O que é o PMO e como ele funciona?
O Project Management Office (PMO) ou Escritório de Projetos, em tradução livre, tem por objetivo padronizar a gestão de projetos, criando métodos que serão utilizados para gerenciar os projetos, identificando e implementando as ferramentas adequadas.
Funciona para que escopo, custos e prazos definidos para os projetos possam ser cumpridos, trazendo praticidade na organização. Além disso, o PMO armazena todos os projetos já realizados e, a partir deles, extrai lições aprendidas para as melhores práticas possam ser repetidas e os principais pontos de atenção sejam sempre observados.
Conforme as boas ações forem destacadas, elas serão “guardadas” e reutilizadas em momentos e projetos futuros, isso acontece justamente devido à organização e praticidade que o PMO oferece. Dessa forma, podem ser elaborados portfólios de projetos e, com isso, se faz necessário um acompanhamento maior.
Com a realização de um portfólio de projetos, é necessário que hajam reuniões com os gerentes de projetos para acompanhar todo o desenvolvimento, torna-se também indispensável a elaboração de relatórios, detalhando os projetos da empresa, de modo que as comunicações possam ser alinhadas. Com isso, a organização mais uma vez entra em cena, pois dessa forma, fica mais fácil acessar o desenvolvimento dos projetos.
O PMO pode ser dividido dos seguintes modos, dentro de uma organização:
• Corporativo: geralmente é relacionado as estratégias da empresa e tudo o que diz respeito a organização;
• Departamental: dentre todos, esse é o mais comum, pois é o que ajuda na entrega de resultados, é também através dele que são feitos os portfólios.
• Operacional: esse é o que comanda um projeto, é o escritório de projetos.
Uma mesma empresa pode adotar mais de um tipo de PMO. Sua funcionalidade também está relacionada a revisão e definição dos processos que gerenciam os projetos.
A definição dos projetos é o que trará a padronização e a repetição das boas ações que foram exercidas, mas até chegar nesse ponto é necessário que ela seja revisada e muito bem elaborada. São necessários os conjuntos de ações sequenciadas que levem a um resultado desejado.
PMO também pode ser diferenciado entre estratégico e tático. Afinal, qual deles se adequa mais ao meu negócio?
PMO Estratégico
Esse tipo de PMO tem a função de fazer com que os executivos encontrem resultados melhores para os seus negócios, agindo de forma mais rápida e eficaz.
O PMO estratégico não se prende apenas as ações do dia a dia, mas está sempre em busca de melhores soluções para a realização de novos projetos, de modo que esteja sempre em constante evolução, trazendo novas técnicas que sejam mais eficazes para a organização do projeto.
Esse tipo de PMO trabalha totalmente com a criação de portfólios, pois é através da organização dos mesmos que os resultados se tornam mais fáceis de ser encontrados, ajudando os donos de empresas a avaliar suas ideias.
No entanto, algumas empresas acreditam que nem todos os projetos precisam de alguém especializado ou qualificado, isso porque a contratação de uma pessoa treinada pode ser vista como uma despesa a mais para a empresa. Essa ignorância pode acabar sendo prejudicial, pois o resultado pode tornar-se algo inconsistente.
Com isso, vem à tona alguns desafios: desconexão entre executivos, otimização do uso de recursos, foco organizacional na gestão de projetos e portfólios, levantamento de questões estratégicas.
Por fazer uso da produção de portfólios, o PMO estratégico acaba obtendo uma transparência relevante para a empresa, pois desse modo, fica fácil e prático saber como vai o andamento do projeto, além disso, também facilita na criação de estratégias que podem ser exercidas, aumentando ainda mais o desempenho da empresa.
Desse modo, o PMO estratégico atende primeiramente as principais necessidades de um projeto ou de uma empresa, pois além apontar as maiores dificuldades do projeto, ele oferece espaço e soluções para que essas dificuldades sejam resolvidas.
Por fim, o PMO estratégico não é feito somente por uma única pessoa, mas por um conjunto de ferramentas, orientações e processos que são conduzidos por pessoas diferentes.
PMO Tático
O PMO tático é mais voltado para a parte individual que cada pessoa conseguirá, com êxito. Ou seja, diferente do PMO estratégico, o tático tem o foco direcionado mais para um indivíduo que possui suas responsabilidades.
Este, no entanto, é mais usado em empresas de menores ou que ainda não chegaram a um nível de maturidade mais elevada, com isso, as empresas de grande porte nem sempre escolherão os PMOs táticos, pois para eles, o estratégico acabando trazendo mais eficácia e relevância.
O PMO tático fornece materiais na gestão de projetos, apontando recursos e/ou metodologias que possam ser usados para a execução do mesmo.
Se o PMO tem o poder de exercer perfeitamente o projeto e executá-lo de forma triunfal, ele não pode ser tático. Tendo em vista que, uma das características do PMO tático é não executar o projeto diretamente, mas desenhar possíveis soluções para resolver o projeto.
Enquanto o PMO estratégico, tem por função não de desenhar, mas fornecer as soluções necessárias e tomar decisões autorizadas por toda a gestão de projeto.
Para saber qual tipo de PMO usar em sua empresa ou negócio, primeiro é necessário que você pense e avalie como deseja que o PMO funcione. Se sua empresa já tem maturidade para a execução imediata de projetos, o mais adequado é o PMO estratégico, isto porque ele pode tomar decisões, pois as soluções já estão prontas.
Por fazer uso de portfólios, fica mais fácil encontrar quais as dificuldades existentes e através delas, trazer as soluções. A transparência e eficácia fornecida por esse tipo de PMO é sobretudo, para as empresas e/ou negócios que precisam, de forma mais imediata, realizar o projeto.
Enquanto o PMO tático desenha as possíveis soluções para uma execução ainda futura do projeto. A transparência não é tão levada em consideração aqui como no PMO estratégico, isso porque a não elaboração de portfólios pode atrasar um pouco no sentido de encontrar as dificuldades para depois trazer as soluções.
No PMO tático, a empresa pode adotá-lo para um projeto que não precise de tanta urgência para entrar em execução e não tem autorizações para tomar decisões.
Vale ressaltar que nenhum PMO é menos eficaz que o outro, eles apenas possuem funções, características e dificuldades diferentes. Cada empresa vai se adequar a um PMO diferente, mas não se trata de eficácia, mas sim da necessidade momentânea daquela empresa.
Pode-se dizer que o PMO tático antecede o PMO estratégico, pois, a partir do momento em que um PMO tem autorização para tomar decisões e já encontrou suas soluções, ele torna-se estratégico.
O PMO tático, de certo modo, acaba trazendo uma preparação para a realização de um PMO estratégico.
Agora que já sabe do que se trata cada PMO, veja o que mais se adequa as necessidades de sua empresa e coloque-o em prática.
