Se você está iniciando um novo negócio já deve ter se perguntado como montar uma proposta de prestação de serviços eficiente, não é mesmo?
Uma proposta bem escrita geralmente pode significar a diferença entre ganhar ou perder um cliente. E nos tempos difíceis de hoje, com contratos cada vez menores, é extremamente importante contar com este documento para garantir legitimidade aos seus processos.
Este é o tipo de documento usado para oferecer bens ou serviços específicos a um custo definido. A partir disso, será possível descrever seus objetivos como empresa e definir uma proposta de valor do que será ofertado ao cliente em potencial.
Uma excelente proposta de negócios inclui vários elementos-chave, como um resumo executivo, detalhes do projeto, cronograma, termos e custos, bem como um campo de conclusão e assinatura para o cliente potencial firmar o acordo.
Elas garantem que nenhum desses componentes sejam esquecidos, tornando-se uma ferramenta valiosa para qualquer pequena empresa.
Mas como são as propostas de negócios? Como redigir uma boa proposta? O que você deve colocar em uma proposta de negócios? Qual deve ser o seu tamanho?
É totalmente normal se sentir ansioso ao escrever uma proposta de prestação de serviços. Os responsáveis desejam que o processo seja feito o mais rápido possível, mas muitas vezes, não fazem ideia de por onde começar.
Se você precisa saber fazer isso, parabéns! Você acabou de encontrar este texto repleto de informações que poderão ajudá-lo a começar. Vamos la?
Tipos de propostas de prestação de serviços
Existem 3 tipos diferentes de propostas de negócios:
- Não solicitada
As propostas de prestação de serviços não solicitadas geralmente são genéricas, e não contém uma abordagem voltada para um potencial cliente específico. Elas podem estar presentes em sites, e-mails ou até mesmo em outras estratégias de marketing e vendas, onde a compreensão do de seus requisitos está diretamente ligada ao interesse do possível comprador, que não necessariamente sabe que está interessado em determinado produto ou serviço.
- Solicitada informalmente
Uma proposta solicitada informalmente requer muito mais pesquisa da parte do consultor que irá ofertá-la, pois geralmente são criadas a partir de conversas informais e não com base em solicitações oficiais, que geralmente contêm mais informações.
Estas propostas não possuem uma solicitação oficial. Mas mesmo assim, é possível que um comprador em potencial esteja interessado nos serviços da sua empresa e peça uma proposta para ser avaliada.
- Solicitada formalmente
Uma proposta comercial solicitada formalmente é feita quando é necessário responder a uma solicitação oficial de proposta. Nesse cenário, a empresa conhece todos os requisitos e tem mais (se não todas) informações sobre o comprador em potencial. Dessa forma, basta simplesmente escrever uma proposta para que ele a avalie.
O que deve conter uma boa proposta de prestação de serviços?
Uma boa proposta de prestação de serviços visa responder às seguintes questões:
- Quem é você e o que sua empresa faz;
- O problema que seu comprador enfrenta;
- A solução que sua empresa oferece para amenizar o problema;
- Como sua empresa irá implementar a solução de forma eficaz e
- Uma estimativa de recursos (tempo, dinheiro, etc) necessários para implementar a determinada solução.
Como redigir uma proposta de serviços de consultoria
As propostas de serviço eficientes devem seguir as seguintes informações, sejam elas solicitadas ou não pelos possíveis clientes:
- Título ou capa
- Índice
- Sumário executivo
- Reconhecimento do problema
- Solução proposta/esboço de abordagem
- Entregas
- Linha do tempo do projeto
- Preços
- Informações sobre a empresa
- Estudos de caso ou depoimentos (opcional)
- Termos e condições contratuais
- Espaço para assinaturas para documentar o acordo.
Abaixo, entenda melhor o detalhamento de cada um destes itens:
- Título ou capa
Use uma capa para apresentar sua empresa. Certifique-se de incluir o nome do negociante, da empresa prestadora de serviço, a data em que a proposta está sendo enviada e o nome do cliente ou indivíduo a quem será encaminhada.
