Imagino que você já saiba a importância da organização de reuniões produtivas para projetos de engenharia e como isso pode facilitar a vida da sua equipe na hora de ajudá-la a ser mais produtiva.
Mas ter um guia de tarefas ou apenas utilizar um bom software de gestão pode não ser o suficiente para uma empresa de nicho segmentado. É preciso que os times estejam comprometidos em encontrar – e seguir – boas práticas que acompanhem um “pacote de soluções inteligentes”.
Isso nos mostra que, além de desenvolver estratégias de organização fora do papel, também é preciso de um bom lugar para centralizá-las.
É por isso que, neste texto, gostaríamos de propor um dicas de organização para reuniões mais produtivas para equipes de engenharia.
Caso você já utilize a nossa ferramenta de gestão – a Airbox –, pode aplicar estas dicas e processos no seu modelo de checklist. Mas se você possui outra ferramenta de gestão, tudo bem! Fique conosco, pois estas dicas podem ser aplicadas em diversas ferramentas de trabalho.
Estruturando a organização de reuniões produtivas para projetos de engenharia
Podemos seguir um bom passo a passo de organização de reuniões produtivas para projetos de engenharia tendo em mente três momentos essenciais para o que todo o processo funcione bem: o planejamento, a execução e a documentação.
Vamos falar a seguir sobre cada um deles.
O planejamento
Para que uma reunião seja produtiva, é importante ter em mente alguns processos que podem facilitar seu desenvolvimento. Por partes, devemos pensar nos itens abaixo:
- Determine o objetivo da reunião
Deixe claro para o grupo de participantes qual a tema a ser abordado e realize a comunicação via e-mail, chats ou boca a boca de forma unificada. Por exemplo: reunião para definir os prestadores de serviço da obra.
- Especifique os horários de início e fim
Engenheiros estão sempre muito ocupados e precisam administrar seu tempo muitas vezes dentro e fora da empresa. Por isso, tenha definido um horário de começo e término da reunião e garanta que seja possível abordar todos os temas necessários durante o tempo reservado para que encontros complementares não sejam necessários. Lembre-se que reuniões muito longas se tornam exaustivas e a produtividade costuma despencar, pois os participantes podem perder o foco depois de certo tempo.
- Prepare os participantes e certifique-se do conhecimento deles sobre a pauta
Se o assunto abordado for um novo tema que precisa ser discutido entre a equipe em uma reunião, garanta que todos tenham os insumos necessários para estudar sobre o assunto previamente. Se os participantes já tiverem o conhecimento necessário ou forem realizar tarefas como a apresentação de um novo projeto de engenharia, peça para que o material seja compartilhado antes com os demais participantes.
- Não exagere na quantidade de participantes
Reuniões com muitas pessoas tendem a ser mais improdutivas, pois nem todos conseguem se manifestar e fica mais fácil dispersarem. Como projetos de engenharia costumam apresentar muitos detalhes, é preciso garantir que todas as pessoas presentes consigam ter acesso aos materiais e sejam ouvidas. Por isso, convide apenas os integrantes realmente necessários.
A Execução
Nesta fase, pensamos em alguns processos que possam tornar execução da organização de reuniões para projetos de engenharia mais produtivas. São eles:
- Nomeie um líder
Reuniões sem um líder podem acabar se tornando improdutivas pelo simples fato de que todos precisam ser ouvidos. Por isso, é importante que uma pessoa lidere a reunião, garantindo que a pauta seja mantida e que o horário seja cumprido.
- Elabore – e siga – um checklist ou cronograma
Será muito mais fácil que sua equipe de engenheiros realize uma reunião produtiva quando os pontos a serem abordados possam ser listados e cumpridos no decorrer da conversa. É importante pontuar ações, definir prazos e nomear os responsáveis por cada tarefa.
- Nomeie um assistente
Deixe sempre uma pessoa responsável por registrar os principais pontos discutidos, em especial as decisões tomadas, bem como juntar informações para que possam ser enviadas aos participantes posteriormente.
- Deixe a internet e os celulares de lado
Se possível, oriente os participantes a estarem totalmente focados na reunião, evitando que atendam seus celulares ou fiquem navegando nas redes sociais. Isto faz com que muitas pessoas percam a atenção e, mais adiante, será preciso retomar algo que já foi abordado.
- Evite prolongar o tempo da reunião
Não crie o hábito de prolongar as reuniões além do tempo previamente determinado. Muitos dos engenheiros já estarão preocupados com suas próximas tarefas e, certamente, não darão a devida importância à reunião como anteriormente.
- Defina um plano de ação
Se a reunião não tiver apenas um caráter informativo, provavelmente ela está acontecendo para realizar uma tomada de decisão ou resolução de algum problema em questão. Por isso, ao final de toda reunião é preciso estabelecer um plano de ação, contendo os próximos passos a serem seguidos para a execução da atividade ou projeto.
A documentação
Documentar o que foi dito e definido em uma reunião é um dos pontos-chave para seu encerramento. Como dissemos, é essencial que uma pessoa esteja responsável esta atividade. Assim, para que sua equipe organize reuniões produtivas para projetos de engenharia, garanta que todo o processo discutido seja documentado.
- Crie uma ata da reunião e a compartilhe com os demais
O responsável por fazer as anotações da reunião deve também realizar o trabalho de documentação das informações. Uma boa prática é criar a ata em formato de documento de ambientes colaborativos (onde todos os envolvidos tenham fácil acesso) ou utilizar sua ferramenta de gestão de tarefas para compartilhar o que foi discutido.
- Notifique os responsáveis pelas tarefas
Utilizando sua ferramenta digital de gestão de tarefas, denomine as funções estabelecidas em reunião para cada participante, determinando os prazos previamente combinados e reescrevendo as anotações importantes para cada um. Isso irá facilitar o trabalho de todos e distribuir as informações necessárias para que as tarefas sejam realizadas com organização.
Todos os pontos abordados neste texto podem ser facilmente adaptados para tarefas em uma ferramenta de gestão. É possível criar um checklist para garantir que todos os itens citados sejam realmente executados nos processos pré, meio e pós-reunião.
Uma vantagem desta prática é que, depois que esses processos sejam realizados algumas vezes, é natural que as reuniões produtivas para os seus projetos de engenharia se tornem cada vez mais rotineiras.
Se a sua equipe de engenharia ainda não possui uma ferramenta de gestão eficaz, ficaremos felizes em atendê-los. É só preencher este formulário e entraremos em contato.
Até a próxima!
