equipe de profissionais.

Os projetos têm ciclos de vida, pois não devem durar para sempre. Um ciclo de vida de gestão começa quando o projeto é iniciado e termina quando o projeto é concluído ou encerrado.

Importância da gestão de projetos

Hoje, se você é um gestor ou líder de equipe, é bastante provável que você seja um gerente de projetos. No entanto, a diferença entre abordar cada projeto com planejamento básico e abordá-lo com processos de gerenciamento de projeto adequados é enorme, pois, se você conhecer os fundamentos do gerenciamento de projetos, será capaz de criar processos confiáveis.

Além de estimular a produtividade, melhorar a organização e fornecer uma visão clara para a equipe, a gestão de projetos pode trazer muitas vantagens e benefícios para uma empresa.

Vantagens e benefícios

Uma boa gestão de projetos traz diversos benefícios aos negócios, como maior controle dos processos e dos prazos finais de entrega, maior segurança para a tomada de decisões e adequação do produto ou serviço às demandas de mercado.

Confira outros benefícios de uma gestão de projetos eficiente:

  • Comunicação efetiva;
  • Gestão eficiente de recursos;
  • Maior satisfação do cliente;
  • Flexibilidade e maior tolerância ao risco;
  • Equipes mais motivadas;
  • Melhor qualidade na entrega de produtos e serviços;
  • Aprendizagem retrospectiva.

Entenda as fases do ciclo de vida de um projeto

1. Iniciação

A fase de iniciação marca o início de um projeto ao determinar suas expectativas. Nesta fase é importante responder o porquê é preciso criar um projeto, se ele é viável ou não e o que será necessário para concluí-lo.

A conclusão desta etapa inclui as aprovações necessárias das partes interessadas para prosseguir para a próxima fase, a documentação relativa às necessidades do projeto (business case) e estimativas aproximadas de tempo e recursos necessários para concluir o projeto.

2. Planejamento

Na fase de planejamento, os gerentes de projeto devem detalhar o escopo, o prazo e os riscos do projeto.

Na conclusão desta fase devem ser gerados: plano de projeto detalhado, plano de comunicação, linha de base orçamentária, cronograma do projeto, declaração de escopo e registro atualizado das partes interessadas.

3. Execução

Na fase de execução, os membros da equipe do projeto são coordenados e orientados por meio da comunicação adequada para realizar o trabalho conforme explicado no plano de gerenciamento do projeto aprovado.

Além disso, esta fase também abrange a alocação e o gerenciamento adequados de outros recursos do projeto, como profissionais, insumos e orçamento. As entregas do projeto marcam a conclusão do processo de execução.

4. Monitoramento e controle

Prazos, custos e desempenho do projeto são comparados em cada estágio e os ajustes necessários deverão ser feitos em cada atividade realizada, garantindo que seja possível manter as coisas no caminho certo.

A conclusão desta fase inclui a entrega de relatórios de progresso (status report) do projeto e avaliações que podem evitar problemas futuros.

5. Encerramento ou Conclusão

O processo de finalizar, revisar as entregas e transferi-las para os gestores é chamado de “fase de encerramento do projeto” quando falamos de um ciclo de vida de gestão.

Esta etapa inclui resultados de projetos aprovados e aprendizados que podem ser aplicados a projetos semelhantes no futuro.

Metodologias de gestão de projetos

Escolher a metodologia certa de gestão de projetos para executar o seu projeto é uma tarefa importante para o sucesso. 

Existem muitas metodologias e abordagens diferentes que, em alguns casos, podem ser aplicadas em conjunto para gerenciar projetos de maior complexidade. 

Estas são algumas das metodologias de gerenciamento de projetos mais populares, mas é importante saber que mais de uma metodologia (um híbrido) pode ser adaptada a um projeto:

  • Método Cascata;
  • Método Ágil (ou Agile)
  • Método Híbrido (junção de duas ou mais metodologias);
  • Método do caminho crítico e
  • Gerenciamento de projetos de corrente crítica.

Dentre elas, uma que vem ganhando muita popularidade é a Ágil. Ela usa ciclos de desenvolvimento curtos chamados sprints para focar na melhoria contínua do desenvolvimento de um produto ou serviço. Originalmente, foi adotada em empresas de desenvolvimento de software. Hoje, o Agile pode ser observado em projetos de praticamente qualquer segmento econômico.

Como implementar uma metodologia de gestão de projetos?

A implementação de uma metodologia de gestão de projetos não é um esforço único. Depois de escolher qual metodologia será utilizada, será preciso escolher alguns artefatos contribuintes a serem implementados, como ferramentas de gestão de tarefas, que podem auxiliar e fazer toda a diferença para o sucesso da sua estratégia. 

Assim como treinamentos, workshops ou palestras podem ser usados ​​para implantar novos processos e padrões dentro de uma empresa, isso não é diferente quando falamos sobre metodologias de gestão. 

Atualmente também existem coaches ou consultores que podem ser contratados para trabalhar ao lado dos gerentes de projetos e acompanhar as equipes – em ambientes de grupo ou individualmente – para garantir que a metodologia seja devidamente aplicada. 

É possível, até mesmo, conseguir uma fonte de informação e treinamento de processos de gestão dentro da sua própria empresa, compartilhando experiência com outros setores ou equipes que já utilizam algum tipo de metodologia de gestão em seu dia a dia.