- Índice
Um índice permitirá que o potencial cliente saiba exatamente o que será abordado na proposta de negócios.
Se o caso for o envio de uma proposta online, torne-a mais fácil de navegar, adicionando hiperlinks em seu documento. Você também poderá enviar uma proposta em formato de PDF interativo, adicionando um índice clicável.
Dessa forma, seus clientes podem encontrar seções específicas mais facilmente e quando necessário, sem ter que rolar por todo o documento em busca de informações.
- Sumário executivo
O sumário é uma das seções mais importantes de uma proposta. Esta é a principal hora para transmitir ao leitor a mensagem principal e mostrar como sua empresa pode ser a certa para executar o trabalho.
Não é preciso resumir todos os aspectos a serem desenvolvidos pela empresa nesse item, mas sim concentrar-se em transmitir as conclusões que o cliente precisa compreender ao ler a proposta.
Use uma linguagem direta, que seja objetiva e persuasiva. Lembrando de manter toda a informação necessária em apenas uma página.
- Reconhecimento do problema
Nessa etapa será preciso fornecer um resumo do problema que está afetando o potencial cliente, quer ele o conheça exatamente ou não.
A meta é redigir de maneira clara a definição do problema, mostrando compreensão situacional sobre as necessidades demandadas pelo cliente e mostrando que sua empresa oferece soluções que podem resolvê-lo.
Uma declaração de reconhecimento do problema bem definida tem como objetivos:
- Mostrar ao cliente em potencial que sua equipe fez a lição de casa, em vez de enviar um argumento de vendas genérico;
- Criar uma oportunidade para que sua empresa aponte um problema que o potencial cliente pode não estar ciente que tem.
- Solução proposta/esboço de abordagem
Qual estratégia sua empresa irá oferecer para resolver o problema? Aqui, é preciso certificar-se de que a solução oferecida seja personalizada de acordo com as necessidades do cliente, para que ele saiba que esta proposta foi redigida especificamente para ele.
Informe quais produtos sua empresa fornecerá, os métodos que usará e um prazo para quando eles devem ser entregues.
- Entregas
- Sempre deve-se pontuar, nas propostas de prestação de serviços, a especificação detalhada de todos os itens e etapas do projeto.
Com os produtos ou serviços que precisarão serem entregues, não é diferente. Nesta fase, torna-se essencial que sua empresa cite tudo aquilo que está contemplado no projeto. Sejam itens tangíveis ou intangíveis.
Caso sua empresa possa oferecer itens ou serviços adicionais, também é possível colocá-los nesta etapa.
Se sua empresa combinou entregar mais de uma proposta para a avaliação de “custo x benefício” ao possível cliente, este é o momento de criar tabelas comparativas de produtos, serviços ou etapas que estão ou não disponíveis para cada tipo de entrega.
- Linha do tempo do projeto
Descreva todas as próximas etapas do projeto a serem realizadas caso o comprador decida trabalhar com sua empresa.
É importante fornecer ao seu cliente um cronograma de como e quando serão realizados todos os passos necessários para a atuação do produto ou serviço a ser contratado.
Fluxogramas ou roteiros descritivos são uma boa maneira de fazer isso. Uma ótima dica, caso sua empresa esteja contando com um projeto de longo prazo é criar um infográfico de linha do tempo, facilitando a visualização de todo o trabalho de forma intuitiva.
- Preços
Nessa etapa é preciso descrever todas as informações de valores necessárias para uma proposta de prestação de serviços, desde preços, cronograma de pagamento, termos de pagamento, assim como aspectos legais condizentes ao negócio.
Aqui é onde muitos profissionais acreditam que as coisas podem ficar um pouco complicadas, já que não querem subestimar ou superestimar o que está sendo oferecido ao potencial cliente.
Uma boa maneira de expor o preço em uma proposta é fornecer opções de orçamentos diferentes ao comprador. Criando uma tabela de comparação de valores de cada tipo de projeto e seu orçamento, dará ao decisor algum espaço para avaliar as opções e sentir mais flexibilidade para negociar.
