Realizar a gestão de atividades e equipes produtivas dentro das empresas é uma tarefa de rotina necessária para melhorar o desempenho dos times e alcançar melhores resultados.
A desorganização de tarefas acaba prejudicando a produtividade e pode levar a má qualidade dos serviços ou produtos oferecidos pela sua empresa, além de diminuir a eficiência operacional dos seus colaboradores.
Deste modo, é importante que os gestores busquem técnicas que ajudem a melhorar o gerenciamento da rotina de trabalho, visando evitar problemas futuros de produtividade com suas equipes.
Que tal, hoje, aprender algumas dicas para tornar sua gestão de atividades e equipes mais eficientes? Vamos começar respondendo uma importante questão:
O que pode afetar a rotina de produtividade de uma empresa?
Dentre os itens mais comuns, relacionados a uma rotina de produtividade comprometida estão:
- Falta de foco;
- Dificuldade em definir prioridades na hora de delegar trabalhos;
- Procrastinação;
- Falta de comunicação interna;
- Falta de organização;
- Falta de engajamento da equipe;
- Atividades repetitivas sem fundamento e
- Sobrecarga de tarefas por profissional.
A boa notícia é que estes diversos tipos de problemas podem ser solucionados de forma fácil, melhorando a produtividade da empresa significativamente.
Para ajudar as empresas a superarem estes desafios, técnicas eficientes devem ser aplicadas no horário de trabalho diário de uma empresa.
O que é a gestão de rotina e para que serve?
A gestão ou gerenciamento de rotina consiste em um conjunto de técnicas e práticas que visam melhorar o desempenho de ações cotidianas das empresas, fazendo assim com que as equipes sejam mais produtivas e os colaboradores possuam mais foco em suas tarefas.
O objetivo deste tipo de procedimento é viabilizar um crescimento mais organizado e satisfatório para as empresas como um todo, sem perder tanto tempo corrigindo possíveis problemas futuros de falta de produtividade ou gerenciamento de tarefas.
Para que se torne realmente eficaz, uma boa gestão de rotina precisa ser uma prática aplicada em todos os setores da empresa, realizando seus objetivos de nicho com cada equipe e unificando a produtividade de rotina como objetivo maior.
O processo de gestão de rotina também precisa estar adequado ao comportamento e conduta de cada profissional envolvido, já que muitos deles possuem dificuldade para lidar com mudanças na rotina de trabalho e sair da zona de conforto. Por isso, a habilidade de comunicação também é muito importante para que um gerenciamento de rotina seja eficaz.
Uma ótima maneira de realizar uma gestão de rotina é fazendo o uso de sistemas como o Kanban. Com ele é possível identificar os gargalos e corrigi-los para que o trabalho possa fluir de maneira econômica a uma velocidade ideal.
7 dicas para uma boa gestão de rotina
- Defina projetos
Definir projetos e suas prioridades é essencial para dar maior direcionamento a qualquer estratégia de gestão, principalmente quando surge a necessidade de um cronograma de trabalho diário.
Ao pensar na gestão de atividades e equipes de uma empresa, deve-se ter em mente quais os tipos de projetos serão entregues e quais os prazos ideias para cada um deles, assim como definir quais serão as equipes responsáveis por cada parte do processo e cada trabalho a ser entregue.
- Padronize processos
A padronização de processos garante que todos os tipos de trabalho sigam as mesmas regras e orientações, apenas ajustando aquilo que é necessário a cada área. Isso garante mais agilidade, coesão e assertividade na entrega de tarefas diárias.
Ela também possibilita que diversos colaboradores consigam executar uma mesma tarefa, evitando a centralização do conhecimento de determinadas atividades em apenas uma pessoa.
Assim, fica muito fácil dar continuidade a projetos em andamento caso ocorra qualquer tipo de eventualidade.
Lembre-se que é importante que a padronização de processos seja bem documentada para que a informação possa ser facilmente encontrada quando necessário.
- Categorize as rotinas operacionais
Esta é uma ótima estratégia para a gestão de atividades, pois permite que os procedimentos coletivos sejam categorizados por semelhanças e afinidades, o que ajuda a aumentar o desempenho na realização de tarefas.
Com a categorização das rotinas operacionais é possível que o gestor estabeleça deadlines para a execução de atividades de uma mesma categoria com mais facilidade e que os colaboradores consigam visualizar quais tarefas vão demandar mais ou menos tempo de trabalho para serem concluídas.
- Crie um cronograma de acordo com as prioridades
Ter um cronograma de tarefas orientado a prioridades é bem importante. Um bom exemplo disso é conseguir separar as atividades críticas ou urgentes das normais e mais rotineiras.
Cada empresa entende seu processo de prioridades de forma diferente. Porém, com um cronograma é possível comunicar de forma horizontal para todos quais projetos precisam ser entregues primeiro, quais devem ser priorizados para ajudar na melhoria da própria empresa ou até mesmo na captação de novos clientes.
- Distribua tarefas corretamente
A distribuição correta das tarefas é uma das principais expertises que um gestor deve dominar para tornar suas equipes mais produtivas.
Em um sistema de gestão de rotina dois pontos devem ser levados em conta na hora da distribuição de tarefas entre os colaboradores: a qualificação profissional e a prioridade dos procedimentos.
Um erro comum que muitos gestores cometem ao delegar atividades é o de escolher um profissional que não possui as qualidades necessárias para executar a tarefa dada.
Este tipo de má escolha pode causar um efeito negativo, pois a ineficiência no cumprimento das rotinas operacionais podem levar, muitas vezes, ao aumento da incerteza dos gestores na descentralização das atividades
- Meça o desempenho
Um bom gestor deve acompanhar de perto a sua equipe, medindo tanto o seu desempenho conjunto, além do desempenho individual dos colaboradores e da empresa em relação aos seus projetos.
É preciso acompanhar de perto o trabalho realizado, contando sempre com ferramentas de verificação, planilhas ou tabelas para registrar a performance observada.
Medir o desempenho também possibilita verificar desorganizações e dificuldades na execução de rotinas diversas, bem como alterá-las, disseminá-las ou dividi-las entre os membros da equipe.
- Tenha uma ferramenta de gestão
É fato que a gestão de atividades e equipes produtivas é uma das responsabilidades de um líder dentro da empresa. Porém, é possível e necessário contar com ferramentas digitais que possam facilitar todo o processo de trabalho e garantir agilidade em uma gestão de rotina.
Com uma ferramenta adequada, é possível padronizar processos, definir tempo de duração de tarefas, deadlines, prioridade dos projetos a serem entregues, delegar funções a cada membro dos times, agendar lembretes de entregas, criar checklists de tarefas, centralizar informações necessárias a todos e acompanhar o desempenho do trabalho final.
Uma ferramenta de gestão possibilita que os líderes passem menos tempo organizando pequenos processos idênticos e possam passar mais tempo com suas equipes, auxiliando-as em seu trabalho.
A gestão de rotina traz benefícios com simplicidade e organização, contribuindo para que toda empresa tenha melhor desempenho na entrega de projetos e consiga crescer, explorando ao máximo sua produtividade.
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Até a próxima!