Objetivos de um gerente de projetos

Os profissionais de gerenciamento de projetos, em primeiro lugar, devem ajudar a impulsionar, orientar e executar os objetivos de maior valor agregado identificados pela empresa, que devem incluir:

  • Identificar e executar iniciativas de alto impacto e alta visibilidade;
  • Reforçar como o seu papel de gestor de projetos se alinha com os objetivos estratégicos da empresa;
  • Fornecer informações precisas e claras à alta direção;
  • Reportar as questões mais significativas para a organização;
  • Identificar as pessoas, conhecimentos e habilidades necessárias;
  • Destacar as conquistas dos times dos projetos;
  • Desenvolver-se continuamente para oferecer suporte contínuo à organização.

As 7 melhores práticas para a Gestão de Projetos

1. Defina o escopo e objetivos

Em primeiro lugar, entenda os objetivos do projeto. O escopo define os limites do projeto e decidir o que está dentro ou fora dele determinará a quantidade de trabalho que precisa ser executada.

Compreenda quem são as partes interessadas e o que esperam que seja entregue. Depois de definir o escopo e os objetivos, faça com que as partes interessadas os revisem e concordem com eles.

2. Defina as entregas

Deve-se definir o que será entregue pelo projeto. Portanto, decida quais coisas tangíveis serão entregues e documente-as com detalhes suficientes para permitir que outra pessoa as produza de maneira correta e eficaz.

As principais partes interessadas devem revisar a definição das entregas e concordar que elas refletem com precisão o que deve ser entregue.

3. Planejamento do Projeto

O planejamento requer que o gerente de projetos decida quais pessoas, recursos e orçamento são necessários para concluir o projeto.

É preciso também estimar o tempo e esforço necessários para cada atividade, as dependências entre as atividades e decidir um cronograma realista para concluí-las. Além disso, é essencial envolver a equipe do projeto na estimativa de quanto tempo as atividades levarão. 

4. Comunicação

Os planos do projeto serão inúteis se não forem comunicados de forma eficaz à equipe do projeto e às demais partes interessadas. Cada membro da equipe precisa conhecer suas responsabilidades. 

5. Acompanhar e relatar o progresso do projeto

Assim que um projeto estiver em andamento, é preciso monitorar e comparar o progresso real com o progresso planejado. 

Consulte frequentemente relatórios de progresso dos membros da equipe do projeto. 

Também é importante registrar as variações entre o custo real e planejado, o cronograma e o escopo. 

6. Gestão de Mudanças

As partes interessadas frequentemente mudam de ideia sobre o que deve ser entregue. Às vezes, o ambiente de negócios muda após o início do projeto e as suposições feitas no início do projeto podem não ser mais válidas. 

Isso geralmente significa que o escopo ou os resultados do projeto precisam ser alterados e, se um gerente de projeto aceitar todas as mudanças, o projeto provavelmente ultrapasse o orçamento seja entregue com atraso.

Gerenciando as mudanças, o gerente de projeto pode tomar decisões sobre incorporar ou não as mudanças, fazendo-as imediatamente ou no futuro, ou mesmo rejeitá-las. 

Isso aumenta as chances de sucesso do projeto, já que o gestor controla como as mudanças são incorporadas, podendo alocar recursos de acordo e planejando quando e como as mudanças serão feitas. 

Leia também: Como realizar a gestão de mudança nos serviços prestados

7. Gestão de Risco

Riscos são eventos que podem afetar negativamente o resultado de um projeto. Os riscos variam para cada projeto, mas os principais devem ser identificados o mais rápido possível. 

É preciso trabalhar com planos de contingência para evitar possíveis situações ou, se o risco não puder ser evitado, para minimizar seus danos na entrega do projeto.

Como ferramentas digitais podem ajudar na gestão de projetos?

Automatizar processos é essencial para ganhar tempo e melhorar a qualidade do trabalho entregue pelas equipes no gerenciamento de um projeto. 

É preciso ter em mente que usar um monte de planilhas ou mesmo contratar diversas ferramentas diferentes pode não ser a melhor solução, pois muita informação pode se perder no meio do caminho.

Sempre que possível, é melhor que sua equipe mantenha todas as informações centralizadas em uma única ferramenta, que seja de fácil acesso e manuseio a todos. 

Estas ferramentas também permitem acompanhar e entender a performance dos projetos, visualizando de forma rápida e fácil a entrega de resultados. 

Leia também: Como uma ferramenta digital pode transformar a gestão do seu negócio.

5 principais recursos de ferramentas que podem simplificar o gerenciamento de projetos

Ferramentas de gerenciamento de projetos devem contar com alguns recursos essenciais necessários para que um gestor consiga coordenar seu trabalho e de sua equipe.

Aqui estão os 5 principais recursos existentes em ferramentas digitais que podem simplificar o gerenciamento de projetos:

  1. Listas de tarefas;
  2. Atualizações de status;
  3. Armazenamento de arquivos e documentos;
  4. Ambiente colaborativo e 
  5. Relatórios simplificados.
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Agora que você e sua equipe já aprenderam bastante sobre gestão de projetos, que tal começar a gerir seus projetos de forma profissional com a ajuda da Airbox? Entre em contato com a gente. Estamos prontos para te ajudar!

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