Também é possível oferecer uma tabela de preços para produtos ou serviços adicionais, que podem ser agregados ao valor final da proposta, conforme necessidade do potencial cliente.
Outra dica é dividir os valores em etapas de projeto, o que é uma ótima maneira de garantir que o cliente saiba pelo que está pagando.
Certifique-se sempre de não assustar os cliente com um preço excessivamente alto, mas também não se desvalorizar no processo.
- Informações sobre a empresa
Sua empresa está qualificada para resolver o problema do cliente em potencial? Se sim, por que ele deveria confiar nela? É fácil entender que os possíveis clientes, muitas vezes, não conhecem o trabalho realizado pela sua equipe, mesmo já tendo ouvido falar o nome da sua empresa.
É preciso convencê-lo a confiar na qualidade do trabalho oferecido e no potencial de resolução dos problemas analisados.
Explique o porquê sua empresa e sua equipe são os melhores para o trabalho. O que ela tem de diferente das demais que poderia agregar valor.
Se achar necessário, fique a vontade para incluir registros sobre a história da empresa e suas conquistas, assim como seus fundadores e tempo de atuação no mercado.
- Estudos de caso ou depoimentos (opcional)
Para dar mais credibilidade a sua proposta de prestação de serviços e garantir que os possíveis clientes saibam que sua empresa já esteve envolvida em casos de sucesso, através da utilização de seus produtos ou serviços, fica como opção bem vista adicionar algum estudo de caso positivo ou depoimento de clientes satisfeitos.
Um consultor pode ter citado ou até mesmo mostrado a participação da empresa com clientes relevantes. Porém, aqui está uma oportunidade para lembrar o seu possível cliente disso mais uma vez.
- Termos e condições contratuais
Esta etapa é muito importante, pois descreve todos os aspectos legais do negócio. Por isso é essencial que os termos e condições contratuais sejam o mais claros possíveis.
Tudo o que foi prometido até agora pela empresa e o que o comprador em potencial oferecerá em troca, deve constar nesta parte da proposta de prestação de serviços. Isso inclui coisas como o cronograma geral do projeto do início ao fim, assim como métodos e cronograma de pagamento.
Os detalhes sobre o cronograma do projeto, preços e agenda de pagamento devem estar muito bem especificados nesta parte do documento. É essencialmente um resumo do que sua empresa e o cliente estão acordando (se aceitarem a proposta).
Também é bem importante consultar um advogado. Certifique-se de esclarecer os termos e condições com a equipe jurídica de sua empresa antes de enviar a proposta ao cliente.
Se você é um veterano e entende as legalidades de seu negócio, os mesmos termos e condições podem permanecer parcialmente iguais em todas as suas propostas.
- Espaço para assinaturas para documentar o acordo
Chegamos finalmente a etapa final. O cliente leu a proposta e está convencido de que precisa obter os serviços ofertados.
Se a sua proposta for apresentada em papel, inclua uma caixa de assinatura para que o cliente possa assinar, oficializando o negócio.
Porém, hoje, são mais utilizados os documentos digitais e as assinaturas eletrônicas ganharam a vez, pois já possuem validade jurídica. Para fazer isso, você poderá utilizar ferramentas como Clicksign ou Autentique.
Também é útil certificar-se de incluir informações de contato para que ele possa contatá-lo caso tenha alguma dúvida.
Conclusão
No final, escrever uma proposta de prestação de serviços eficiente é uma maneira de mostrar todos os pontos fortes da sua empresa e se posicionar como uma solução eficaz, que possa aliviar as dores dos clientes.
Ser profissional, sempre que preciso, e cumprir com as responsabilidade de um documento previamente preparado para um potencial cliente, dará muita credibilidade à sua empresa e isso pode garantir ainda mais oportunidades de negócios.
Agora que você já sabe o passo a passo para redigir uma ótima proposta de prestação de serviços, o que está esperando?
É hora de começar a criar os seus próprios modelos de propostas, com aquele toque diferencial que só a sua empresa deve ter!
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Até a próxima!
